Şu anda şirketlerde bilgi alışverişinin otomasyonuyla ilgili sorun ülkemizde en yaygın sorunlardan biri haline geldi. Elektronik belge yönetimi modern teknoloji Bu, işletmedeki tüm süreçlerin yalnızca geliştirilmesine değil, aynı zamanda önemli ölçüde basitleştirilmesine de olanak tanır.
Farklı şirketler için bilginin organizasyonu farklı şekilde sunulur, bazıları için personel yönetiminde ana araçtır, diğerleri için ise üretim sürecinde elde edilen ürünün kendisidir. Bu durumda belirli bir sistemin seçimi, kağıt biçiminde sunulan verilerin amacına bağlıdır.
Doküman otomasyonu nedir ve avantajları nelerdir?
Elektronik belge yönetimi, şirket verilerinin daha akılcı ve daha basit kullanımını kolaylaştıran bir bilgi sistemidir. Astlarla, İnternetle ve çok daha fazlasıyla hızlı bir şekilde iletişim kurmayı mümkün kılan uygun yazılım, e-posta gibi bileşenleri içerir. Her kuruluş için bu kompleks farklı bileşenlerden oluşabilir.
Elektronik belge yönetiminin kağıt muadiline göre başlıca avantajları şunlardır:
- Çok sayıda kriteri kullanarak gerekli dosyaları arayın.
- Üretim belgelerinin kaydı.
- Faaliyetlerinin sonuçlarına göre kuruluş için raporlar hazırlamak.
- Çalışma belgelerini hazırlamak için şablonları kullanma yeteneği.
- Kurumsal mail yoluyla bilgi aktarımı ve personel yönetimi.
- Çalışanların görevlerinin doğru şekilde yerine getirilmesinin izlenmesi ve izlenmesi.
- Çalışanın yetkisine bağlı olarak sistemin belirli bölümlerine erişim haklarını dağıtma yeteneği.
Bunun yanında, daha az değil önemli avantaj belgelerin muhafaza edilmesi elektronik formşirket yönetiminin kağıtlarla çalışan uzmanların personelini azaltabilmesidir. Sistemin yeniden inşa edilmesi ihtiyacı ortaya çıkarsa, işletme bu süreç için mevcut gereksinimleri kolaylıkla yeniden gerçekleştirebilir veya herhangi bir koşulu değiştirebilir.
Kağıttan dijital dokümantasyona geçiş için bir organizasyon nasıl hazırlanır?
Yani elektronik belge yönetiminin ne olduğu sorusuyla her şey açıktır. Artık bir kurumun nelere sahip olması gerektiğini, yeni sisteme geçiş için ne gibi önlemler alması gerektiğini anlamak gerekiyor.
Bir işletmede belge akışını elektronik biçimde uygulamak için, yalnızca teknik açıdan koşulların yaratılması değil, aynı zamanda eğitimin de sağlanması gerekir. yeni iş tüm çalışanlar ve yeniden inşa üretim sürecişirkette.
İş sürecinin özel değişiklikler gerektirmemesi durumunda bilgi sistemi, herhangi bir organizasyonel sorunun çözümü için son teslim tarihlerini ihlal etmeden çok daha hızlı ve daha kaliteli çalışmaya başlayacaktır.
Bir şirket bir EDMS uygulamayı planlıyorsa, her şeyi kademeli olarak uygulaması gerekir ve bir süre sonra tam teşekküllü bir sisteme sahip olacaktır. Böyle bir kompleksin uygulanmasının ön aşaması, eğer mevcut değilse, otomatik ofis çalışmalarının oluşturulmasıdır. Bu önlem, yalnızca organizasyondaki değişikliklerle daha kolay başa çıkmayı mümkün kılmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanları elektronik biçimde sunulacak belgelerle çalışmak üzere eğitmeyi de mümkün kılacak.
İşletmenin sonraki tüm faaliyetlerini etkileyen en önemli faktörü temsil eden, bu konunun teknik değil psikolojik bileşenidir. Ayrıca önemli bir nokta da tek bir üreticiden satın alınan yazılımın kurulumudur, çünkü bu durumda belgelerin hazırlanması ve bakımı ile ilgili tüm süreçlerin yeniden yapılandırılması çok daha kolay ve daha kaliteli gerçekleştirilecektir.
Bir kuruluşta elektronik belge yönetimi için temel gereksinimler şunlardır:
- Gerekli yazılımı kurmanın mümkün olduğu bilgisayar ekipmanının mevcudiyeti.
- İşletmenin doküman yönetimi alanında görev yapan tüm çalışanlarının kendi bilgisayarlarına sahip olması gerekir.
- İşgücü arasındaki iletişim araçlarının mevcudiyeti (e-posta).
- Tüm sisteme hizmet verecek özel birimlerin oluşturulması.
- Şirket yönetiminin olağan el yazısı yerine elektronik dijital imza kullanmaya hazır olması.
Elektronik belge yönetimi görevleri
Çevrimiçi belge yönetimi çok sayıda görevi gerçekleştirmek için tasarlanmıştır.
