इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आणि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी: व्यवसायात अर्ज. दस्तऐवज प्रवाहासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी

सध्या, कंपन्यांमधील माहिती एक्सचेंजच्या ऑटोमेशनशी संबंधित समस्या आपल्या देशात सर्वात सामान्य बनली आहे. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आहे आधुनिक तंत्रज्ञान, जे केवळ विकसित करण्यासच नव्हे तर एंटरप्राइझमधील सर्व प्रक्रिया लक्षणीयरीत्या सुलभ करण्यास देखील अनुमती देते.

वेगवेगळ्या कंपन्यांसाठी, माहितीची संस्था वेगळ्या प्रकारे सादर केली जाते, काहींसाठी ते कर्मचारी व्यवस्थापनाचे मुख्य साधन आहे, इतरांसाठी ते स्वतः उत्पादन आहे, जे उत्पादन प्रक्रियेदरम्यान प्राप्त होते. या प्रकरणात, विशिष्ट प्रणालीची निवड कागदाच्या स्वरूपात सादर केलेल्या डेटाच्या उद्देशावर अवलंबून असते.

दस्तऐवज ऑटोमेशन म्हणजे काय आणि त्याचे फायदे काय आहेत?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन ही एक माहिती प्रणाली आहे जी कंपनी डेटाचा अधिक तर्कसंगत आणि सोपा वापर सुलभ करते. यात योग्य सॉफ्टवेअर, ई-मेल यासारख्या घटकांचा समावेश आहे, ज्यामुळे अधीनस्थांशी त्वरित संपर्क साधणे शक्य होते, इंटरनेट आणि बरेच काही. प्रत्येक संस्थेसाठी, या कॉम्प्लेक्समध्ये भिन्न घटक असू शकतात.

कागदाच्या समकक्षापेक्षा इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे मुख्य फायदे आहेत:

1. असंख्य निकष वापरून आवश्यक फाइल्स शोधा.
2. उत्पादन दस्तऐवजीकरणाची नोंदणी.
3. संस्थेच्या क्रियाकलापांच्या परिणामांवर आधारित अहवाल तयार करणे.
4. कार्यरत कागदपत्रे काढण्यासाठी टेम्पलेट्स वापरण्याची क्षमता.
5. कॉर्पोरेट मेलद्वारे माहिती आणि कर्मचारी व्यवस्थापनाचे हस्तांतरण.
6. कर्मचारी कर्तव्याच्या योग्य कामगिरीचे निरीक्षण आणि देखरेख.
7. कर्मचाऱ्यांच्या अधिकारावर अवलंबून सिस्टमच्या काही विभागांमध्ये प्रवेश करण्यासाठी अधिकार वितरित करण्याची क्षमता.

याशिवाय, कमी नाही महत्त्वाचा फायदामध्ये कागदपत्रे राखणे इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मकंपनीचे व्यवस्थापन कागदपत्रांसह काम करणाऱ्या तज्ञांचे कर्मचारी कमी करू शकते. सिस्टमची पुनर्बांधणी करण्याची आवश्यकता असल्यास, एंटरप्राइझ सहजपणे या प्रक्रियेसाठी विद्यमान आवश्यकता पुन्हा करू शकते किंवा कोणत्याही अटी बदलू शकते.

कागदापासून डिजिटल दस्तऐवजात संक्रमणासाठी संस्था कशी तयार करावी?

तर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन काय आहे या प्रश्नासह, सर्वकाही स्पष्ट आहे. आता हे समजून घेणे आवश्यक आहे की एखाद्या संस्थेकडे काय असावे आणि नवीन प्रणालीमध्ये संक्रमण करण्यासाठी कोणते उपाय केले पाहिजेत.

एखाद्या एंटरप्राइझमध्ये इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात दस्तऐवज प्रवाहाची अंमलबजावणी करण्यासाठी, केवळ तांत्रिक दृष्टिकोनातूनच परिस्थिती निर्माण करणे आवश्यक नाही तर प्रशिक्षित करणे देखील आवश्यक आहे. नवीन नोकरीसर्व कर्मचारी आणि पुनर्बांधणी उत्पादन प्रक्रियाकंपनी मध्ये.

व्यवसाय प्रक्रियेत विशेष बदलांची आवश्यकता नसल्यास, माहिती प्रणाली कोणत्याही संस्थात्मक समस्यांचे निराकरण करण्याच्या अंतिम मुदतीचे उल्लंघन न करता, अधिक जलद आणि चांगल्या गुणवत्तेसह कार्य करण्यास सुरवात करेल.

जर एखाद्या कंपनीने EDMS कार्यान्वित करण्याची योजना आखली असेल, तर तिला सर्वकाही हळूहळू लागू करणे आवश्यक आहे आणि काही काळानंतर तिच्याकडे संपूर्ण प्रणाली असेल. अशा कॉम्प्लेक्सच्या अंमलबजावणीसाठी प्राथमिक टप्पा म्हणजे स्वयंचलित कार्यालयीन कामाची निर्मिती, जर एखादे अस्तित्वात नसेल. या उपायामुळे केवळ संस्थेतील बदलांना सहजपणे सामोरे जाणे शक्य होणार नाही तर कर्मचाऱ्यांना कागदपत्रांसह कार्य करण्यास प्रशिक्षित करणे देखील शक्य होईल, जे इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात सादर केले जाईल.

