خط خطی خودکار در Word. نکات مفید برای MS Office

• اشتباه 1.پس زمینه اسلاید با موضوع ارائه مطابقت ندارد. و ما، برای مثال، ارائه ای در مورد انقلاب های روسیه در پس زمینه توس و قارچ می بینیم.
• خطای 2.پس‌زمینه‌ای که در مجموعه پاورپوینت قرار داده شده است. در طول چندین سال وجود برنامه پاورپوینت، هزاران نفر از الگوهای استاندارد استفاده کرده اند، ارائه های خود را در وب منتشر کرده اند و آنها را در سخنرانی ها نشان داده اند. این الگوها در حال حاضر به سادگی از شنوندگان خسته شده اند.

راه حل: بهتر است الگوهای استاندارد را کنار بگذارید. شما می توانید تعداد زیادی قالب و پس زمینه جالب جدید را در اینترنت پیدا کنید (به عنوان مثال، تقریباً هزار پس زمینه در وب سایت ما وجود دارد -).

تصویر پس زمینه نباید حاوی عناصری باشد که با محتوای ارائه مطابقت ندارد. برای پس زمینه بهتر است از رنگ های پاستلی یا سرد (بنفش، آبی، فیروزه ای، آبی-سبز، سبز) استفاده شود، از رنگ های قرمز و سفید خودداری شود.

• اشتباه 3.پس زمینه ارائه بسیار روشن و فعال. چنین پیش زمینه ای اولاً در درک اطلاعات از اسلاید اختلال ایجاد می کند و ثانیاً شنوندگان را خسته می کند.

راه حل: اگر پس زمینه باید یک تصویر روشن باشد، بهتر است روشنایی آن را کاهش دهید. برای انجام این کار، یک شکل مستطیل ( درج کنید — ارقام — مستطیل، کل اسلاید را با آن ببندید و یک پر سفید برای آن با شفافیت 50% انتخاب کنید (می توانید از درصد متفاوتی استفاده کنید) و حاشیه ها را بردارید ( فرمت — پر کردن ارقام — دیگر رنگ ها ریختن- سفید و شفافیت 50% — خوب, جریان ارقام- بدون طرح کلی).

تصویر پس زمینه کمتر فعال می شود.

یا هنگامی که تصویری را روی اسلاید درج می کنید، بلافاصله شفافیت را تنظیم کنید.

• اشتباه 4.استفاده از رنگ های ناهماهنگ، عدم وجود یک سبک واحد برای طراحی اسلایدها.

در این مثال، یک اسلاید از فونت بزرگ و تراز چپ در یک اسلاید و فونت کوچک و تراز توجیهی در دیگری استفاده می کند.

راه حل: هنگام طراحی یک بخش یا کل ارائه، باید به یک سبک پایبند باشید. طرح رنگ نباید بیش از سه رنگ اصلی داشته باشد (البته استثناها نیز ممکن است): زمینه — سرتیتر — پایه ای متن. رنگ تم را می توان به صورت زیر تغییر داد: طرح — رنگ ها- امکان انتخاب طرح از مجموعه پیشنهادی وجود دارد، یا می توانید رنگ های خود را تنظیم کنید: ایجاد کردن جدید رنگ ها طرح.

• http://colorscheme.ru/ - انتخاب رنگ ها با استفاده از چرخه رنگ و تولید طرح های رنگی.

• http://color.romanuke.com/ - مجموعه ای از پالت های رنگی بر اساس عکس ها (انتخابی از سایه ها وجود دارد: گرم، سرد، پاستل و کنتراست).

خطاهای مربوط به محتوای متن

• اشتباه 5.متن اضافی در اسلاید، قرار دادن متن بدون ساختار در اسلاید، متنی که از منبع گرفته شده است، بدون پردازش نویسنده.

راه حل: متن روی اسلاید باید کوتاه و مختصر باشد، نباید ارائه سخنران را تکراری کند. چکیده ها باید در اسلاید قرار گیرند.

اگر ارائه برای استفاده توسط افراد دیگر در نظر گرفته شده است، می توانید اطلاعات لازم را در یادداشت های اسلاید مشخص کنید - این یادداشت ها به کاربران ارائه کمک می کند تا با آن کار کنند.

• اشتباه 6.تلاش برای جا دادن حجم زیادی از اطلاعات در یک اسلاید، بیش از 90 درصد از فضای اسلاید را استفاده می کند.

راه حل: از لبه های اسلاید به محتوا (متن و تصاویر) تورفتگی بگذارید. سعی کنید به این قانون پایبند باشید که 20 درصد از اسلاید باید خالی باشد.

برای اینکه اسلاید ظاهری تمام‌شده به خود بگیرد، می‌توانید از آن به عنوان پس‌زمینه استفاده کنید - یک قاب پس‌زمینه.

در اینجا متن از مرزهای کادر نیز فراتر می رود - لازم بود با حرکت دادن دسته تغییر اندازه به سمت راست، ناحیه ورودی متن را کاهش دهیم.

متن بسیار بزرگ است، تقریباً وارد کادر می شود. باید کاهش یابد.

• اشتباه 7.تمام متن با حروف بزرگ نوشته شده است. خواندن این متن سخت است.

راه حل: از املای سنتی متن مانند زبان مادری خود استفاده کنید: حرف اول جمله بزرگ و بقیه حروف کوچک هستند. در آخر جمله نقطه گذاشته می شود.

• اشتباه 8.استفاده از فونت های غیرقابل خواندن، به ویژه به عنوان فونت متن بدنه. در layout چیزی به نام خوانایی فونت ها وجود دارد. فونت باید طوری باشد که خواننده بتواند متن را سریع و بدون مشکل و ناراحتی بخواند. این فونت ها هستند که در کتاب ها، روزنامه ها، مجلات استفاده می شوند - ما به آنها عادت کرده ایم و به راحتی آنها را می خوانیم. با این حال، هزاران فونت با خوانایی کم وجود دارد - آنها جالب، زیبا هستند، اما برای سرفصل ها و به احتمال زیاد برای استفاده در تبلیغات، در طراحی در نظر گرفته شده اند.

راه حل: اگر هدف از ارائه ایجاد شده ایجاد یک "افکت واو" نیست، بلکه ارائه اطلاعات است، پس فقط از فونت های سنتی استفاده کنید که برای همه ما آشنا هستند. برای متن بهتر است از فونت‌های "sans serif" (Arial، Tahoma، Verdana و ...) استفاده کنید، لطفاً توجه داشته باشید که خواندن فونت‌های سری (خانواده‌های Times و غیره) از راه دور دشوار است.

فونت Sans Serif و فونت Serif. خواندن فونت Serif در ارائه ها سخت است، اما برای اسناد به خوبی کار می کند

ترجیحاً باید از حروف کج برای یک متن کوچک استفاده شود که باید برجسته شود، اما بهتر است کلمات و عبارات جداگانه را به صورت پررنگ برجسته کنید. بهتر است از خط کشی استفاده نکنید، زیرا متن زیرخط دار در ارائه ها توسط کاربر به عنوان تلقی می شود، یعنی کنترل ارائه را دشوار می کند.

برای سرفصل ها، می توانید از فونت های تزئینی استفاده کنید، به شرطی که متن قابل خواندن باشد.

فونت متن باید کوچکتر از اندازه قلم عنوان باشد.

• اشتباه 9.دوره های اضافی و مفقود، فاصله ها، براکت ها و غیره. اشتباهات املایی

• در انتهای عنوان هیچ نقطه ای وجود ندارد.
• در پایان جمله نقطه گذاشته می شود، سپس یک فاصله و سپس جمله بعدی.
• علامت نقل قول در متن ارائه باید یکسان باشد - اگر گیومه-هرینگون را انتخاب کرده اید، فقط از آنها در ارائه استفاده کنید (انواع علامت نقل قول: ""، ""، ""، "").
• بعد از کروشه یا علامت نقل قول، فضای خالی وجود ندارد، متن بلافاصله دنبال می شود. قبل از علامت نقل قول یا براکت پایانی فاصله وجود ندارد؛ پس از متن، بلافاصله یک علامت نقل قول یا براکت قرار می گیرد. بعد از نقل قول پایانی یا پرانتز، یا نقطه (اگر پایان جمله)، کاما یا فاصله و سپس متن قرار دهید.

• بین تمام کلمات باید یک فاصله وجود داشته باشد.
• بعد از تمام علائم نگارشی، باید قبل از شروع متن بعدی یک فاصله وجود داشته باشد.

• در طول ارائه، کلمات با ё باید باشد یویا ه.
• نشانگرهای مختلف لیست در صفحات مختلف

در مورد اول، نشانگرها علامت چک هستند، در مورد دوم، مربع هستند.

• در سرتاسر ارائه، لیست ها باید بعد از هر مورد در لیست دارای علائم نگارشی یکسان باشند یا اصلاً هیچ کدام را نداشته باشند. به عنوان مثال، یک نقطه ویرگول بعد از هر آیتم لیست و یک نقطه در انتهای لیست قرار دهید.

