Значительный сегмент современного рынка полиграфических услуг занимает дизайн полиграфической продукции, включающий широкий спектр работ - от изготовления POS-материалов до разработки фирменного стиля и представительской документации.
В большинстве типографий есть дизайнер, а крупные типографии имеют дизайнерский отдел в составе допечатного цеха.
Независимо от типографий существуют дизайн-студии и рекламные агентства, которые взаимодействуют с ними по мере необходимости.

В типографиях взаимодействие с клиентом организовано с помощью, например, технической карты заказа, где указаны тираж, формат, красочность, вид скрепления и другие характеристики полиграфического изделия. Заказчик предоставляет оригинал-макет, и работа идет по известной схеме: проверка в отделе препресса, вывод форм или пленок (если это необходимо), печать, послепечатная обработка и отгрузка заказа.

В дизайн-студиях процесс общения с клиентом налажен не так хорошо. Это связано со спецификой работы, потому что дизайн - во многом творческий процесс, который сложно документировать, привести к единым требованиям. Из этого следует, что часто возникают неточности в организации работы, неясности в оригинал-макете и, самое прискорбное - грубые ошибки со стороны как дизайнера, так и клиента. Этому есть несколько причин, но самая весомая из них - недопонимание между клиентом и дизайнером. В свою очередь, оно вызвано недостатком информации о проекте, искаженной ее подачей и т.д.

Существует множество программных продуктов для автоматизации управления на допечатной стадии полиграфического производства, но на современном российском рынке нет ни одной системы управления, которая учитывала бы технологические и информационные процессы, происходящие на стадии дизайна полиграфической продукции, хотя при современном развитии технологий печатания процесс создания концепции и оригинал-макета зачастую занимает больше времени, чем процесс изготовления самой печатной продукции. Это происходит по следующим причинам:

• дизайнеру требуется обработать и структурировать большое количество разнородной информации, которая нужна для изготовления оригинал-макета; в зависимости от объема и сложности заказа количество этой информации изменяется;
• дополнительное время тратится на исправление ошибок и утверждение оригинал-макета;
• требуется определенное время на создание, заполнение и подписание юридических документов.

Таким образом, необходимо найти решение, которое могло бы сократить время работы и минимизировать ошибки на стадии создания оригинал-макета. Все эти проблемы отчасти решаются с помощью технического задания для дизайнера, применение которого обеспечивает следующие дополнительные достоинства:

• структурированная информация удобна для восприятия;
• стоимость вызвавших переверстку ошибок по вине заказчика легче оценить;
• прописывать пункты юридических документов на основе технического задания можно автоматически.

В дизайн-студиях, которые не первый год существуют на рынке и сталкиваются с подобной проблемой, есть подобие технического задания. Но оно возникло стихийно, как обобщение субъективного опыта работы с клиентами в данной фирме. Нас же интересует обобщенный процесс разработки и внедрения технического задания.

Техническое задание (далее - ТЗ) существует фактически для любого рода профессиональной деятельности, будь то строительство, разработка программного обеспечения или системы управления. В нашем случае ТЗ - документ, предназначенный для дизайнера, в котором описываются требования, предъявляемые к проекту, а также сведения, относящиеся к деятельности заказчика, или свойства продукта, являющегося центральным объектом проекта.

Рассмотрим функции технического задания .

Организационная функция. С помощью ТЗ можно упорядочить работу дизайнера и превратить ее из творческого хаоса в последовательное созидание.

При введении ТЗ необходимость держать в голове всю информацию отпадает. Из жизненного пространства дизайнера тут же исчезнет ворох разнородных бумажек, а из компьютерного - десятки мегабайт электронного мусора. Работа превратится в простую очередь заданий. Имея такую схему работы, дизайнеру больше не потребуется тратить усилия на вторичные для него вещи, и все свое время он сможете посвятить тому, что не требует упорядочения, - творчеству.

Информационная функция. Основное преимущество ТЗ перед другими формами предоставления информации по проекту - его структурированность. ТЗ должно быть составлено так, чтобы из него дизайнер мог почерпнуть именно ту информацию, которая его интересует, именно в той форме, в какой дизайнеру легче всего ее воспринимать, и именно в том количестве, в котором она будет необходима для выполнения заказа.