- Her şeyden önce böyle bir sistem, tüm organizasyonun ve bireysel çalışanların faaliyetlerinin daha etkin yönetimi ve izlenmesi için gereklidir.
- İhtiyaç duyulduğunda işletme yönetimi dahil tüm ekibe hızlı bir şekilde operasyonel bilgi sağlayabilmektedir.
- Personel esnekliği elektronik belge yönetiminin hedeflediği diğer bir hedeftir. Bu, her bir çalışanın faaliyetlerinin, görevlerinin yerine getirilmesine ilişkin sistemde saklanan tüm bilgiler kullanılarak takip edilebileceği anlamına gelir.
- Şirket, tüm süreçleri analiz etmenize ve "zayıf" alanları bulmanıza olanak tanıyan sonuçları günlüğe kaydederek faaliyetlerini özetleme olanağına sahiptir.
Elektronik belge yönetiminin alaka düzeyi aynı zamanda evrak işlerinin yokluğuyla da ilişkilidir. Uygun sistemi uyguladıktan sonra işletmenin büyük miktarda bilgi depolaması ve bunun için özel alanlar tahsis etmesi gerekmeyecektir. Aynı zamanda kuruluş, örneğin üretimi genişletmek için kullanılabilecek bütçe fonlarından önemli ölçüde tasarruf edebilecek. Belgelerin aktarımı veya sürekli hazırlanmasıyla ilgilenmesi gereken belirli pozisyonlar için çalışanları işe almaya gerek yoktur.
Bir kuruluştaki iş süreçlerini basitleştirmenin bir yolu olarak elektronik dijital imza
Şu anda her modern şirketin, elektronik belge yönetimi ve elektronik dijital imza gibi faaliyetlerin organizasyonunda bu tür unsurlara sahip olması gerekmektedir. İşletme kesinlikle kağıtsız üretim desteğine geçmeye karar verdiyse, el yazısı imzanın bu benzeri mevcut olmalıdır.
Elektronik dijital imza, elektronik biçimde hazırlanan herhangi bir belgenin ana unsurudur. Bu bileşen, tüm sistem ve dosyalar için gerekli düzeyde güvenlik sağlar. Böyle bir imzanın oluşturulması, verilerin özel bir anahtar kullanılarak kriptografik dönüştürülmesi yoluyla gerçekleştirilir. Bu yöntem, imza anahtarı sertifikasına sahip olan kişinin kimliğinin belirlenmesini mümkün kılar. Ek olarak, böyle bir aracın kullanılması, belgede herhangi bir hata olup olmadığını kontrol etmenize ve imza sahibinin belirli bir belgeyi reddetme hakkına sahip olmadığı durumlarda koşullar oluşturmanıza olanak tanır.
Şirketlerde neden elektronik dijital imza kullanılıyor?
İşletmede uygulamanın ana hedefleri şunlardır:
- Belgenin orijinalliğinin doğrulanması.
- İmza sahibinin kimliği.
- İmzanın reddedilmemesinin sağlanması.
- Belgelerin tarihlendirilmesi. Bu amaçla, üzerinde belirli bir dosyanın oluşturulma saatinin ve tarihinin bulunduğu özel bir damga kullanılır.
İÇİNDE modern dünya Organizasyonlardaki tüm iş süreçlerinin otomasyonu yeni bir yönü temsil etmiyor girişimcilik faaliyeti. Böyle bir sistemdeki ana araç, gelişmekte olan her şirket için uygulanmasının birinci öncelik olması gereken elektronik belge yönetimidir. Bu kompleks, tüm üretim, organizasyon ve yönetim konularını önemli ölçüde basitleştirmenize olanak tanır. Ayrıca sistem, elektronik belge yönetimi ile çalışmak şirkete geniş bir çalışan kadrosu sağlamayı gerektirmediğinden, iş adamlarının işletme bütçesinden önemli ölçüde tasarruf etmelerine olanak tanır.
Ancak böyle bir sistemi uygulamak için şirketin kompleksin düzgün çalışması için belirli koşullar yaratması gerekir. Bunlar yalnızca uygun teknik ekipmanı değil, aynı zamanda çalışmak için eğitim gerektirecek yazılımın satın alınmasını da içerir. emek kolektifi. Önemli bir nokta aynı zamanda elektronik dijital imza gibi bir unsurun kullanıldığı elektronik belge akışının korunmasıdır. Bir kuruluş yukarıdaki tüm hususları dikkate alırsa, üretim ve yönetim faaliyetleriÇok daha kolay ve daha etkili hale gelecektir.
Elektronik belge yönetimi nedir: Video
Rusya'da kullanım giderek yaygınlaşıyor. Ve bu hiç de şaşırtıcı değil, çünkü dijital imza çoğu durumda tükenmez kalem veya damgayla yapıştırılan ilgili ayrıntılardan daha güvenlidir. Elektronik imza nasıl yapılır? tüzel kişilik? Uygun araç nasıl edinilir?