در حالت اول بعد از هر مورد لیست یک نقطه وجود دارد و در حالت دوم هیچ وجود ندارد

• در برخی از اسلایدها خط قرمز وجود دارد، اما در برخی دیگر وجود ندارد. بهتر است اصلا از خط قرمز در ارائه استفاده نکنید.

ارائه یکسان: اندازه فونت های مختلف.
یک اسلاید دارد، دیگری ندارد.

خطاهای مربوط به استفاده از تصاویر در ارائه

• خطای 10.هیچ ترازبندی اشکال، متن نسبت به لبه‌های اسلاید یا نسبت به یکدیگر وجود ندارد. بی دقتی در طراحی

اشیاء روی اسلاید باید تراز شوند. در اسلاید بعدی یک اشتباه وجود دارد: همان مستطیل ها از لبه های اسلاید و از یکدیگر فاصله دارند.

راه حل: برای رفع این خطا باید از تابع alignment استفاده کنید. مستطیل های مورد نظر را انتخاب کنید (کلید را فشار دهید CTRL ) فرمت — تراز کردن — تراز کردن به اسلاید(در این حالت، اشکال با مرزها و مرکز اسلاید هماهنگ می شوند) یا اشیاء انتخاب شده را تراز کنید(در این صورت اشیا با یکدیگر همسو خواهند شد). پس از انتخاب نوع تراز، باید پارامترهای آن را تنظیم کنید (چپ، راست، بالا یا پایین، مرکز، توزیع افقی یا عمودی).

• خطای 11.از اسلاید به اسلاید، همان عناصر روی اسلاید جابه‌جا می‌شوند.

مثال زیر دو اسلاید را نشان می دهد که دارای عناصر یکسان هستند: یک دکمه پایان ارائه، یک عنوان پاسخ، و یک عنوان اسلاید. می توانید متوجه شوید که همان عناصر افست هستند و در فواصل متفاوتی از لبه های اسلاید قرار دارند. این نباید باشد.

راه حل: برای جلوگیری از این خطا، باید اولین اسلاید را ایجاد کنید، عناصر لازم را روی آن قرار دهید. پس از آن می توانید:

• اسلاید را کپی کنید (اگر هر دو اسلاید بار یکسانی را دارند، همانطور که در مثال در نظر گرفته شده است)، و سپس هر اسلاید جدید را تغییر دهید و همان عناصر را در جای خود بگذارید.
• یا یک اسلاید دوم ایجاد کنید، سپس شی مورد نظر را در اسلاید اول انتخاب کنید و آن را کپی کنید و سپس در اسلاید دوم پیست کنید. شی در همان فاصله از لبه های اسلاید وارد می شود، یعنی. حرکت نخواهد کرد. همین کار را با سایر اشیاء نیز باید انجام داد.
• خطای 12.اعوجاج نسبت تصویر. استفاده از تصاویر سبک های مختلف در یک اسلاید (عکس ها و طراحی ها، تصاویر با حاشیه و بدون حاشیه، با و بدون پس زمینه).

تصویر "مسطح" است.

تصاویر ارتفاعات مختلف قاب سفید تصویر سمت راست حذف نشده است (این امکان وجود داشت که رنگ سفید را به عنوان پس‌زمینه ارائه انتخاب کنید، در این صورت قاب سفید تصویر قابل مشاهده نخواهد بود).

راه حل: شما باید اندازه تصویر را با کشیدن دسته های واقع در گوشه های تصویر تغییر دهید. شما نمی توانید با استفاده از دسته های واقع در کناره های تصویر اندازه را تغییر دهید.

• خطای 13.فریم های تصویر با موضوع ارائه یا سبک آن مطابقت ندارند.

راه حل: یک قاب کوچک در اطراف تصویر جلوه ای منظم ایجاد می کند، یک تصویر با قاب ظاهری تمام شده دارد. اما مانند تصویر اول در نمونه اسلاید بعدی از قاب های "عزاداری" استفاده نکنید. همچنین نباید از افکت های انعکاس تصویر که در درک اطلاعات روی اسلاید اختلال ایجاد می کند استفاده کنید.

• خطای 14.تصویر "گوشه" است.

راه حل: تصویر را در لبه اسلاید یا گوشه قرار ندهید. از لبه های اسلاید به سمت تصویر فرورفتگی کنید (همانطور که هنگام قرار دادن متن). اگر لازم است تصویر در گوشه اسلاید درج شود، بهتر است به همان فاصله از لبه های عمودی و افقی عقب بروید. همچنین سعی کنید در صورت وجود متن روی اسلاید، تصویر را در مرکز اسلاید قرار ندهید.

اگر تصویر پرتره یک شخص است، بهتر است آن را طوری قرار دهید که چشم به متن معطوف شود، اما نه به لبه اسلاید. این به اسلاید ظاهری کامل می دهد.

• خطا 15. قرار دادن چندین تصویر روی یک اسلاید به گونه ای که دیدن آنها دشوار باشد. قرار دادن دو یا حتی 10 تصویر در یک اسلاید در صورتی قابل قبول است که با منطق ارائه مغایرت نداشته باشد: به عنوان مثال، اگر تصاویر با کلیک بزرگ شوند یا اینها تصاویر دکمه هستند. اما اگر تصویر محتوای اصلی اسلاید است، با آن است که کار انجام می شود و بار اطلاعاتی را به دوش می کشد، باید بزرگ باشد.

راه حل: اگر یک تصویر محتوای اصلی اسلاید است، در هر اسلاید یک تصویر درج کنید. اگر نیاز به استفاده از چندین عکس دارید، چندین اسلاید ایجاد کنید. یا چند تصویر را در یک اسلاید قرار دهید، اما به گونه ای که با کلیک بر روی عکس، تصویر به صورت تمام صفحه باز شود.

سایر خطاها در ارائه

• خطای 16.دکمه ها و لینک ها کار نمی کنند. گاهی اوقات ممکن است موقعیتی پیش بیاید که در حالت نمایش ارائه، استفاده از دکمه هایپرلینک امکان پذیر نباشد - غیرفعال است. این می تواند به سادگی به دلیل بی توجهی نویسنده ارائه اتفاق بیفتد - آنها فراموش کرده اند پیوند را تنظیم کنند. اما این امکان نیز وجود دارد که دکمه پیوند (لایه پایین) توسط لایه بالایی - تصویر یا متن دیگری پوشیده شده باشد و بنابراین کار نمی کند. این را می توان زمانی مشاهده کرد که نشانگر ماوس با یک انگشت (مانند یک لینک) در مرکز دکمه تبدیل به یک دست نمی شود، بلکه در اطراف لبه های دکمه تغییر می کند.

راه حل: در مورد اول، فقط تمام پیوندها و همه دکمه های ارائه را بررسی کنید. در موارد بخصوص بحرانی، ارائه را روی رایانه های دیگر آزمایش کنید.

برای حل مشکل همپوشانی دکمه با اشیاء دیگر کافی است جسم مزاحم را به پس زمینه منتقل کنید. برای انجام این کار، روی تصویر کلیک راست کرده و از منوی زمینه انتخاب کنید حرکت بازگشت. حالا دکمه کار خواهد کرد.

• خطای 17.منابع منابع تصاویر و متون ذکر نشده است. استفاده از اثر شخص دیگری و مشخص نکردن نویسنده شکل بدی است.

راه حل: ما در مورد موضوع آماده کرده ایم. بیش از 80 درصد از نویسندگان مطالب در سایت منابع اطلاعاتی را اشتباه نشان می دهند و از آن اطلاعی ندارند.

• خطای 18.بیش از حد انیمیشن زمانی است که انیمیشن با ارائه تداخل داشته باشد. هنگام افزودن انیمیشن به ارائه، باید به اصل مینیمالیسم پایبند باشید. انیمیشن نباید در خواندن متن اختلال ایجاد کند، رنگارنگ باشد.

راه حل: شما نباید یک انیمیشن سوسوزن و همچنین چرخش سریع را انتخاب کنید. همه اینها خسته کننده، تحریک کننده است و فشار زیادی بر بینایی و سیستم عصبی وارد می کند. انیمیشن اضافی بی فایده است. بهتر است تغییر اسلایدها را با افکت های صوتی و انیمیشن فعال همراه نکنید. باید به این فکر کنید که کدام افکت ها به طور خودکار ظاهر می شوند و کدام یک با کلیک کردن. اگر تمام انیمیشن روی کلیک باشد، زمان زیادی می برد، چنین ارائه ای آزاردهنده خواهد بود.

• خطای 19.انتقال اسلاید به درستی پیکربندی نشده است، انتقال با کلیک ماوس یا روی صفحه کلید غیرفعال نیست. به عنوان مثال، در یک بازی ارائه، کاربر دکمه نشان دادن پاسخ صحیح را از دست داد و با دور زدن منوی بازی، به سؤال بعدی رسید. برای کاربر مشخص نیست که کجا باید برود و گاهی اوقات او به سادگی متوجه نمی شود چه اتفاقی افتاده است.