Грамотно составленное ТЗ может стать единственным источником информации, необходимым для выполнения проекта. Работа дизайнера поделена на несколько типовых последовательностей действий, которые требуют типовых входных данных. А если входные данные типовые, значит, их можно предоставлять дизайнеру в типовом виде. Следовательно, вместо одной формы ТЗ можно сделать несколько - по одной на каждый вид дизайн-работ.

Коммуникационная функция. ТЗ может задать нужное направление в работе дизайнера и, как следствие, способствовать скорейшему принятию макета. Подробно составленное ТЗ помогает дизайнеру почувствовать клиента и выполнить работу, отвечающую вкусам клиента и его представлениям о конечном результате.

Юридическая функция. Иногда клиенты просто «забывают» о своих первоначальных требованиях к макету и в процессе работы или, что еще хуже, утверждения выставляют новые требования. ТЗ, а также отработанная схема работы с клиентом (количество вариантов, количество доработок и т.д.) оставляет дизайнеру возможность переложить расходы по переделке макета на клиента.

Следующий момент - всевозможные ошибки на стадии оформления заказа. Ошибки бывают разными, но причина, как правило, одна - неаккуратное оформление заказа. При этом отсутствие ТЗ довольно часто является поводом свалить всю вину на дизайнера.

Таким образом, внедрение практики технического задания в дизайн-студии может значительно облегчить работу дизайнера. Остановимся подробнее на этапах работы над проектом и рассмотрим их в ключе применения технического задания.

Получение исходной информации по проекту

Цель клиента - как можно точнее объяснить, что требуется получить на завершающем этапе проекта, а задача дизайнера - понять, на основе каких исходных материалов будет проходить работа.

В таблице описаны способы коммуникации с клиентом.

На практике же применяют комбинацию этих способов коммуникации. В общих чертах проект, его стоимость и сроки исполнения оговариваются по телефону (в случае крупного и сложного проекта - лично при встрече с клиентом); входящие файлы можно получить с помощью электронной почты или FTP, мелкие детали опять же можно обговорить в ISQ.

При отсутствии технического задания детали общения с клиентом передаются дизайнеру в произвольной форме. Пересланное по электронной почте письмо - это в лучшем случае, хуже - если на словах (тогда менеджер может сыграть роль «испорченного телефона»). При личном общении с клиентом в процессе работы над заказом дизайнер теряет массу времени и сил (хотя не исключены случаи, когда это общение необходимо); опять же информация о проекте передается в неструктурированной форме. Грамотно составленное, проверенное менеджером, клиентом и дизайнером ТЗ может избавить всех от лишней головной боли.

К тому же необходимо учесть момент взаимодействия с типографией. Если клиент заранее знает, где будет печататься заказ, необходимо получить технические требования типографии к входящим файлам, в лучшем случае - цветовые профили. Обычно для этого достаточно узнать название типографии (в большинстве случаев технические требования размещены на сайте). Если преимущество выбора типографии остается за дизайн-студией, необходимость узнавать технические требования отпадает - работа происходит с одной или несколькими типографиями, уже известными по предыдущим заказам. Ситуация еще больше упрощается для дизайнера в составе допечатного отдела типографии - в этом случае технические требования известны ему «по умолчанию».

Кроме вышеперечисленного, задачей дизайнера является оценка предложенных исходных материалов на предмет достаточности - указаны ли все элементы, необходимые для работы над заказом. В этом случае при грамотно составленном техническом задании оценить довольно просто - по заполненным графам ТЗ.

При размещении технического задания на сайте дизайн-студии можно свести коммуникацию с заказчиком к минимуму и значительно автоматизировать сам процесс:

• возможно выложить входящие файлы (допустим, до 30 Мбайт);
• всё то, что воспринималось на слух, теперь может быть задокументировано;
• по завершении заполнения ТЗ заказчиком возможна его проверка дизайнером, проверка достаточности входящих файлов, их качества, уточнение неточностей, наконец, утверждение ТЗ заказчиком (как выход - электронная подпись, предусмотренная форматом PDF);
• в техническое задание можно включить активные ссылки, разъясняющие клиенту технические моменты (что такое Pantone, CMYK или КБС).