Dijital imzanın tanımı
Öncelikle dijital imzanın özünü tanımlayalım. dijital imza mı? Bununla, tükenmez kalemle kağıda yazılanlara benzer, ancak yalnızca özel bilgisayar algoritmaları kullanılarak oluşturulan bir belgenin ayrıntılarını kastediyoruz.
Elektronik imzanın temel amacı, bir belgenin belirli bir kişi tarafından imzalandığını doğrulamaktır. Diğerleri arasında faydalı özellikler Elektronik dijital imzanın sahip olduğu belgenin bütünlüğünün, gönderen ile alıcı arasındaki yolda herhangi bir değişiklik bulunmadığının bir belgesidir.
Dijital imzaları kullanma
Dijital imzalar hangi alanlarda kullanılıyor? Neredeyse normal bir imzayla aynı şekilde: işyerlerinde ve devlet kurumlarında, bireylerin katılımıyla yapılan iletişimlerde. Gerekli tüm yasal gereklilikleri karşılayan bir dijital imza, yasal olarak tükenmez kalemle atılan bir imzaya ve bazı durumlarda mühüre eşdeğerdir. hakkında konuşuyoruz tüzel kişiler hakkında.
Elektronik imzaların kullanımı bankacılık sektöründe yaygındır: örneğin, “banka-müşteri” sistemlerinde yetkilendirme yapılırken, bir finansal ürünün kullanıcısına yönelik ilgili mekanizmalar kullanılır. Müşteri, finans ve kredi organizasyonunun benimsediği algoritmaları kullanarak ödeme emirlerini imzalar ve çeşitli başvuru ve taleplerde bulunur.
Bazı durumlarda dijital imza, tükenmez kalemle atılan imzadan daha güvenilir bir gereklilik olarak kabul ediliyor. Bunun nedeni sahteciliğin çok zor olması ve ayrıca yukarıda belirttiğimiz gibi elektronik dijital imza yardımıyla gönderilen dosyalarda değişiklik yapılıp yapılmadığını kontrol edebilmenizdir.
Evrensel elektronik kartlar Rusya Federasyonu'nda yayılmaya başlıyor. Onların yardımıyla vatandaşlar çok sayıda farklı eylem gerçekleştirebilir. Bunların arasında internette belge imzalamak da yer alıyor. Bu nasıl mümkün olabilir? Bu UEC işlevini kullanmak için, bir kart okuyucusu (bir karttan veri okuyabilen ve bunu özel çevrimiçi kanallar aracılığıyla aktarabilen bir cihaz) satın almanız gerekir. PC/SC standardını destekleyen bir cihazın kullanılması gereklidir.
EDS yapısı
Dijital imza nasıl çalışır? Belge kimlik doğrulama mekanizması nasıl çalışır? Çok basit. Elektronik imza başlı başına yalnızca bir kişi (veya kuruluş) tarafından girilebilen bir belge detayıdır. İlgili belge akışı konusu, dijital imzanın yerleştirildiği aracın tek bir kopyasına sahiptir - bu, elektronik imzanın özel anahtarıdır. Kural olarak, tükenmez kalemle yazdığı bir kişinin imzasının benzersiz bir örneğinde olduğu gibi, başka hiç kimse buna sahip değildir. Anahtarlar uzman kuruluşlar - sertifika merkezleri tarafından verilir. Ayrıca Ulaştırma Bakanlığı tarafından da akredite edilebilirler.
Dijital imzayı, herhangi bir sayıda kişinin kullanımına açık olabilecek bir genel anahtar kullanarak okuyabilirsiniz. Bu aracı kullanarak belgenin alıcısı, belgenin belirli bir gönderen tarafından gönderildiğinden ve imzalandığından emin olur. Açık anahtar dijital imzayı tanımıyorsa bu, belgenin gelmesi gereken kişi tarafından eklenmediği anlamına gelir.
Anahtar Sertifikasının İmzalanması
Belge akışının önemli bir unsuru elektronik imza anahtar sertifikasıdır. Genellikle dosyaların göndereni hakkında bilgi içeren elektronik bir veri kaynağıdır. Sertifika, kişinin sahip olduğu anahtarın geçerli olduğunu belgelemektedir. Bu belge aynı zamanda gönderen hakkında temel bilgileri de içerir. Sertifika genellikle verildiği tarihten itibaren 1 yıl süreyle geçerlidir. İlgili imza öğesi, örneğin anahtarın kontrolünü kaybederse veya yanlış ellere düştüğünden şüphelenirse sahibinin inisiyatifiyle de iptal edilebilir. Geçerli bir sertifika olmadan imzalanan belgelerin hukuki geçerliliği yoktur.
Teknolojik açıdan bakıldığında, dijital imza kullanırken dosya alışverişi mekanizması genellikle belirli bir yazılım ortamında uygulanır. Yani dosyalar özel bir yazılım arayüzü kullanılarak özel bir formatta gönderilir ve alınır. Örneğin vergi raporlama alanında belge akışı veya farklı şirketler arasında dosya alışverişi için uyarlanabilir.