راه حل: هنگام ایجاد یک ارائه تعاملی که حاوی . خیلی ها به سادگی انتخاب می کنند انتقال - اسلایدها را تغییر دهیدو چک باکس را بردارید روی کلیک کنید. این روش از تغییر اسلایدها با کلیک اجتناب می‌کند، اما امکان اسکرول در میان اسلایدها با استفاده از فلش‌ها، نوار فاصله روی صفحه‌کلید و چرخ ماوس باقی می‌ماند.

یک راه قابل اعتماد تر وجود دارد - ارائه خودکار. . اما هنگام استفاده از آن، باید به خاطر داشته باشید که در هر اسلاید باید یک دکمه هایپرلینک وجود داشته باشد تا به اسلاید دیگری بروید. در غیر این صورت، پیش‌نمایش اسلاید را فقط می‌توان با پایان دادن به ارائه غیرفعال کرد.

ما سعی کرده‌ایم اشتباهات اصلی را در ایجاد ارائه شرح دهیم و امیدواریم که این به همه ما کمک کند تا در آینده از آنها اجتناب کنیم.

چه اشتباهاتی را می دانید؟ می توانید در مورد مقاله نظر دهید.

خط فاصله را می توان در کل سند یا در قسمت آن قرار داد که ابتدا باید انتخاب شود.

برای روشن کردن حالت خط فاصله در متن، از دستور استفاده کنید خط فاصله(برگه صفحه آرایی/گروه تنظیمات صفحه).

این دستور موارد تودرتو دارد.

تیم خودکارخط فاصله را به صورت خودکار در متن قرار می دهد.

تیم کتابچه راهنمایکادر محاوره‌ای را باز می‌کند که گزینه‌های خط فاصله را برای کلماتی که می‌توان خط فاصله گذاشت، ارائه می‌کند و برای درج خط فاصله در متن، تأییدیه می‌خواهد.

تیم گزینه های خط خطیبه شما این امکان را می دهد که با استفاده از کادر محاوره ای گزینه های خود را برای خط فاصله در کلمات سفارشی کنید (شکل 15).

شکل 15 پنجره خط فاصله

منطقه انتقالحداکثر فاصله مجاز بین یک کلمه و حاشیه صفحه سمت راست بدون شکست کلمه است. در یک منطقه گسترده، انتقال کمتر وجود دارد، با یک باریکتر، لبه میدان سمت راست صاف تر است.

قابل حذف است خودکارخط خط با استفاده از دستور خط فاصلهبا انتخاب دستور نه.

ورزش.

باز کردن فایل نمونه سند.docx.

برای تمام متن‌ها، به استثنای کلمات بزرگ، خط خطی را با پهنای ناحیه خط خطی 0.5 سانتی‌متر انجام دهید.

سند را ذخیره کنید.

کار با ویندوز

در Word 2010، می توانید با استفاده از تب با چندین پنجره به طور همزمان (با یک یا چند سند) کار کنید. چشم انداز، گروه پنجره (شکل 16).

شکل 16 گروه فرمان پنجرهزبانه چشم انداز

اگر چندین پنجره سند به طور همزمان باز باشد، انتقال از یک پنجره به پنجره دیگر با استفاده از دستور انجام می شود به پنجره دیگری برویدیا از طریق نوار وظیفه ویندوز.

یک تمرین.

باز کردن فایل نمونه سند.docx.

یک پنجره اضافی برای این سند ایجاد کنید (تب چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم جدیدپنجره).

هر دو پنجره را در کنار هم قرار دهید (تب چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم در كنار). غیرفعال کردن پیمایش همزمان (برگه چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم پیمایش همزمان).

تقسیم پنجره 1 (برگه چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم تقسیم کنید).

پنجره ها را به صورت عمودی مرتب کنید (تب چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم سادههمه).

تغییر مقیاس یک سند

در حین کار با یک سند، می توانید مقیاس آن را تغییر دهید (اندازه فایل سند تغییر نمی کند)، و همچنین آن را با یک سند یا الگو ذخیره کنید. بزرگنمایی روی برگه انجام می شود چشم انداز، گروه مقیاس(شکل 17).

شکل 17 گروه مقیاسزبانه چشم انداز

تنظیم مقیاس دقیق تری در کادر محاوره ای انجام می شود. مقیاس(برگه چشم انداز/ گروه مقیاس/ تیم مقیاس) (شکل 18).

شکل 18 پنجره مقیاس

لغزنده بزرگنمایی که در گوشه سمت راست پایین نوار وضعیت قرار دارد (شکل 19)، به شما امکان می دهد با حرکت دادن نوار لغزنده و استفاده از دکمه های "+" و "-" مقیاس را به مقدار دلخواه تغییر دهید. در سمت چپ نوار لغزنده، مقیاس سند به صورت درصد نمایش داده می شود (شکل...).

شکل 19 نوار لغزنده بزرگنمایی

ورزش.

باز کردن فایل نمونه سند.docx.

مقیاس سند را به روش های مختلف تغییر دهید.

بدون ذخیره سند را ببندید.

قالب بندی کاراکتر و پاراگراف قالب بندی کاراکتر

ویژگی اصلی کاراکترهای متن فونت است که مشخصه های آن عبارتند از: تایپ، سبک و اندازه 6.

گروه برای قالب بندی کاراکترها استفاده می شود. فونتزبانه خانه (شکل 20).

شکل 20 پانل گروه فونت

همچنین برای قالب بندی کاراکترها می توانید از Mini-Panel استفاده کنید که با انتخاب متن به طور خودکار باز می شود (شکل 21).

شکل 21 مینی پنل

با استفاده از دکمه گروه فونت، می توانید یک کادر محاوره ای را فراخوانی کنید فونت (شکل 22).

شکل 22 پنجره فونت

در کادر محاوره ای فونتزبانه علاوه بر اینمی توانید فاصله بین کاراکترها را به پراکنده یا فشرده تغییر دهید.

در این درس با اصول کار با متن در پاورپوینت 2010 آشنا می شوید، به عنوان مثال نحوه نوشتن، حذف و جابجایی متن، نحوه کار با جعبه متن، نحوه قالب بندی متن و ....

اگر با پاورپوینت تازه کار هستید، باید اصول کار با متن را بدانید تا متن را به اسلایدها اضافه کنید و آن را اصلاح کنید. شما باید نحوه درج، حذف، جابجایی و قالب بندی متن و همچنین نحوه استفاده از برچسب ها را بیاموزید.

برای نوشتن متن:

برخی از متغیرهای مکان به طور خودکار متن شما را به یک لیست گلوله ای تبدیل می کنند. این به این دلیل است که چنین لیست هایی اغلب در پاورپوینت استفاده می شوند. برای حذف چنین لیستی، دستور Bullets را در گروه Paragraph در تب Home از حالت انتخاب خارج کنید.

برای حذف متن:

1. یک نقطه درج در کنار متنی که می خواهید حذف کنید قرار دهید
2. برای حذف متن در سمت چپ نقطه درج، کلید Backspace را در صفحه کلید خود فشار دهید.
3. برای حذف متن در سمت راست نقطه درج، کلید Delete را در صفحه کلید خود فشار دهید.

برای برجسته کردن متن:

1. نقطه درج را در کنار متنی که می خواهید برجسته کنید قرار دهید.
2. روی دکمه سمت چپ ماوس کلیک کنید و بدون رها کردن دکمه ماوس، مکان نما را روی متنی که می خواهید برجسته کنید بکشید.
3. دکمه ماوس را رها کنید. یک کادر برجسته در بالای آزمون ظاهر می شود. این بدان معناست که شما متن را انتخاب کرده اید.

پس از انتخاب یک تصویر یا متن در پاورپوینت، الف مینی پنلبا متداول ترین گزینه های قالب بندی استفاده می شود. این پنل نوار ابزار کوچک نامیده می شود. این می تواند در وقت شما صرفه جویی کند. دسترسی به دستورات قالب بندی آسان است. اگر نوار ابزار ظاهر نشد، نشانگر ماوس را روی قسمت انتخابی قرار دهید

برای کپی و چسباندن متن:

برای برش و چسباندن متن:

برای انتقال متن:

اگر متن در جایی که می خواهید ظاهر نشد، کلید Enter را فشار دهید تا متن به خط جدیدی منتقل شود.

پیدا کنید و جایگزین کنید

Find and Replace گزینه دیگری است که می توان از آن برای ویرایش متن استفاده کرد. این به شما امکان می دهد کلمه یا عبارت خاصی (مثلاً "بریتانیایی") را در همه اسلایدها جستجو کنید و آن را با یک کلمه دیگر (مثلا "انگلیسی") جایگزین کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله در مورد آنچه با این ویژگی امکان پذیر است را در راهنمای Word 2010 بخوانید.

با متن کار کنید

هنگامی که یک ارائه ایجاد می کنید، می توانید برای سازماندهی اسلایدهای خود زیرنویس اضافه کنید. همچنین باید بدانید که چگونه متن را قالب بندی کنید تا به ظاهر دلخواه خود برسید.