Такой насущный вопрос, как стоимость работ, тоже решается с помощью ТЗ, которое наглядно показывает и дизайн-студии, и клиенту, какие работы и в каком объеме будут проводиться.

В случае применения ТЗ имеет место важный психологический момент: для клиента гораздо проще отделаться общими фразами по телефону, чем вдумчиво заполнять ТЗ. Как показывает практика, результат во многом зависит от грамотной подготовки материалов заказчиком (нельзя не согласиться, что даже при самом исключительном дизайне и хорошей печати впечатление от продукта может испортить всего одна грамматическая ошибка). Поэтому процесс заполнения ТЗ надо сделать как можно более понятным и легким - требовать от клиента необходимый минимум информации. К тому же нужно донести до заказчика простое правило: верно заполненное ТЗ - гарантия того, что работа будет выполнена в срок и в точности так, как требуется.

Подводя итоги этого этапа, приведем алгоритм принятия заказа в работу, основанный на применении технического задания:

1. Поступление заявки от клиента в менеджерский отдел. Клиент предоставляет первоначальную информацию (тип изделия, формат, общие требования, приемлемые сроки и т.д.). Менеджер примерно называет цену и сроки, исходя из ситуации на предприятии. Если менеджер и заказчик приходят к соглашению, заполняется техническое задание.

2. Составление технического задания. При крупном заказе техническое задание заполняется лично заказчиком в присутствии арт-директора - это исключает неточности и недопонимание между ними. Для мелких же заказов (или заказов от клиента, который уже работал с предприятием) достаточно менеджера. Заполнение ТЗ происходит по телефону, лично или на сайте компании. Например, менеджер при телефонном разговоре с заказчиком заполняет определенную форму ТЗ.

3. Утверждение технического задания. Составленное техническое задание подписывается обеими сторонами и является приложением к юридическому договору.

Реализация проекта

На данном этапе целью дизайнера является реализация проекта в соответствии с желаниями клиента и в срок, а в процессе работы - учет всех необходимых деталей как художественного, так и технического характера.

Во-первых, ТЗ помогает адекватно и быстро оценить сложность и соответственно время, затрачиваемое на выполнение заказа, а следовательно, более точно планировать рабочий график. Во-вторых, упрощается процесс работы - когда перед глазами у дизайнера есть список необходимых элементов, гораздо проще составить общую картину проекта. В-третьих, гораздо легче оценить работу дизайнера на предмет ошибок.

Наряду со всеми плюсами, необходимо отметить один существенный минус технического задания - это достаточно жесткие рамки, ограничивающие творческую составляющую работы дизайнера. Часто возникают ситуации, когда решения, предлагаемые заказчиком, не соответствуют представлениям дизайнера. Чтобы исключить такие спорные моменты, необходимо провести четкую границу - где заканчиваются полномочия клиента и начинается зона ответственности дизайнера. Другой выход - принцип «клиент всегда прав». Какой путь выбрать - личное дело каждого дизайнера.

В советское время дизайнеров называли художниками-оформителями. Название сменилось, а суть осталась. Дизайнер - тот человек, который просто оформляет конкретную бизнес-идею, слова и цифры в приемлемую визуальную форму. И все. Кто-то делает это лучше, кто-то - хуже. Но конечный результат всегда зависит от чёткости постановки задач. Не зря ведь говорят «Без внятного ТЗ - результат ХЗ». Дизайнер Ника Александрова даёт советы о том, как составить понятное техническое задание для дизайнера.

1. Опишите свой бизнес в деталях

Только сам клиент знает свой собственный бизнес-проект лучше всех. Только у него есть доступ ко всей информации о ценах, сроках, условиях. Очень обидно «придумывать бизнес» вместо клиента. Дизайнер может посоветовать, но не более - это просто не его задача. Соберите максимум информации, чтобы дизайнеру было из чего рисовать красивую инфографику или дополнительные интересные штуки.