Rusya Federasyonu'nda henüz evrensel bir belge alma ve gönderme sistemi oluşturulmamıştır, ancak bu tür çalışmalar devam etmektedir. Başarılı bir şekilde tamamlanması, teorik olarak kağıt belge yönetiminin tamamen yerini alabilecek bir yazılım ortamının oluşturulmasını mümkün kılacaktır, çünkü her vatandaş kişisel imzanın yanı sıra herhangi bir belgeye elektronik imza da ekleyebilecektir. Aslında UEC'nin gelişimi bu yöndeki ilk adımlardan biridir.
Ancak şimdilik sınırlı sayıda kaynağa bu kartı kullanarak elektronik imza atabilirsiniz. Bu nedenle artık elektronik imza doğrulaması yapılıyor. farklı programlar ve bunların kullanımı, belgelerin göndericisi ve alıcısı arasındaki anlaşma ile gerçekleştirilir.
İlgili arayüzlerin dışında dosya alışverişi yapmak da oldukça mümkündür. Bu durumda, her belgeye, özel bir anahtar kullanılarak oluşturulan ve dosyanın alıcısı tarafından genel bir anahtar kullanılarak okunan benzersiz bir şifreye sahip bir metin eki eklenebilir. İlgili algoritmaların eşleşmesi ve yukarıda bahsettiğimiz sertifikanın geçerli olması durumunda belge tanınacaktır.
Ancak söz konusu şifre öyle ya da böyle özel bir program tarafından oluşturulacaktır. Teorik olarak elbette kullanıcılar kendi imzalarını geliştirebilirler - ve bu da resmi olarak elektronik dijital imza olarak kabul edilecektir, ancak bu durumda yeterli düzeyde belge akışı güvenliğinden bahsetmeye gerek yoktur. Büyük şirketlerde genellikle bunun için özel gereksinimler belirlenir. Devlet kurumlarında olduğu gibi. Güvenlik düzeyine bağlı olarak dijital imza türlerini yansıtan yönü daha detaylı inceleyelim.
Dijital imza güvenlik seviyeleri
Belgelerin e-posta yoluyla gönderilmesinin de dijital imza kullanma seçeneklerinden biri olduğunu belirtmekte fayda var. Bu durumda basit bir elektronik imza kullanmaktan bahsediyoruz. Onun “anahtarı” gönderen tarafından girilen şifredir. Elektronik İmza Kanunu bu tür dijital imzaların hukuki açıdan önemli olabilmesine izin vermektedir, ancak kolluk kuvvetleri uygulaması her zaman bu senaryonun uygulanması eşlik etmez. Ve bu anlaşılabilir bir durumdur: Şifre - tamamen teorik olarak - onu bilen ve gönderen gibi davranan herkes tarafından girilebilir.
Dolayısıyla elektronik imzayla ilgili aynı kanun, belge akışında dijital imzaların çok daha güvenli versiyonlarının kullanılabileceğini belirliyor. Bunların arasında güçlendirilmiş ve nitelikli bir dijital imza yer almaktadır. Sahiplerinin ellerinde, taklit edilmesi çok zor olan güvenilir elektronik anahtarların bulunduğunu varsayıyorlar. Tek bir kopya halinde eToken gibi özel bir anahtarlık şeklinde yapılabilirler. Bu aracı ve özel bir programı kullanarak, kişi imzalı belgeleri alıcıya gönderebilir ve alıcı daha sonra elektronik imzayı doğrulamak için genel anahtarı kullanarak dosyaların doğru kaynağını doğrulayabilir.
Nitelikli imzanın özellikleri
Gelişmiş dijital imza ile nitelikli imza arasındaki fark nedir? Teknolojik olarak çok benzer olabilirler ve genel olarak benzer şifreleme algoritmaları kullanabilirler. Ancak nitelikli bir dijital imza durumunda, bunun için bir sertifika bir sertifika merkezi tarafından (İletişim Bakanlığı tarafından akredite edilenler arasından) verilir. Bu tür elektronik imza en güvenli olarak kabul edilir ve çoğu durumda yasal anlamda kağıda manuel olarak yerleştirilen bir belgenin ilgili ayrıntılarına eşittir.
Çoğu durumda, işletmelerin ve bireylerin devlet kurumlarıyla etkileşimi sırasında nitelikli bir dijital imza gerekir; dolayısıyla bu tür iletişim senaryolarında belge tanımlama gereksinimleri çok katı olabilir. Bu durumda, basit bir elektronik imzanın yanı sıra güçlendirilmiş bir dijital imza da onları her zaman tatmin edemez. Akredite sertifikasyon merkezleri kural olarak müşterilerine tavsiyelerde bulunur. optimum görünüm Dijital imza kullanılarak belge akışının gerçekleştirildiği yazılım.
Elektronik imza türleri
Dolayısıyla, Rusya'da herhangi bir zamanda kağıt üzerindeki imzanın yerini alabilecek evrensel bir dijital imza henüz geliştirilmemiştir. Bu nedenle, ele aldığımız araçlar, çeşitli dosya paylaşım amaçlarına uyarlanmış geniş bir çeşitlilik yelpazesinde sunulmaktadır. Belgelerin elektronik imzalarını kullanan en yaygın iletişim türlerine bakalım.