برای افزودن یک کتیبه:

متن را می توان در مکان یا جعبه متن وارد کرد. نگهدارنده مکان نوع خاصی از شرح است زیرا بخشی از طرح بندی اسلاید است و اغلب دارای قالب بندی خاصی است (مانند فونت بزرگتر برای عنوان اسلاید). وارد کردن متن در برچسب های اضافی به شما امکان می دهد بدون توجه به طرح بندی اسلاید، مقدار مناسب متن را به اسلاید اضافه کنید.

برای جابجایی مکان یا جعبه متن:

برای چرخاندن برچسب، دایره سبز رنگ بالای آن را کلیک کرده و بکشید.

برای تغییر اندازه یک مکان یا جعبه متن:

شما می توانید متن خود را در یک اسلاید با تغییر قالب بندی آن، یعنی اندازه، رنگ، سبک و موارد دیگر برجسته کنید.

فونت

برای تغییر فونت متن انتخاب شده روی منوی کشویی کلیک کنید.

اندازه فونت

اندازه فونت متن انتخاب شده را از منوی کشویی انتخاب کنید.

اندازه فونت را کم یا زیاد کنید

از این دستورات برای کاهش یا افزایش اندازه فونت به اندازه یک اندازه استاندارد استفاده کنید.

تمام قالب بندی ها را حذف کنید

روی دستور Remove All Formatting کلیک کنید تا فقط متن در انتخاب باقی بماند.

سبک های فونت

از دستورات سبک فونت برای ساخت متن استفاده کنید پررنگ, به صورت مورب، زیر آن خط کشیده شده، سایه زده شده یا ضربه زده شده است.

فاصله بین شخصیت ها

فاصله کاراکترها را با استفاده از منوی کشویی تنظیم کنید.

ثبت نام

به سرعت حروف متن انتخاب شده را تغییر می دهد.

رنگ فونت

برای تغییر رنگ فونت، منوی کشویی را باز کنید.

نمایش کادر گفتگوی فونت

برای دسترسی به گزینه های قالب بندی بیشتر، روی فلش در گوشه سمت راست پایین گروه فونت کلیک کنید.

بسیاری از کارهای آفیس در محیط MS Office، عمدتاً در Word، Excel، Outlook و PowerPoint در رایانه حل می شوند. حداقل دانش برای کار با این برنامه ها کافی است، اما در بسیاری از مواقع ترفندهای اضافی می توانند در زمان و تلاش بسیار صرفه جویی کنند. ما در این مقاله راه هایی را برای بهبود کارایی کار در برنامه های فوق در نظر خواهیم گرفت.

مایکروسافت وورد

متن را به سرعت به بالا و پایین حرکت دهید

این سریعترین راه برای جابجایی متن بدون استفاده از ماوس است. در حالی که کلیدهای Shift و Alt را نگه دارید، متن با فلش های بالا و پایین حرکت می کند. لازم نیست متن را قبل از انتقال آن انتخاب کنید - این به طور خودکار اتفاق می افتد و هر بار فشار دادن فلش بالا یا پایین متن را یک پاراگراف به بالا یا یک پاراگراف به پایین می برد. این روش نه تنها در جابجایی پاراگراف ها، بلکه در جابجایی سطرها در جدول نیز موثر است.

حذف پیوندها در یک سند

اگر پیوندها در سندی که ایجاد کرده اید ظاهر می شود و باید آنها را غیرفعال کنید، می توانید هر پیوند را انتخاب کنید، دستور را انتخاب کنید. درج=>هایپرلینکو روی دکمه کلیک کنید حذف لینک. این یک فرآیند بسیار طولانی و پر زحمت است. یک راه سریعتر برای حل مشکل وجود دارد: کل سند را با دستور Edit => Select All انتخاب کنید و روی میانبر صفحه کلید کلیک کنید. Ctrl+Shift+F9- پیوندها حذف خواهند شد و سایر گزینه های قالب بندی سند ذخیره خواهند شد.

درباره متن، جعبه متن، و خودکار

هنگامی که شما نیاز به ایجاد یک کتیبه دارید، بسیاری ابتدا یک بلوک از کتیبه ایجاد می کنند و سپس متن را در آن تایپ می کنند. می توانید با انتخاب متنی که از قبل تایپ شده و سپس روی نوار ابزار کلیک کنید، به همین نتیجه برسید طراحیدکمه ایجاد یک کتیبه - متن در داخل کتیبه حرکت می کند.

همچنین می توانید متن را در شکل های خودکار (به جز خطوط، چند خط و غیره) درج کنید - به عنوان یک قاعده، این کار در چندین مرحله انجام می شود: یک شکل خودکار ایجاد کنید، آن را انتخاب کنید، روی دکمه ایجاد کتیبه کلیک کنید و متن را وارد کنید. یک گزینه جایگزین نیز وجود دارد: شکل خودکار مورد نظر را بکشید، روی آن کلیک راست کنید، انتخاب کنید متن اضافه کنیدو متن را وارد کنید

شاید در حین کار، نظر خود را تغییر دهید و تصمیم بگیرید که متن باید از روی کتیبه یا از حالت خودکار خارج شود. برای انجام این کار، لازم نیست آن را بر روی کلیپ بورد ببرید و سپس آن را بچسبانید. می توانید یک کتیبه (یا شکل خودکار) را انتخاب کنید و در حالی که کلید Ctrl را نگه دارید روی آن کلیک راست کنید - متن در نزدیکترین فیلد متن ظاهر می شود.

نورپردازی خودکار

به طور پیش فرض در پنل طراحیدکمه گم شده نورپردازی; هنگام کلیک راست بر روی شکل خودکار، دستور مربوطه در منوی زمینه وجود ندارد.

با این حال، امکان تغییر نورپردازی خودکار وجود دارد. برای این کار به پنل اضافه کنید طراحیدکمه نورپردازیبا فراخوانی فرمان Tools=>Settings=>Commandsبا انتخاب از لیست دسته بندی هاپاراگراف طراحیو دکمه مربوطه را از پنجره بکشید تیم ها(عکس. 1). استفاده از دکمه آسان است - شکل خودکار را انتخاب کنید، روی دکمه کلیک کنید نورپردازیو در صورت نیاز نور را تنظیم کنید (شکل 2).

برنج. 1. اضافه کردن دکمه Lighting به نوار ابزار طراحی

برنج. 2. تنظیم نور خودکار

خط فاصله

برای جلوگیری از خطوط بسیار پراکنده در یک سند، توصیه می شود که خط فاصله خودکار کلمات را فعال کنید. برای انجام این کار، منو سرویسیک تیم انتخاب کنید Language=>Hyphenationو کادر کنار گزینه مربوطه را علامت بزنید (شکل 3). فقط به خاطر داشته باشید که Word همیشه تمایل دارد کلمات خط فاصله را به جای خط فاصله بپیچد. در برخی موارد، اجتناب از چنین شکافی مطلوب است (به عنوان مثال، 10 درصد، شماره 1، 234-345، و غیره). برای انجام این کار، به جای خط تیره معمولی، با فشردن کلید ترکیبی، از خط فاصله بدون شکستن استفاده کنید. Ctrl+Shift+Hyphen.

برنج. 3. تنظیم خط خطی خودکار

در عین حال، این امکان وجود دارد که در بخشی از سند، به ویژه در سرفصل ها، خط فاصله وجود نداشته باشد. برای غیرفعال کردن خط فاصله در تعدادی از پاراگراف ها، آنها را انتخاب کنید، از دستور استفاده کنید قالب=>پاراگراف=>موقعیت صفحهو کادر کنار گزینه مربوطه را علامت بزنید (شکل 4).

باید پذیرفت که Word نمی تواند برخی از کلمات را به درستی منتقل کند. در این کلمات، در موقعیت هایی که می توانید خط فاصله بیندازید، باید یک کاراکتر خط فاصله با فشار دادن کلیدها وارد کنید. Ctrl+Hyphen. این خط فاصله نسبت به خط تیره هایی که به طور خودکار درج می شوند اولویت دارد.

متن با شاخص

اگر سند شما حاوی متغیرهایی با شاخص هایی است که مستقیماً در متن و در فرمول های ایجاد شده با استفاده از ویرایشگر فرمول MS Equation تایپ شده است، به طور پیش فرض آنها نابرابر به نظر می رسند (اندازه های مختلف متغیرها و شاخص ها و سطوح مختلف آرایش آنها در یک خط)، که به طور قابل توجهی به نظر می رسد. ظاهر سند را خراب می کند (شکل 5).

برنج. 5. متن با شاخص (گزینه اول در Word تایپ شده است، دوم - در MS Equation)

شما می توانید با تغییر تعدادی از ویژگی های متغیرهای تایپ شده دستی، به هویت تقریباً کامل ظاهر متغیرها با شاخص ها دست پیدا کنید. برای انجام این کار، تمام متن را با فونت Times New Roman اندازه 12 و متغیرها را با حروف کج اضافی چاپ کنید. همچنین با دستور، متغیرها را 1.5 پیکسل به پایین و 3 پیکسل به پایین فهرست کنید Format=>Font=>Spacingبا انتخاب در فیلد جانبداریگزینه راه پایینو تعیین اندازه افست (شکل 6).