2. Аргументируйте

Когда я вижу странное цветовое сочетание или нагромождение информации в ТЗ, то каждый раз спрашиваю: «Зачем?». Ответ часто такой: «Ну вот хочется. Сделай просто и все».

Мне не жалко, но лучше объяснять почему вы хотите именно это и именно так. Может просто клиент боится, что его вывеску не будет видно на фоне здания? Я сделаю вывеску красной, а она сольется с соседней. А если бы нарисовали белую, то всё выглядело бы лучше. Если дизайнер знает, в чем истинная проблема, ему будет проще её решить.

3. Набросайте примеров

Сделать высококлассный проект можно в рамках любого бюджета. Это реально. Надо просто чётко задать дизайнеру вектор проекта.

Соберите несколько картинок по теме проекта, чтобы дизайнер знал что вам нравится. Вот крутой сайт , где можно посмотреть и собрать примеры того, каким бы вам хотелось видеть свой проект.

Увидели интересную деталь? Сохраните картинку в копилку. Увидели интересную конструкцию, цветовые сочетания, шрифты, интересную форму визитки? Правой кнопочкой мышки «жмяк» - сохранить картинку. На выходе получится папка с подборкой, из которой уже можно набрать примеров для постановки задачи дизайнеру.

Это не про плагиат, а про вдохновение и визуальные образы. Такой способ реально повышает уровень дизайна на проекте. Проверено на личном опыте.

4. Начинайте с формата

В основном клиенты начинают разговор с содержания. А лучше начинать его с формы. Потому что пока читаешь задание, сразу начинаешь представлять, как это будет выглядеть. Что вы хотите сделать - билборд или книгу, открытку или баннер на сайт? Скажите об этом в самом начале постановки задачи дизайнеру.

5. Подберите цветовое решение

Подбор цвета злит обычно обе стороны. У меня в голове зеленый цвет - это салатовый ближе к желтому. Многие, представляя себе зеленый, видят скорее изумрудный цвет. У всех разные цвета в голове - это факт. А что видите вы, когда думаете про зеленый цвет?

Если хотите конструктивно обсудить цвета с дизайнером, подберите гамму в интернете. Например здесь - http://color.romanuke.com /

Все вопросы на тему «размыто-зеленых» и «задумчиво-лиловых» решаются этим же способом.

6. Определитесь со шрифтами

Есть несколько тысяч разных шрифтов, но их типов гораздо меньше. Клиент не обязан знать чем антиква отличается от гротеска, но есть выход: https://www.google.com/fo nts/ .

Там есть возможность ввести конкретное слово и посмотреть как оно будет выглядеть в конкретном исполнении. Если вы пришлете пару ссылок на шрифты с засечками или без засечек, сразу станет яснее, что вы имели в виду, когда говорили о «современном» или «брутальном» шрифте.

7. Учитываем реальные сроки

Есть вагон технических требований, особенностей, технологий и прочей мути, которую обязан знать профессиональный дизайнер. И после согласования ему надо будет все эти манипуляции с макетом проделать, чтобы подготовить макет к печати. Это занимает время, и иногда много. Об этом часто забывают и в итоге могут случиться серьезные накладки по срокам. Нужно уточнять сроки, за которые человек сдаст проект в работу после итогового согласования.

Как понять, что все идет как надо и первоначальное задание было составлено хорошо?

Очень просто: нет большого количества правок. Это до 5 итераций, которые по времени не занимают больше 2-3 часов каждая (хотя, конечно, на больших проектах это время может быть и значительно больше). Когда на почту прилетает тридцатый по счету вариант правок, то становится ясно, что либо где-то неправильно составили ТЗ, либо людей, влияющих на принятие решения о дизайне, многовато.

Об авторе:

Ника Александрова,

дизайнер

Исходя из договора разработки дизайна сайта, исполнитель обязан выполнить работы по разработке дизайна определённого заранее вида и характеристик, таких как, например, виды (web, 3D, выставочный, графический, промышленный, ландшафтный и т.д.). Также исполнитель обязуется выполнить работу в установленный договором срок.