EDS popülerdir ve ticari kuruluşların çeşitli açık artırmalara (Sberbank-AST, RTS-Tender) katılımının yanı sıra, örneğin EDS Birliği üyesi olanlar gibi ticaret platformlarında yer almak için gereklidir. Tüzel kişilerin iflasları ve faaliyetleriyle ilgili gerçekler hakkındaki veritabanlarıyla çalışmak üzere uyarlanmış bir elektronik imza bulunmaktadır.
Gosuslugi.ru portalında kayıtlı tüm kişilere ayrıca elektronik imza verilir. Böylece, kamu hizmetleri daha sonra çevrimiçi olarak sipariş edilebilir - şu veya bu departmana kağıt belge göndermeye gerek yoktur. Vatandaşa çok çeşitli hizmetler sunulmaktadır; hatta yabancı pasaport için çevrimiçi başvuruda bulunabilirsiniz. Gosuslugi.ru portalında kullanılmak üzere dijital imzaların donanım uygulaması seçeneklerinden biri yukarıda bahsettiğimiz UEC'dir.
Elektronik imza nasıl alınır
Rusya Federasyonu'nda evrensel dijital imzaların verilmesine yönelik birleşik bir yapının bulunmaması nedeniyle, elektronik imzaların verilmesiyle uğraşan çok sayıda özel şirket bulunmaktadır. Bunlara yukarıda da belirttiğimiz gibi sertifika merkezleri denir. Bu kuruluşlar aşağıdaki ana işlevleri yerine getirir:
Kullanıcıları, dijital imzaları kullanırken belgelerle çalışmaya yasal olarak yetkili kişiler olarak kaydedin;
Elektronik imza sertifikası verin;
Bazı durumlarda belgelerin dijital imza ile gönderilmesini ve doğrulanmasını sağlarlar.
Dolayısıyla bir vatandaşın veya kuruluşun dijital imzaya ihtiyacı varsa uygun sertifika merkezine gitmesi gerekecek.
Dijital imza almak için belgeler
Tüzel kişi için elektronik imza nasıl verilir? İş için bu kadar kullanışlı bir araç nasıl edinilir? Bu yüzden yapmanız gereken ilk şey bir sertifikasyon merkezi seçmektir. Devlet kurumları tarafından akredite edilen yapılarla iletişime geçmeniz tavsiye edilir. Bu kuruluşların bir listesi Rusya Federasyonu İletişim Bakanlığı'nın web sitesinde - minsvyaz.ru bulunabilir.
Aşağıdaki temel belgeler sertifikasyon merkezine teslim edilmelidir:
Birleşik Devlet Tüzel Kişiler Sicilinden Alıntı;
Sertifikalar: Tüzel kişiliğin tescili üzerine, Federal Vergi Servisi'ne tescil üzerine.
Kuruluşun başkanı için kişisel imza alınmasından bahsediyorsak, söz konusu belge setine genel müdürün göreve atanmasına ilişkin protokolün bir kopyası da eklenmelidir. Şirketin en yüksek yönetim organlarının üyesi olmayan bir çalışan tarafından elektronik dijital imza alınırsa, istihdam emrinin bir kopyası ve vekaletname gereklidir. Doğal olarak bir uzman pasaportuna ve SNILS'e ihtiyacınız olacak.
Gördüğümüz gibi, bir tüzel kişi için elektronik imzanın verilme süreci hiç de karmaşık değil. Bireysel bir girişimci için elektronik imza nasıl alınır?
Çok basit. Aşağıdaki temel belgelere ihtiyaç duyulacaktır:
Birleşik Devlet Bireysel Girişimciler Sicilinden Alıntı;
Sertifikalar: Bireysel girişimci olarak kayıt sırasında ve Federal Vergi Servisi'ne kayıt sırasında;
Pasaport;
Bireysel girişimci, LLC'nin sahibi veya temsilcisi statüsünde olmayan bir kişi elektronik dijital imza almak istiyorsa sertifika merkezine getirmesi gereken tek şey bir INN, pasaport ve ayrıca bir SNILS'tir.
Elektronik imza almak genellikle çok uzun bir süreç değildir. Pek çok sertifika merkezi, ilgili başvuruyu tamamladıktan birkaç saat sonra bir eToken anahtarı veya eşdeğerinin yanı sıra dijital imzaların kullanımına ilişkin talimatları da sağlamaya hazırdır.
Dijital imzalarla çalışmanın pratik nüansları
Tüzel kişiliğe elektronik imzanın nasıl verildiğini ve bu belgenin nasıl elde edilebileceğini inceledik. Şimdi dijital imzaların pratik kullanımına ilişkin bazı dikkate değer nüansları ele alalım.