برنج. 6. تنظیم افست

همچنین مطمئن شوید که اندازه در ویرایشگر فرمول انتخاب شده باشد معمولی (تیم سایز=>عادی) و آن را متناسب با 12 پیکسل (فرمان). Size=>تعیین کنید- شکل. 7).

برنج. 7. تنظیم اندازه فونت منظم

خرابی در جداول

هنگام کار با جداول چند صفحه ای، گاهی اوقات اتفاق می افتد که جدول نه در انتهای برگه، بلکه خیلی زودتر شکسته می شود و تنها دو سوم یا حتی یک سوم صفحه پر می شود (این بستگی به عرض خط خاص دارد. جدولی که شکست در آن رخ می دهد). در همان زمان، ردیف های بعدی جدول به صفحه بعدی منتقل می شوند، اگرچه می توانند به خوبی در صفحه قبلی قرار بگیرند (شکل 8). این اغلب هنگام پر کردن سلول های جدول با کپی منظم اتفاق می افتد، زمانی که همراه با داده ها، فرمت های آنها نیز کپی می شود.

برنج. 8. نمونه ای از جدولی که در آن خط شکسته به انتهای برگه نمی رسد

دلیل این پدیده این است که متن در خانه های جدول دارای تنظیمات پاراگراف شکسته است. برای تغییر وضعیت، جدول را انتخاب کنید و در منو باز کنید فرمتفرمان Paragraph=>موقعیت صفحهو چک باکس ها را حذف کنید پاراگراف را نشکنید, خودتان را از بعدی جدا نکنیدو از یک صفحه جدید(شکل 9) - جدول به شکل معمول خود باز خواهد گشت.

برنج. 9. گزینه های پاراگراف را تغییر دهید

تاریخ در سند

اکثر اسناد باید تاریخ ایجاد خود را داشته باشند. ایجاد یا به روز رسانی یکسان از اسناد به صورت روزانه غیر معمول نیست. بنابراین، استفاده از درج خودکار تاریخ بسیار راحت است: کلید ترکیبی را فشار می دهید Alt+Shift+Dو تاریخ فعلی که هر بار که سند باز می شود به روز می شود، در موقعیت مکان نما درج می شود. اما این روش همیشه مناسب نیست، زیرا تاریخ در قالب سنتی درج می شود dd.mm.gggg. اگر این فرمت برای شما مناسب نیست، از دستور استفاده کنید Insert=>Field، در لیست فیلدها، فیلد را انتخاب کنید تاریخو فرمت تاریخ مورد نظر را مشخص کنید (شکل 10).

برنج. 10. فرمت تاریخ را انتخاب کنید

اگر هیچ یک از قالب‌های تاریخ برای شما مناسب نیست، به عنوان مثال، به تاریخ در خط اول سند و روز هفته در خط دوم (مانند شکل 11) نیاز دارید، باید یک عدد بیشتر یا بیشتر پیدا کنید. کمتر مشابه قالب تاریخ و ویرایش آن. در این مثال، هیچ مشکلی با چاپ تاریخ در ردیف بالای جدول وجود ندارد، زیرا چنین قالبی در لیست قالب‌ها قرار دارد و مشکل درج کردن روز هفته - چنین قالب فیلدی است. تاریخوجود ندارد. برای ویرایش فرمت در منو باز کنید درج کنیدفرمان رشته، در لیست فیلدها فیلد را مشخص کنید تاریخو فرمت تاریخ اصلی را انتخاب کنید که شامل روز مورد نظر هفته می شود (شکل 12). روی دکمه کلیک کنید کدهای فیلدو فرمت تاریخ را در فیلد ویرایش کنید کدهای فیلد، حذف بخش غیر ضروری قالب (شکل 13). با کلیک بر روی دکمه عملیات را کامل کنید خوب، - پس از آن، هر بار که سند باز می شود، روز جاری هفته چاپ می شود.

برنج. 11. سند با فیلد تاریخ اصلاح شده

برنج. 12. انتخاب قالب تاریخ اصلی برای ویرایش

برنج. 13. فرمت تاریخ پس از ویرایش

جستجوی سند

اسناد لازم را می توان نه تنها به روش معمول، یعنی با استفاده از دستور جستجو کرد Start=>Find=>Files and Foldersو همچنین به طور مستقیم در Word هنگام باز کردن اسناد، و هنگام جستجو در Word، می توانید به ویژگی های خاص اسناد (عنوان سند، نویسنده، موضوع، کلمات کلیدی، اندازه فایل، تاریخ آخرین به روز رسانی و غیره) یا کلمات یافت شده تکیه کنید. در متن

برای جستجوی اسناد با یک کلمه در متن، دستور را انتخاب کنید File=>باز کردنو روی دکمه کلیک کنید Tools=>Find=>Normal. کلمه جستجو را وارد کنید، ناحیه جستجو (شکل 14)، انواع فایل های مورد علاقه خود (شکل 15) را تعریف کنید و بر روی دکمه کلیک کنید. پیدا کردن(شکل 16).

برنج. 14. تعیین منطقه مورد جستجو

برنج. 15. تعیین نوع فایل ها

برنج. 16. نتیجه جستجوی اسناد در متن یا عنوان آن کلمه اینترنت آمده است.

برای جستجوی اسناد بر اساس ویژگی های آنها، دستور را انتخاب کنید File=>باز کردنو روی دکمه کلیک کنید Tools=>Find=>Advanced. فرض کنید که رایانه نه تنها شامل اسناد شخصی شما، بلکه فایل های نویسندگان دیگری است که با آنها روی یک پروژه مشترک کار می کنید. در این مورد، در میدان ویژگییک گزینه را مشخص کنید نویسنده، در زمینه وضعیت- گزینه حاوی(قابل اعتمادتر است، زیرا در یک مورد نویسنده می تواند فقط نام خانوادگی، در مورد دیگر نام و نام خانوادگی و غیره را در فیلد وارد کند). معنینام خانوادگی نویسنده را وارد کرده و روی دکمه کلیک کنید پیدا کردن(شکل 17).

برنج. 17. تمام اسناد یک نویسنده خاص را جستجو کنید

با این حال، به خاطر داشته باشید که جستجوی اسناد بر اساس ویژگی‌های خاص آن‌ها تنها در صورتی معنا پیدا می‌کند که این ویژگی‌ها توسط همه نویسندگان سند مشخص شده باشند - متأسفانه گزینه پیش‌فرض برای پر کردن آنها نتیجه مطلوب را ارائه نمی‌دهد. با استفاده از دستور می توانید ویژگی های هر سند را به طور جداگانه مشخص کنید File=>Properties=>Document(شکل 18). با این حال، بعید است که هر یک از نویسندگان این کار را در هر سندی فراموش کند، بنابراین بهتر است در اولین ذخیره سند، پر کردن اجباری فیلدهای خصوصیات کلیدی سند را نیز لحاظ کنید. برای این کار از دستور استفاده کنید Tools=>Options=>Saveو کادر را علامت بزنید پیشنهاد پر کردن ویژگی های سند(شکل 19).

برنج. 18. پر کردن ویژگی های سند

برنج. 19. تنظیم ذخیره اجباری خصوصیات سند کلیدی

شما می توانید اسناد را بر اساس تاریخ ایجاد آنها جستجو کنید و نه تنها تاریخ های خاص، بلکه فواصل زمانی آنها یا لیستی را نیز تنظیم کنید که با استفاده از نشانه ها انجام می شود. ویا یا. به منظور یافتن تمام اسناد، به عنوان مثال برای سال 2003، در این زمینه ویژگییک گزینه را مشخص کنید تاریخ ایجاد، در زمینه وضعیت- گزینه نه زودتر، در زمینه معنیتاریخ را وارد کنید 1 ژانویه 2003و روی دکمه کلیک کنید اضافه کردن. سپس دوباره وارد فیلد شوید ویژگیگزینه تاریخ ایجاد، در زمینه وضعیت- گزینه نه بعد، در زمینه معنیتاریخ را وارد کنید 1 ژانویه 2004، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردنو سپس روی دکمه پیدا کردن- تمام اسناد مربوط به سال 2003 پیدا خواهند شد (شکل 20).

برنج. 20. راه اندازی جستجوی اسناد ایجاد شده در یک دوره معین

MS Excel

اختصاص رنگ به برگه های برگه

برچسب‌های ورق می‌توانند چند رنگ باشند، که در کتاب‌هایی با تعداد ورق‌های زیاد مناسب است - سپس رنگ، همراه با نام، مسئول نوع اطلاعات روی برگه‌ها خواهد بود. برای اختصاص یک رنگ خاص به برگه های جداگانه، آنها را انتخاب کنید، کلیک راست کنید، دستور را انتخاب کنید رنگ برچسبو رنگ مورد نظر را انتخاب کنید.

درج سریع ستون ها و ردیف ها

برای افزودن سطر یا ستون به جدول، لازم نیست ستون یا ردیفی را که می‌خواهید در جلوی آن درج کنید، انتخاب کنید، به منوی زمینه دسترسی پیدا کنید و دستور را انتخاب کنید. سلول ها را اضافه کنید. می توانید کلید ترکیبی را فشار دهید ctrl+shiftهمزمان با علامت "+" روی صفحه کلید عددی - نتیجه یکسان خواهد بود.