Для упрощения взаимодействия между заказчиком и исполнителем составляется подробное техническое задание.

Техническое задание (ТЗ) определяется как документ, который используют стороны договора для определения порядка и условий выполнения работ, а также целей, задач, принципов и предписаний по выполнению всех стадий создания объекта дизайна, ожидаемых результатов и сроков выполнения работ.

Создание ТЗ является сложной и трудоемкой работой.

Как правило, обязанность по составлению технического задания ложится на заказчика.

Содержание технического задания по договору на разработку дизайна

Техническое задание на разработку дизайна составляется в произвольной форме .

Например, при разработке 3D-дизайна в техническом задании должны указываться следующие сведения:

• требования к разработке (объект, цель создания, степень проработки и стиль изображений, перечень изображений, размер и количество изображений, которые должны быть выполнены и иная информация);
• перечень обязательной информации (основная задача при разработке 3D -дизайна, рекламная идея, конкуренты, прилагаемые материалы, целевая аудитория (потребитель), понравившиеся примеры и иная информация).

В ТЗ должны содержаться сведения о договоре (номер и дата составления), сведения о заказчике и исполнителе, номер ТЗ как приложения.

Техническое задание на дизайн составляется в нескольких экземплярах равных сторонам договора и заверяется подписями заказчика и исполнителя.

С проблемой составления технического задания для дизайнера сталкиваются практически все. Заказывая дизайн рекламного объявления, сайта, каталога и т.д. От того насколько правильно составлено техническое задание, зависит скорость выполнения работы и совпадение конечного результата с желаниями заказчика. Опыт нашего агентства показывает, что клиенту бывает трудно составить техническое задание для дизайнера самостоятельно. Поэтому менеджеры и дизайнеры РА «Медиа-сервис», как правило, помогают заказчику правильно составить техническое задание.

Для чего нужно составлять техническое задание?

• Для предоставления всей информации, необходимой для разработки дизайна и её структуризации
• Для понимания целей, идей и задач заказчика, для задания нужного напрвления в работе дизайнера
• Составляя техническое задание в письменном виде, в отличии от задания на словах, заказчик наглядно видит все ли он донес до дизайнера или что то упустил
• Техническое задание является приложением к договору, тем самым определяя отношения между заказчиком и исполнителем

Мы верстали каталог продукции для компании «Троя» (ведущая московская компания по оптовой продаже плитки и керамогранита), верстка 123 страниц заняла 3 месяца, так как у заказчика отсутствовал исходный материал в начале работы над версткой каталога. Постоянное дополнение исходных материалов/данных удлиняет процесс верстки. А также качество исходного материала оказывает влияние на скорость верстки каталога.

В чем основная проблема при составлении технического задания для дизайнера?

При первом приближении заказчик не может четко выразить то, что держит в уме. «Сделайте нам что-нибудь красивое в двух-трех вариантах». У заказчика в голове картинка сюрреалиста, а у дизайнера зимний пейзаж русской деревни.

Предложенный вариант

Утвержденный вариант

Когда мы разрабатывали дизайн буклета страховой компании «Восхождение», заказчик изъявил желание, чтобы доминировали синий, голубой и белый цвета. Наши дизайнеры предложили клиенту дизайн буклета, на котором было изображено голубое небо и летящие вверх белые голуби. Заказчик не утвердил этот проект дизайна буклета, так как оказалось, что когда человек берет в руки этот буклет, у него уже наступил страховой случай и ему не до голубей.

Конечно, собрать и изложить всю информацию бывает сложно, но потратив на это немного времени вы сэкономите в дальнейшем. Избежав лишних переделок, и соответственно лишних трат денег и времени. В этом вам помогут удобные формы (брифы), а в некоторых ситуациях можно обратиться к помощи менеджеров.