Bu nedenle, iki veya daha fazla şirket arasındaki belge akışını düzenlerken, şirketlerin dosya alışverişinde hatalardan kaçınmasına yardımcı olacak ve aynı zamanda bu iletişimlerle ilgili tüm yasal gerekliliklere uyumu garanti edecek aracı yapıların hizmetlerine yönelmeniz tavsiye edilir. Arasında optimum seçenekler bu tür anlaşmaların tescili - Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 428. Maddesinde öngörülen katılım anlaşmalarının imzalanması.
Farklı kuruluşlar arasında belge akışını düzenlerken, dijital imzanın doğruluğunun belirlenemediği durumlarda dosyalarla çalışma prosedürünün de onaylanması önerilir. Örneğin elektronik imza anahtarı sertifikasının süresinin dolması durumunda bu mümkündür.
Yazının başında dijital imzaların güvenlik derecelerine göre sınıflandırılmasına baktık. Basit, güçlü ve nitelikli elektronik imzaların doğru kullanımına yönelik mekanizmalar nelerdir?
Bir şirket, başka bir kuruluşla belge alışverişinde bulunurken basit bir dijital imza kullanmaya karar verirse, bu durumda şu sonuca varması gerekir: ek anlaşmalar, böyle bir mekanizmayı güvence altına almak. İlgili anlaşmalar, belgeyi e-posta yoluyla tam olarak kimin gönderdiğini ve dolayısıyla basit bir dijital imza sağladığını belirleyen kuralları yansıtmalıdır.
Eğer bundan bahsediyorsak elektronik ticaret, daha sonra imzanın güçlendirilmesi (en azından) ve bu tür iletişimlerin gerçekleştirildiği belirli bir çevrimiçi platform düzeyinde benimsenen kriterleri karşılaması gerekir.
Devlet kurumlarına raporlama yalnızca nitelikli elektronik imza kullanılarak yapılmalıdır. Uzaktan iş ilişkileri kurmaktan bahsediyorsak (daha yakın zamanda Rusya Federasyonu İş Kanunu bu tür iletişime izin veriyor), bu süreçte nitelikli imza kullanılmalıdır.
İnternet çağında farklı kuruluşlar arasında belge alışverişi süreci çok daha kolay hale geldi. Fakslar giderek geçmişte kalıyor. Ve buradaki mesele sadece e-postanın yoğun kullanımı değil, aynı zamanda elektronik belge yönetimi (EDF) gibi bir etkileşim yönteminin ortaya çıkmasıdır. Bu belgelerin orijinalleriyle aynı yasal güce sahip olacak faturaları, sözleşmeleri, faturaları ve diğer belgeleri birkaç dakika içinde değiştirmenize olanak tanır.
Ve hepsi elektronik belgelere eksiksiz bir şekilde olanak sağlayan elektronik dijital imzanın kullanımı sayesinde yasal güç. Bu, karşı tarafla işbirliği sürecini önemli ölçüde hızlandırdığı ve basitleştirdiği için çok kullanışlıdır.
Doğal olarak tüm bunların işe yaraması için elektronik imzanızın olması gerekir. Bununla birlikte, kişisel imzanızı gerektiren tüm belgeleri imzalayabilirsiniz.
EDI için elektronik imza
Elektronik belge yönetimi için EDS, birçok işletme temsilcisi (ve bireyler da) geçiş yap elektronik yöntem belge alışverişi. Beklenti, EDI'nin yavaş yavaş yerini almasıdır klasik yöntemler, birçok kişinin tanıdık faksı da dahil.
Aynı şehirde bulunan iki taraf için bile EDI kullanarak sözleşme alışverişi yapmak, birbirlerinin ofisine gidip yolda vakit kaybetmekten daha uygundur.
EDF için elektronik imza aşağıdakiler için verilebilir:
- Bireysel.
- Bireysel girişimci.
- Kuruluşun bir temsilcisi (genellikle baş muhasebeci veya genel müdür).
Her durumda, dijital imza gerçek imzaya eşittir, dolayısıyla belgelerin elektronik kopyaları yasal olarak orijinallerine eşdeğerdir.
Elektronik belge yönetimi için elektronik imza nasıl satın alınır?
E-belge akışı için elektronik dijital imzanın yalnızca akredite sertifika merkezlerinde düzenlenmesi gerekir, çünkü bu durumda orijinalliğinden ve sorunsuz çalışacağından emin olabilirsiniz. Nereye başvuracağınızı bilmiyorsanız size hizmetlerimizi sunmaya hazırız.
InfoSaver şirketi, elektronik belge yönetimi de dahil olmak üzere çeşitli amaçlar için elektronik imza sertifikaları düzenlemektedir. Tek ihtiyacınız olan web sitemize bir talep bırakmak veya iletişim numarasından bizi aramak.
Dijital imzaları 15 dakika içinde veriyoruz! Size bir örneğini sunacağımız başvuru formunu doldurmanız, faturayı ödemeniz ve belgelerinizin taranmış kopyalarını göndermeniz yeterlidir.
Bir EDS'nin EDF için maliyeti ne kadardır?
EDI için elektronik imzanın maliyetini web sitemizde görebilirsiniz. Hizmet kalitesini korurken makul fiyatlar sunmaya çalışıyoruz.