ستون های جهش یافته

به طور پیش فرض، ستون ها در اکسل با حروف لاتین و ردیف ها با اعداد مشخص می شوند. اگر پس از باز کردن مجدد جدول، متوجه شدید که ستون‌ها مانند ردیف‌ها شماره‌گذاری شده‌اند (شکل 21)، نگران نباشید - این عمل یک ویروس نیست. از تیم استفاده کنید Tools=>Options=>Generalو علامت کادر را بردارید سبک پیوند R1C1(شکل 22) - همه چیز در جای خود قرار می گیرد.

برنج. 21. جدول با ستون های شماره گذاری شده

برنج. 22. به نماد ستونی استاندارد برگردید

افزایش سرعت چاپ

اگر نیاز به چاپ تعداد زیادی جداول دارید و از نظر زمان محدود هستید، هنگام چاپ روی چاپگر سیاه و سفید، می توانید با صرف نظر از رنگ (چاپ سیاه و سفید) به روند کار سرعت ببخشید. در چاپگرهای سیاه و سفید، رنگ‌ها به صورت سایه‌های خاکستری نمایش داده می‌شوند و زمان مشخصی طول می‌کشد تا رنگ آن با یک رنگ خاص مطابقت داشته باشد. هنگام چاپ سیاه و سفید، متن های رنگی و حاشیه ها به جای رنگ خاکستری به رنگ سیاه ظاهر می شوند که باعث صرفه جویی در زمان می شود. برای تنظیم چاپ سیاه و سفید، منو را باز کنید فایلفرمان تنظیم صفحه => برگهو در گروه مهرکادر را علامت بزنید سیاه و سفید(شکل 23).

برنج. 23. تنظیمات چاپ در حالت سیاه و سفید

علاوه بر این، می توانید بدون خطوط شبکه چاپ کنید - در این حالت، ورق های بزرگ سریعتر چاپ می شوند. برای این کار از دستور استفاده کنید File=>Page Setup=>Sheetو علامت را بردارید توری (برنج. 24).

برنج. 24. امتناع از چاپ شبکه

وارد کردن اعداد کسری

به طور پیش فرض، اعداد کسری در اکسل مطابق با نحوه تنظیم آن در تنظیمات ویندوز وارد می شوند: کنترل پنل=>زبان و استانداردها=>اعداد. به عبارت دیگر، اگر کاما برای وارد کردن اعداد کسری در ویندوز در نظر گرفته شده باشد، در اکسل آنها با کاما از هم جدا می شوند. با این حال، در عمل ممکن است متفاوت باشد. به عنوان مثال، در رایانه هایی که تعداد زیادی از کاربران روی آنها کار می کنند، به ویژه در مؤسسات آموزشی که تنظیمات برنامه به غیرقابل پیش بینی ترین شکل تغییر می کند. اگر هنگام وارد کردن یک عدد کسری که با کاما از هم جدا شده است، عددی را مشاهده کردید که با یک نقطه از هم جدا شده است و قبلاً بررسی کرده اید که تنظیمات ویندوز نیاز به ورودی جدا شده با کاما دارند، از دستور استفاده کنید. Service\Options\Internationalو چک باکس را برجسته کنید از جداکننده های سیستم استفاده کنید(شکل 25).

برنج. 25. به جداکننده های سیستم بازگردید

نمایندگی

هنگام نهایی کردن ظاهر جدول و آماده سازی آن برای چاپ، اغلب لازم است که ویژگی های قالب بندی و چاپ را به طور مکرر تغییر دهید. معمولاً در چنین مواقعی برگه ها کپی می شوند و ویژگی های نمایش آن ها روی صفحه و هنگام چاپ تغییر می کند. با این حال، ایجاد نماهای مختلف برگه ای راحت تر است که به شما امکان می دهد داده ها را در حالت های مختلف مشاهده کنید و نیازی به ایجاد برگه های جداگانه ندارید.

قبل از ایجاد نما، کتاب باید به طور کامل پیکربندی شود: باید به آن ظاهر دلخواه داده شود و تمام گزینه های چاپ لازم برای آن تنظیم شود. هنگامی که گزینه های چاپ در یک نما وارد می شود، به طور خودکار مناطق چاپی خاص هر برگ را شامل می شود، یا اگر ناحیه چاپی برای آن تعریف نشده باشد، کل صفحه را شامل می شود.

برای ایجاد نمای منو چشم اندازیک تیم انتخاب کنید نمایندگی، دکمه را فشار دهید اضافه کردنو در میدان نامیک نام برای نما وارد کنید (شکل 26). در این صورت بهتر است نام برگه فعال را در نام نما درج کنید تا در آینده به راحتی نمای مورد نظر را پیدا کنید.

برنج. 26. یک View ایجاد کنید

برای بازگشت به یکی از نماهای ایجاد شده قبلی، اگر برای مثال نیاز به چاپ یک برگه دارید، از دستور استفاده کنید View=>نمایشو در میدان انواعنمای چاپ را انتخاب کنید (شکل 27)، سپس دکمه را فشار دهید درخواست دادنو روی دکمه کلیک کنید مهر- چاپ برگه سیاه و سفید خواهد بود.

برنج. 27. انتخاب نمای مناسب

جمع های فرعی

اغلب، شما باید با لیست‌های بزرگی برخورد کنید که شامل مقادیر سلولی متعددی است که برای آنها باید مجموع‌های فرعی را بدانید. اکسل می تواند به طور خودکار هم جمع های فرعی و هم کل کل را در هر لیستی محاسبه کند. معمولاً این کار ابتدا با مرتب سازی با دستور انجام می شود داده => مرتب سازی(برای گروه بندی ردیف هایی که می خواهید جمع آوری کنید)، سپس مجموع کل را محاسبه کنید و سپس ردیف هایی را برای جمع های فرعی وارد کنید و آنها را محاسبه کنید (شکل 28).

برنج. 28. محاسبه جمع های فرعی

اگر جدول بزرگ باشد و مناطق زیادی وجود داشته باشد که باید برای آنها جمع های فرعی محاسبه شود، این فرآیند زمان زیادی می برد. برای سرعت بخشیدن به کار، ابتدا می توانید یک لیست منحصر به فرد را انتخاب کنید، برای هر یک از مقادیری که باید کل میانی را تعیین کنید، و تنها پس از آن خود مجموع ها را محاسبه کنید. برای ایجاد یک لیست منحصر به فرد، ستون یا ردیف مورد نیاز را انتخاب کرده و از دستور استفاده کنید Data=>Filter=>فیلتر پیشرفته. سوئیچ گروه را تنظیم کنید رفتاربرای موقعیت، محدوده سلول هایی را که می خواهید نتیجه را در آنها قرار دهید مشخص کنید و گزینه را فعال کنید فقط رکوردهای منحصر به فرد(شکل 29، 30). در نتیجه چنین فیلتری، تمام اشیاء منحصر به فرد لیست اصلی در ناحیه مشخص شده جدول ظاهر می شوند.

برنج. 29. پنجره فرمان فیلتر پیشرفته

برنج. 30. نتیجه ایجاد یک لیست منحصر به فرد

سپس از تابع استفاده کنید SUMIF (محدوده، معیارها، مجموع_ محدوده) A که سلول هایی را که دارای معیارهای خاصی هستند خلاصه می کند. محدوده محدوده سلول هایی است که بر اساس معیار بررسی می شوند. معیار - معیاری به شکل عدد، عبارت یا متنی که سلول های جمع شده را تعریف می کند. محدوده جمع - سلول های جمع شده (شکل 31).

برنج. 31. محاسبه مجموع فرعی برای هر یک از مقادیر یک لیست منحصر به فرد

حذف خطوط تکراری

تصور کنید که یک جدول فهرست تلفن (فرهنگ لغت و غیره) وجود دارد که از دو ستون و تعداد زیادی ردیف تشکیل شده است. در ستون اول، به عنوان مثال، نام مشتریان وارد می شود، و در دوم - شماره تلفن آنها، در حالی که خطوط را می توان تکرار کرد (شکل 32). وظیفه حذف تمام خطوط تکراری است. اولین راه حلی که به ذهن می رسد مرتب کردن جدول بر اساس ستون اول با دستور است داده => مرتب سازیو خطوط تکراری را به صورت دستی حذف کنید.

برنج. 32. جدول اولیه

اگر جدول بسیار بزرگ باشد، می توانید به همان نتیجه سریعتر و البته پیچیده تر برسید. ابتدا با استفاده از دستور یک لیست منحصر به فرد از تلفن ها را انتخاب کنید Data=>Filter=>فیلتر پیشرفتهبا تنظیم سوئیچ گروه رفتاربه موقعیت نتیجه را در مکان دیگری کپی کنید، محدوده سلول هایی را که می خواهید نتیجه را در آنها قرار دهید مشخص کنید و گزینه را فعال کنید فقط رکوردهای منحصر به فرد(شکل 33).