• Напишите все и сразу
• Прочитайте сами. Отредактируйте и дополните.
• Укажите сразу разделы, заголовки, слоганы, акции
• Определитесь! Вы полагаетесь на креативность и профессионализм дизайнера или вы хотите, чтобы они в точности воплотили в жизнь, придуманную вами картинку
• Если у вас уже сложилось представление как должен выглядеть дизайн, то угадать, что вы держите в уме невозможно, если вы не опишите это в техническом задании
• Определите «направление движения». Опишите цель, предпочтения по цветовой гамме, настроение, эмоциональный фон
• Если у вас есть фирменный стиль, а еще лучше бренд-бук (правила использования фирменного стиля), то обязательно приложите его к техническому заданию
• В техническом задании также следует указать (приложить) технические требования, где и какими способами будет воспроизводиться изготовленный макет, точные размеры и т.д.

Чем более подробно написано техническое задание для дизайнера, тем лучше результат вы получите. Выберите один канал для коммуникаций. Чем больше комментариев и дополнений от вас дизайнер будет получать по ICQ, телефону, e-mail, тем сложнее ему это собрать воедино. Если дизайнер занят не только вашим заказом и отвлекся на другой, не имея письменных указаний, вполне может быть что вы получите гибрид, то что просили вы и часть того на что дизайнер отвлекся. На некоторое время вы становитесь единой командой с дизайнером. Поэтому успех этой совместной деятельности зависит как от дизайнера, так и от вас! А единственный документ, помогающий грамотно организовать это взаимодействие - это техническое задание.

— Sorry, but english version of this website is not quite finished yet! I hope pictures speak for themselves. =)

Рабочий процесс:
как написать техническое задание

18 октября 2016

Редакторский макет

Соберите материал для работы

• Логотип компании в векторном формате
• Контактную информацию
• Тексты и изображения, которые нужно разместить
• Укажите фирменные цвета и шрифты
• Дайте общие пожелания к оформлению

Если проект большой, то его нужно разделить на разделы и собирать материал в соответствующие разделам папки. Структура информации сама подскажет вам как лучшее это организовать.

На этом составление ТЗ закончено

Возможно на этапе идеи вы не до конца представляли, что и как нужно сделать. К этому моменту вы будете гораздо лучше понимать, что должно получиться в итоге, а значит уменьшите риск, что дизайнер сделает совсем «не то» или «совсем не так». Когда меня спрашивают, сколько вариантов дизайна будет предложено, я отвечаю: «Один. Тот который полностью устроит Вас».

Проанализируйте материал вместе с дизайнером

В техническом задании важно показать приоритет той или иной информации, что не всегда бывает очевидно. Дайте понимание, что приоритетно, а что нет. Например, дата и место проведения мероприятия важнее, чем его описание, а значит должны привлекать больше внимания. Нельзя утверждать, что всё одинаково важно. Нельзя сделать так, чтобы всё одновременно бросалось в глаза, иначе получится хаос. Когда выделено всё - не выделено ничего.

Еще раз проанализируйте цель работы

Задача «сделать красиво» — плохая задача. Делать нужно со смыслом. Результат процесса дизайна должен отвечать запросу целевой аудитории. Он должен решать задачу, доносить и пояснять информацияю, приносить пользу, упрощать жизнь и т. д. Также важно понимать контекст, в котором этот дизайн будет работать.

Позвольте дизайнеру сделать свою работу

Вам не нужно самим придумывать оформление. Структура материала и опыт специалиста подскажут как наиболее правильно оформить его. После просмотра собранных материалов у вас и у дизайнера появятся идеи, будет ясно, какие из них лучше, какие хуже, что сработает хорошо, а что нет.

Важно понимать, что ТЗ не должно содержать конкретных инструкций к оформлению. Не нужно писать, каким шрифтом делать заголовки, или какой фон должен быть у страниц (если это не регламентировано брендбуком). Также не нужно жестко ограничивать расположение информации на страницах: не нужно писать в каком углу какую надпись поставить.

Будьте готовы принять лучшее

В 99% случаев ваше видение результата не совпадёт с видением дизайнера, просто потому что мы все разные люди и занимаемся разными делами. В идеале, видение дизайнера должно превосходить ваши ожидания - это гарантия успешной работы. Так вы всегда будете довольным клиентом. :)

Эту технику составления технического задания можно применять не только при заказе печатных изданий, она также работает и при создании логотипов, разработке сайтов, а также любых других проектов, где нужны услуги сторонних специалистов.