Elektronik dijital imzanın alınması veya kullanılmasıyla ilgili sorularınız varsa uzmanlarımıza telefonla sorabilirsiniz. Size tamamen ücretsiz tavsiyelerde bulunacağız! Sizinle işbirliği yapmaktan mutluluk duyacağız! Yardımımıza her zaman güvenebilirsiniz.
Modern iş artık elektronik belge yönetimi ve gibi araçlar olmadan hayal bile edilemez. Bu yöntemin birçok avantajı vardır ve organizasyondaki tüm süreçlerin yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırır. Modern girişimciler giderek daha fazla kullanıyor özel sistemlerŞirketin günlük görevlerini çözmede vazgeçilmez yardımcılar oldukları için faaliyetlerini düzenlemek. Bu tür yazılım sistemleri her süreci otomatikleştirir ve dokümantasyonla ilgili tüm prosedürleri kolaylaştırmanıza olanak tanır.
Elektronik belge yönetiminin işlevleri ve avantajları
Üretim otomasyonu aşağıdaki işlevleri gerçekleştirmek üzere tasarlanmıştır:
- tüm dahili belgelerin yanı sıra gelen ve giden belgelerin kaydı;
- daha sonraki izleme için bunların programa girilmesi;
- elektronik dijital imza yoluyla veri gerçekliğinin doğrulanması;
- referans ve bilgilendirme çalışmalarının yürütülmesi;
- verilerin dosyaya yazılması;
- işletmenin faaliyetlerinin sonuçları hakkında çeşitli raporlar hazırlamak.
Bu tür evrak işlerinin temel avantajı, kuruluşun herhangi bir projesinin bireysel çalışanlar veya yönetim tarafından onaylanması için çok fazla zaman harcamaya gerek olmamasıdır. Bunun nedeni gerekli bilgilerin elektronik olarak gönderilebilmesidir. Bu yöntem evrak işlerini ortadan kaldırır.
Elektronik belge yönetim sisteminin mutlaka kurumsal verilerin hızlı bir şekilde elde edilebileceği güncel bir arşive sahip olması gerekir. Ek olarak, bilgi depolamanın yüksek düzeyde güvenilirliğini sağlar. Referans ve bilgi fonksiyonu yalnızca gerekli olanı seçmeyi mümkün kılar. şu andaŞirketin kağıtlar için bir depolama tesisi oluşturma konusunda önemli miktarda tasarruf etmesini sağlayan belgeler.
En önemli özellik, verilerin kimlik doğrulaması için hala daha basitleştirilmiş bir prosedürdür. Kağıt üzerindeki bilgiler, mühür, tarih, imza ve işletmenin ayrıntıları gibi onaylayıcı unsurların varlığını gerektiriyorsa, elektronik formdaki belge akışı, elektronik dijital imzanın kullanılmasını içerir. Dijital imzanın temel avantajı, onu aynı anda birden fazla belge için kullanabilme yeteneğidir.
Elektronik dijital imza
Bu ofis yönetim aracı, kuruluşun faaliyetlerine dahil olan tüm belgelerin korunmasını sağlamak için gereklidir. Özel bir anahtarla güvence altına alınan verilerin kriptografik dönüşümü olarak temsil edilir. Varlığı, imzanın sahibini tanımlamanıza olanak tanır ve bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesine yardımcı olur. Yasal olarak, elektronik belge yönetiminin böyle bir unsuru, kağıda yapıştırılmış el yazısı imzayla karşılaştırılabilir.
Elektronik dijital imzanın üstesinden gelmek üzere tasarlandığı ana görevler şunlardır:
- sahteciliğe karşı bilgi güvenliğinin sağlanması;
- anahtar sertifikasının sahibinin belirlenmesi;
- Verilerde herhangi bir bozulmanın tespiti.
Elektronik-dijital dijital imza belge akışının kendine has bir özelliği vardır. Bu, bu aracın mantıksal doğasında yatmaktadır. Kimlik doğrulamayı (değişiklikleri kontrol etmeyi) ve sahibini tanımayı mümkün kılar.
Oluşturulan bir imzanın orijinalliği nasıl belirlenir ve ne gibi avantajlara sahiptir?
Gerçekliğini analiz etmek için yetkili kişinin kimliğinin belirlenmesinin yanı sıra bilginin doğruluğunun da tespit edilmesi gerekmektedir. Bunu yapmanın tek yolu, şirket verilerinin ve belgelerinin kapsamlı bir analizinin yapılacağı mahkemeye ilgili bir talepte bulunmaktır.
Elektronik dijital imza kullanmanın başlıca avantajları şunlardır:
- Uzakta bulunan kuruluşlarla ortaklık kurma fırsatı.
- Elektronik belgelerin kopyaları eşdeğerdir.
- İmza geliştirmedeki her aşamanın özel donanım ve yazılım kullanılarak otomasyonu.
- Şirket çalışanlarının verimliliğini arttırmak.