برنج. 33. نتیجه ایجاد یک لیست منحصر به فرد از گوشی ها

حالا باید از تابع استفاده کنیم VLOOKUP(مقدار_lookup، جدول، ستون_شماره، مقدار True یا False)که در آن مقدار جستجو مقداری است که در ستون اول جدول یافت می شود. جدول - جدولی با اطلاعاتی که در آن داده ها جستجو می شود. شماره ستون - تعداد ستون در جدول با اطلاعاتی که در آن مقدار مربوطه باید پیدا شود. با توجه به اینکه تابع به گونه ای کار می کند که جستجوی مقدار مورد نظر فقط در ستون اول امکان پذیر است، باید ستون ها را تعویض کنید. "نام و نام خانوادگی"و "تلفن"و سپس در ستون D فرمولی با تابع VLOOKUP وارد کنید (شکل 34). طبق این فرمول، برنامه مقدار بعدی را از ستون C می گیرد، آن را در ستون A جستجو می کند و سپس مقدار را از ستون B، واقع در ردیف یافت شده، برمی گرداند. پس از آن، باقی مانده است که یک کپی از ستون D با استفاده از Paste Special تهیه کنید، به طوری که سلول ها حاوی فرمول نیستند، بلکه مقادیر (فرمان) Paste => Paste Special => Values- شکل. 35) و ستون های A، B و D را که غیر ضروری شده اند حذف کنید.

برنج. 34. نتیجه محاسبات از طریق تابع VLOOKUP

برنج. 35. ظاهر جدول پس از اعمال Paste Special

پاورپوینت ام اس

اسلاید از فایل ها

هنگام تهیه یک ارائه، می توانید از اسناد و اسلایدهای Word از پیش ساخته شده از سایر ارائه ها استفاده کنید.

در حالت اول، اگر در مورد ایجاد یک ارائه جدید صحبت می کنیم، یک سند Word را باز کنید و دستور را اعمال کنید فایل=>ارسال=>پاورپوینت مایکروسافت- در نتیجه یک ارائه جدید با متن فایل ایجاد می شود. اگر می خواهید متنی را از یک سند Word در یک ارائه موجود جایگذاری کنید، ارائه را در پاورپوینت باز کنید و بر روی ساختار(شکل 36). نماد اسلایدی را مشخص کنید که می خواهید اسلاید متن جدید پشت آن ظاهر شود. در منو درج کنیدیک تیم انتخاب کنید اسلاید از ساختارو سند مورد نیاز را انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که متنی که در ارائه درج می‌شود بر اساس سبک سرفصل‌های سند تولید می‌شود و شما فقط می‌توانید از متن فایل‌هایی با فرمت‌های * .doc، * .rtf یا * .txt استفاده کنید.

برنج. 36. زبانه ساختار

اگر می خواهید یک اسلاید از یک ارائه دیگر را به یک ارائه باز وارد کنید، سپس از منوی Insert، دستور را انتخاب کنید. اسلاید از فایل ها، ارائه و اسلاید درج شده را انتخاب کنید (شکل 37) و روی دکمه کلیک کنید درج کنید. اگر همه اسلایدها را درج می کنید، روی دکمه کلیک کنید چسباندن همه.

برنج. 37. درج اسلاید را انتخاب کنید

شماره گذاری پیچیده

شماره گذاری صفحات در اسلایدها با درج شماره صفحه در فوتر با دستور انجام می شود مشاهده => سرصفحه ها و پاورقی ها، که پنجره Header and Footer را باز می کند، جایی که باید چک باکس را فعال کنید پاورقی(شکل 38) و روی دکمه کلیک کنید برای همه اعمال شود. به خاطر داشته باشید که اسلایدهای پنهان همچنان برای شماره گذاری به حساب می آیند. برای جلوگیری از این امر، می توانید تمام اسلایدهای پنهان را در پایان ارائه قرار دهید - و سپس تمام اسلایدهای نشان داده شده به ترتیب شماره گذاری می شوند.

برنج. 38. درج پاورقی

طبیعتاً صفحات اسلاید به ترتیب شماره گذاری می شوند. اگر لازم است صفحه‌بندی را دوباره در مکان‌های مختلف همان ارائه شروع کنید (اگر ارائه شما هنوز در حال توسعه است و از چند سری اسلاید جداگانه تشکیل شده است، ممکن است لازم باشد)، پس افسوس که نمی‌توانید این کار را در یک ارائه انجام دهید. برای حل مشکل برای هر سری از اسلایدها، باید ارائه های مختلفی ایجاد کنید و آنها را با لینک های بالا به یکدیگر پیوند دهید.

الگوی ارائه

اگر ارائه ها به طور مکرر برگزار می شوند، توصیه می شود زمان خود را با دقت برای تهیه یک الگوی ارائه غیر استاندارد صرف کنید - امروزه این کمتر از مثلاً سربرگ نامه های تجاری مرتبط نیست. الگو لوگوی سازمان و غیره را ذخیره می کند. عناصری که به طور خودکار در تمام اسلایدهای ارائه ایجاد شده پخش می شوند. علاوه بر این، قالب، قالب، اندازه و موقعیت نسبی اشیاء، فونت های مورد استفاده، پس زمینه و دیگر گزینه های طراحی عناصر ارائه را تعیین می کند.

توسعه قالب با ایجاد یک ارائه جدید از طریق دستور آغاز می شود فایل=>جدید. سپس یک قالب طراحی برای اسلاید از لیست قالب های پیش فرض انتخاب کنید. قبل از تغییر قالب طراحی مطابق با پلان مورد نظر، در منو چشم اندازیک تیم انتخاب کنید Master=>Slide Master. در اسلاید مستر، تغییراتی را ایجاد کنید که می خواهید در هر ارائه جدیدی که ایجاد می کنید منعکس شود. ابتدا طرح را تغییر دهید و فونت ها را تنظیم کنید (شکل 39)، در مرحله بعد لوگو (شکل 40) را وارد کنید و بعد از همه تغییرات در نوار ابزار نمونهروی دکمه کلیک کنید Wizard View را ببندید.

برنج. 39. نتیجه تنظیم عناصر اصلی قالب ارائه

برنج. 40. ظاهر اسلاید پس از درج لوگو

ارائه را به عنوان یک الگو با دستور ذخیره کنید File=>Save As، نوع فایل را انتخاب کنید الگوی ارائهو نام قالب را وارد کنید (شکل 41).

برنج. 41. یک الگوی ارائه را ذخیره کنید

برای استفاده از یک الگو هنگام ایجاد یک ارائه، روی دکمه کلیک کنید اسلاید ساز، روی لینک کلیک کنید مروردر گوشه سمت راست پایین اسلاید و الگوی ارائه ایجاد شده را انتخاب کنید.

پس از ایجاد یک الگو، می توانید آن را به لیست الگوها در AutoContent Wizard اضافه کنید. برای انجام این کار، منو فایلیک تیم انتخاب کنید ایجاد کردن. در محدوده ی ایجاد کردنروی لینک کلیک کنید از جادوگر محتوای خودکار، دکمه را فشار دهید به علاوه. سپس دسته ای را که می خواهید قالب را در آن قرار دهید انتخاب کنید، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردنو الگوی ارائه را برای اضافه شدن مشخص کنید (شکل 42).

برنج. 42. نتیجه افزودن یک الگو به لیست اصلی محتوای خودکار

چندین گزینه طراحی در یک ارائه

هنگام طراحی اسلایدهای جداگانه در یک ارائه، می توانید از چندین الگو استفاده کنید. برای انجام این کار، اسلایدهای خاصی را انتخاب کنید، بر روی قالب مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه را انتخاب کنید روی اسلایدهای انتخاب شده اعمال شود. اگر این دستور در دسترس نیست، از دستور استفاده کنید Tools=>Options=>Editو در منطقه غیرفعال کردن ویژگی های جدیدعلامت را بردارید چند نمونه(شکل 43).

اگر از الگوهایی که برای طراحی اسلایدهای ارائه ایجاد کرده اید استفاده می کنید، و نه از الگوهای پیش فرض، نصب یک الگوی جدید برای یک اسلاید خاص به طور خودکار با کلیک بر روی پیوند Browse و انتخاب الگوی ارائه قبلی انجام می شود. مگر اینکه، البته، منع استفاده از گزینه های مختلف طراحی وجود دارد

برنج. 44. بررسی املای خودکار را تنظیم کنید

استفاده از یک فایل داده برای صادرات مخاطبین

همه پیام ها، قرار ملاقات ها، وظایف و یادداشت های روزانه ایجاد شده در یک فایل داده در رایانه محلی ذخیره می شوند. این فایل داده فایل پوشه شخصی نام دارد و پسوند pst. هنگام نصب مجدد سیستم، این فایل را می توان به راحتی در یک پوشه جداگانه روی هارد دیسک یا سی دی ذخیره کرد و سپس دوباره وصل کرد.

علاوه بر این، فایل PST به شما امکان می دهد به اطلاعاتی مانند مخاطبین از رایانه دیگری دسترسی داشته باشید یا آنها را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید. برای انجام این کار، فقط باید داده ها را با استفاده از Import and Export Wizard به یک فایل PST صادر کنید. در منو باز کنید فایلفرمان واردات و صادراترا به عنوان گزینه اقدام انتخاب کنید صادرات به فایلو در پنجره بعدی مشخص کنید که باید یک فایل PST ایجاد کنید (شکل 45). بعد، یک پوشه را انتخاب کنید مخاطبو ویژگی های ذخیره فایل را تعیین کنید (شکل 46). روی دکمه کلیک کنید آمادهو سپس مخاطبین شما در پوشه ای که روی دیسک مشخص کرده اید ذخیره می شوند، که به راحتی با استفاده از همان جادوگر واردات و صادرات به رایانه دیگری متصل می شوند. اتصال یک فایل PST با مخاطبین هیچ تفاوتی با اتصال یک فایل PST معمولی ندارد. برای اینکه مکان فایل را فراموش نکنید، بهتر است فوراً آن را به لیست فایل های داده Outlook اضافه کنید. برای این کار از دستور استفاده کنید فایل => پردازش فایل داده، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردنو به فایل PST تولید شده اشاره کنید. در نتیجه، در لیست فایل های داده، علاوه بر پوشه های شخصی، فایل با مخاطبینی که ایجاد کرده اید نیز ظاهر می شود (شکل 47).

برنج. 45. تعیین نوع فایلی که باید ایجاد شود

برنج. 46. ​​تعیین شرایط برای یک فایل ذخیره شده

برنج. 47. فایل های داده Outlook

برنامه ریزی زمان کار

نتیجه نهایی بستگی به این دارد که کار چقدر خوب برنامه ریزی شده است. Outlook تا حدودی به سازماندهی لیست وظایف کمک می کند، اما فقط به شما یادآوری می کند که زمان شروع یک کار خاص فرا رسیده است، که قبلاً به تاخیر افتاده است. علاوه بر این، Outlook می تواند کار را مجدداً به کارمند دیگری اختصاص دهد و به شما امکان می دهد اجرای آن را کنترل کنید. و با این کار، به طور کلی، قابلیت های Outlook از نظر پردازش وظایف به پایان رسیده است.

با این حال، نه تنها ترسیم تعدادی از وظایف، بلکه برنامه ریزی آنها به گونه ای بسیار مهم است که همه چیز به موقع انجام شود و برنامه ریزی تا حد امکان خودکار باشد. شما باید بدانید که چه زمانی یک کار خاص را به پایان می رسانید، آیا حتی ممکن است آن را در مهلت مقرر تکمیل کنید، و چه زمانی بهتر است کار را برای تکمیل آن شروع کنید.

خوب است که بتوانید از قبل ارزیابی کنید که برنامه ای که ترسیم کرده اید چقدر واقع بینانه است (با توجه به ماهیت هفته کاری شما، وجود یک استراحت ناهار، جلسات برنامه ریزی شده و غیره). علاوه بر این، وظایف باید به طور خودکار در تقویم ظاهر شوند و وضعیت تقویم باید به طور خودکار به‌روزرسانی شود. همه اینها را می توان توسط یک افزونه برای Microsoft Outlook 2002/XP Taskline انجام داد ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe، اشتراک‌افزار، 1.2 مگابایت) از ResultsWare Limited، یک مدیر وظیفه مفید و با استفاده آسان است که به شما امکان می‌دهد برنامه خود را بهینه کنید.

قبل از شروع استفاده از افزونه، باید آن را مطابق با ویژگی های روز کاری پیکربندی کنید. برای این کار بر روی دکمه کلیک کنید خط وظیفه، به برگه بروید هفته کاریو روزهای کاری هفته، شروع و پایان روز کاری و تمام استراحت های موجود (برای ناهار، استراحت فنی و غیره) را نشان می دهد - شکل. 48.

برنج. 48. برنامه ریزی

سپس وظایف آینده را برای روزهای آینده مشخص کنید. در عین حال توجه داشته باشید که پس از نصب افزونه، یک تب اضافی در پنجره ایجاد کار ظاهر می شود خط وظیفه، که در آن باید مدت زمان تخمینی کار را مشخص کنید و اگر کار قبلاً شروع شده است ، مقدار زمان صرف شده برای آن و درصد اتمام کار را مشخص کنید (شکل 49، 50).

برنج. 49. یک کار ایجاد کنید

برنج. 50. لیست کارهای برنامه ریزی شده برای هفته آینده

پس از آن، می توانید آزمایش پلاگین را شروع کنید. برای این کار بر روی دکمه کلیک کنید خط وظیفه، به برگه بروید وظایف، زمان شروع را مشخص کنید (شکل 51) و دکمه را فشار دهید خوب. نتیجه کار پلاگین گزارش مختصری از تعداد کارهای برنامه ریزی شده، کل زمان اجرای آنها و مهلت های تکمیل کار خواهد بود (شکل 52). در عین حال، برنامه وظایف را به بهترین شکل ممکن در تقویم قرار می دهد - در حالی که هم تمام وقفه های کاری و هم جلسات، قرار ملاقات ها و غیره را در برنامه در نظر می گیرد (شکل 53).

برنج. 51. تعیین زمان شروع تجزیه و تحلیل و توزیع وظایف

برنج. 52. نتیجه گیری خط وظیفه در مورد لیست وظایف برنامه ریزی شده (در این مورد، همه چیز برنامه ریزی شده را می توان به موقع انجام داد)

برنج. 53. نتیجه تقسیم وظایف در تقویم

مایکروسافت ورد تعداد زیادی از کاربران را به خود جذب می کند زیرا می تواند راه های مختلفی را برای خودکارسازی هنگام کار با متن ارائه دهد. یکی از این ها خط فاصله خودکار است.

برای تنظیم خط فاصله خودکار، باید به " چیدمان"در فصل" تنظیمات صفحه» انتخاب مورد « خط فاصله” و در لیست باز شده بر روی ” کلیک کنید خودکار».

در این صورت نقل و انتقالات در تمامی مکان های ضروری و ممکن انجام می شود. برای انجام این کار، فرهنگ لغت زبانی که خط فاصله برای آن نیز فعال خواهد شد، باید نصب شود. با این حال، همه توزیع‌های رسمی مایکروسافت ورد حاوی آن‌ها برای هر زبان پشتیبانی‌شده هستند.

یکی از ویژگی های مهم خط فاصله خودکار این است که اگر به طور ناگهانی اندازه را افزایش دهید، فونت را تغییر دهید یا هر عنصر تزئینی را برای متن اضافه کنید، خط خط خود به خود تنظیم می شود.

اگر گزینه "بر اساس عرض" را انتخاب کنید، صفحه به طور کلی ظاهر یک کتاب خوب طراحی شده را به خود می گیرد.

همچنین توصیه نمی شود به طور مستقل خط فاصله را در سند با استفاده از "-" و شکستن خط تنظیم کنید. برای این کار Word از قابلیت Soft Transfer استفاده می کند. کلمه مورد نظر را انتخاب کنید، مکان نما را تنظیم کنید و "CTRL" + "-" را فشار دهید. حالا در صورت لزوم کلمه طبق قوانینی که شما مشخص کردید پیچیده می شود. خط تیره های نرم در سند قابل مشاهده نیستند، بنابراین برای نمایش آنها به برگه بروید " خانه"در فصل" پاراگراف" مطبوعات " همه نشانه ها را نشان دهید».

بازگشت به اصل مطلب" خط فاصله» و کلیک بر روی « کتابچه راهنمای"، برنامه تمام کلماتی را که می توان خط خطی کرد جستجو می کند و گزینه هایی را در مورد نحوه انجام آن به شما نشان می دهد. مکان نما را در جایی که می خواهید قرار دهید و " را فشار دهید آره».

آخرین مورد حداقل تنظیمات است. " خط فاصله در کلمات...» وظیفه دارد که در کلماتی که با حروف بزرگ نوشته می شوند، خط فاصله به طور جداگانه لحاظ شود. بدون پرچم برای آنها استثنا قائل می شود.

در " پهنای ناحیه بسته بندی» فاصله را از لبه ذخیره سازی کلمات پیچیده تا کادر صفحه تنظیم می کند.

« حداکثر عدد…» تعداد موارد مکرر بسته بندی کلمه را برای یک قطعه انتخاب شده یا کل سند محدود می کند.

برای حذف خط تیره، لازم است در بند " خط فاصله» انتخاب گزینه « نه».

یا با حالت فعال نمایش همه نمادها، مواردی که به صورت دستی وارد شده را حذف کنید. اگر تعداد آنها خیلی زیاد بود، می توانید از عملکرد "Replace" استفاده کنید که با دکمه F5 فراخوانی می شود.

در تب جایگزین، روی "کلیک کنید" بیشتر >>> -> « خاص"، انتخاب کنید " انتقال نرمو آن را با یک رشته خالی، بدون فاصله جایگزین کنید.

Word 2003 همچنین دارای ویژگی خط خطی خودکار است. در آن نصب شده است سرویس» -> « زبان» -> « خط فاصله».