Sistemin bu unsurunun tüm avantajlarına rağmen dezavantajları da vardır. Bu nedenle güvenilir bir imza oluşturmak için özel hukuki, organizasyonel ve teknik destek araçlarının kullanılması zorunludur. Teknik koruma yöntemleri kriptografi yöntemlerini içerir. Benzersiz bir karakter dizisinin oluşturulmasıyla ifade edilirler, bu sayede yalnızca dijital imzanın yaratıcısını tanımakla kalmaz, aynı zamanda belgenin orijinalliğini de kontrol edebilirsiniz.
Kriptografik koruma, veri şifreleme ve benzersiz bir imzalama anahtarının geliştirilmesi şeklinde sunulur. Bu yöntem herhangi bir bilgiyi dönüştürürken eylemlerin açıklamasının gerçekleştirildiği bir algoritmadır. Anahtar ise bu yöntemin temeli olarak yaratılmıştır.
Veri şifreleme yöntemlerinin sınıflandırılması
Şu anda iki tür şifreleme vardır:
- Simetrik. Bir ortak tarafından oluşturulan anahtarın diğerine aktarılmasını içerir. Bu durumda bilgiyi şifrelemek ve şifreyi çözmek için yalnızca bir anahtar gerekir.
- Asimetrik. Özel matematiksel hesaplamalar kullanılır. Bu durumda, aynı anda iki anahtar geliştirilir: bunlardan biri şifreleme unsuru olarak kullanılır, diğeri ise verilerin şifresini çözmek için kullanılır. İlk anahtar imzanın sahibinde kalır ve özel veya özel olarak adlandırılır. İkinci unsur geniş bir insan çevresine (kuruluşun çalışanlarına) sağlanabilir.
Teknolojik ilerleme tüm alanları etkiledi profesyonel aktivite eski çalışma yöntemlerinin yerine yeni modern yaklaşımlar sunan insanlara. Bu evrensel keşiflerden biri, oluşturulduğu andan yürütmenin tamamlanmasına kadar belge hareketi ile ilgili çeşitli sorunları çözmeyi mümkün kılan elektronik belge yönetimi ve elektronik dijital imzalardı.
Dijital imza nedir?
Dijital faks, el yazısı imzanın elektronik versiyonudur. Özel matematiksel algoritmalar ve kriptografik şifreleme sistemleri kullanılarak oluşturulur. Bu karmaşık tasarım, çıktıda tüketicinin standart bir özellik olarak gördüğü kodlanmış bir diziye dönüştürülür. Elektronik belge yönetimine yönelik dijital imza, orijinaliyle aynı yasal statüye sahiptir. Dijital imzanın yasallığı ilgili makamlarca güvence altına alınır. Federal yasa No. 1 “Elektronik dijital imza hakkında.”
Dijital imzanın yapısı
Elektronik faks, işlevsel ve güvenlik programlama öğelerinden oluşan oldukça özel bir yapı sistemine sahiptir. Bu nedenle, Edo için klasik bir dijital imzanın şunları içermesi gerekir:
- elektronik mührün genel anahtarının bu sertifikanın sahibine uygunluğunu teyit eden bir sertifika;
- imzayı doğrulayan genel anahtar (aynı şifre);
- dijital imzayı etkinleştiren ve elektronik belgeleri onaylamanıza olanak tanıyan özel bir anahtar.
Her iki tuş da yalnızca her iki tarafta kullanıldığında birlikte çalışır. Ayrıca orijinal elektronik imza, değişmezliğini ve güvenliğini izleyen özel bir sertifika merkezi tarafından desteklenmektedir.
Nasıl ve nerede kullanılır?
Belge yönetimi için dijital imza, bir belgeyi sahteciliğe karşı korumak için tasarlanmıştır ve belgenin yazarlığını veya yasallığını kolayca belirlemenize olanak tanır. Faks kullanma yöntemi basittir ve belirli bir sırayla gerçekleştirilir. Çoğu zaman dijital imza şu amaçlarla kullanılır:
- devlet kurumlarında elektronik raporlama;
- tamamlanan işin sertifikaları;
- faturalar;
- küçük miktarlarda para karşılığında sözleşmeler ve işlemler.
Faturaların dijital imzası da aktif olarak kullanılmakta, orijinal belgelerin karşı tarafa gönderilme hızına katkıda bulunmakta, belge akışıyla çalışmayı optimize etmekte ve düzenleme maliyetlerini azaltmaktadır. Dijital imzanın kullanılmadığı bir istisna, miras belgesi ve yalnızca tek nüsha halinde oluşturulan işlemlerdir.
Dijital imzanın avantajları
- Bir belgeyi sahteciliğe ve izinsiz görüntülemeye karşı korumak.
- Bilgi bütünlüğünün sağlanması.
- Bir belgenin orijinalliğini ve yazarının belirlenmesi.
- Evrak süresini azaltmak.
- El yazısı imzanın tam bir alternatifi.
- Yasallık.
Özel bir kayıt merkezinden satın alınabilen belge akışına yönelik yüksek kaliteli elektronik imza, tüm belge akışının güvenliğini ve verimliliğini garanti eder.