एंटरप्राइझच्या त्यानंतरच्या सर्व क्रियाकलापांवर प्रभाव टाकणारा हा सर्वात महत्वाचा घटक या समस्येचा तांत्रिक घटक नसून तो मानसशास्त्रीय आहे. याव्यतिरिक्त, एक महत्त्वाचा मुद्दा म्हणजे एका निर्मात्याकडून खरेदी केलेल्या सॉफ्टवेअरची स्थापना, कारण या प्रकरणात कागदपत्रे तयार करणे आणि देखभाल करण्याशी संबंधित सर्व प्रक्रियांची पुनर्रचना करणे खूप सोपे आणि चांगल्या गुणवत्तेसह केले जाईल.

एंटरप्राइझमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी मूलभूत आवश्यकता आहेत:

1. संगणक उपकरणांची उपलब्धता ज्यासाठी आवश्यक सॉफ्टवेअर स्थापित करणे शक्य आहे.
2. दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या क्षेत्रात कर्तव्ये पार पाडणाऱ्या एंटरप्राइझच्या सर्व कर्मचाऱ्यांकडे त्यांचे स्वतःचे पीसी असणे आवश्यक आहे.
3. कर्मचारी वर्ग (ई-मेल) दरम्यान संवाद साधण्याच्या साधनांची उपलब्धता.
4. संपूर्ण प्रणालीची सेवा करण्यासाठी विशेष युनिट्सची निर्मिती.
5. नेहमीच्या हस्तलिखिताऐवजी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी वापरण्याची कंपनी व्यवस्थापनाची तयारी.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कार्ये

ऑनलाइन दस्तऐवज व्यवस्थापन मोठ्या प्रमाणात कार्ये करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे.

1. सर्व प्रथम, संपूर्ण संस्था आणि वैयक्तिक कर्मचार्यांच्या क्रियाकलापांचे अधिक प्रभावी व्यवस्थापन आणि देखरेख करण्यासाठी अशी प्रणाली आवश्यक आहे.
2. एंटरप्राइझच्या व्यवस्थापनासह संपूर्ण टीमला जेव्हा गरज भासते तेव्हा ते ऑपरेशनल माहितीसह त्वरित प्रदान करण्यास सक्षम आहे.
3. कार्मिक लवचिकता हे आणखी एक ध्येय आहे जे इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे उद्दिष्ट आहे. याचा अर्थ असा की प्रत्येक कर्मचाऱ्याच्या कार्याचा मागोवा त्याच्या कर्तव्याच्या कामगिरीबद्दल सिस्टममध्ये संग्रहित सर्व माहिती वापरून केला जाऊ शकतो.
4. कंपनीला परिणाम लॉग करून त्याच्या क्रियाकलापांचा सारांश देण्याची संधी आहे, जे आपल्याला सर्व प्रक्रियांचे विश्लेषण करण्यास आणि "कमकुवत" क्षेत्रे शोधण्याची परवानगी देते.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाची प्रासंगिकता कागदपत्रांच्या अनुपस्थितीशी देखील संबंधित आहे. योग्य प्रणाली अंमलात आणल्यानंतर, एंटरप्राइझला मोठ्या प्रमाणात माहिती संग्रहित करावी लागणार नाही आणि त्यासाठी विशेष परिसर वाटप करावा लागणार नाही. त्याच वेळी, संस्था आपल्या बजेट निधीची लक्षणीय बचत करण्यास सक्षम असेल, ज्याचा वापर केला जाऊ शकतो, उदाहरणार्थ, उत्पादनाचा विस्तार करण्यासाठी. विशिष्ट पदांसाठी कर्मचार्यांना नियुक्त करण्याची आवश्यकता नाही ज्यांना कागदपत्रे हस्तांतरित करणे किंवा त्यांची सतत तयारी करणे आवश्यक आहे.

एंटरप्राइझमधील व्यवसाय प्रक्रिया सुलभ करण्याचे साधन म्हणून इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी

सध्या, प्रत्येक आधुनिक कंपनीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आणि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी यासारख्या क्रियाकलापांच्या संघटनेत असे घटक असणे आवश्यक आहे. जर एंटरप्राइझने निश्चितपणे पेपरलेस उत्पादन समर्थनावर स्विच करण्याचा निर्णय घेतला असेल तर हस्तलिखित स्वाक्षरीचे हे ॲनालॉग उपस्थित असणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात काढलेल्या कोणत्याही दस्तऐवजाचा मुख्य घटक म्हणजे इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी. हा घटक संपूर्ण सिस्टीम आणि फाइल्सना आवश्यक सुरक्षा प्रदान करतो. अशा स्वाक्षरीची निर्मिती खाजगी की वापरून डेटाच्या क्रिप्टोग्राफिक परिवर्तनाद्वारे केली जाते. ही पद्धत स्वाक्षरी की प्रमाणपत्राच्या मालकीची व्यक्ती ओळखणे शक्य करते. याव्यतिरिक्त, अशा साधनाचा वापर आपल्याला कोणत्याही त्रुटींसाठी दस्तऐवज तपासण्याची आणि स्वाक्षरीकर्त्यास विशिष्ट दस्तऐवज नाकारण्याचा अधिकार नसताना परिस्थिती निर्माण करण्यास अनुमती देतो.

कंपन्यांमध्ये इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी का वापरली जाते?

एंटरप्राइझमध्ये अंमलबजावणीची मुख्य उद्दिष्टे आहेत:

1. दस्तऐवजाच्या सत्यतेची पुष्टी.
2. स्वाक्षरीकर्त्याची ओळख.
3. स्वाक्षरी नाकारणे सुनिश्चित करणे.
4. दस्तऐवजीकरण डेटिंग. या उद्देशासाठी, एक विशेष मुद्रांक वापरला जातो, ज्यावर विशिष्ट फाइल तयार करण्याची वेळ आणि तारीख स्थित आहे.

IN आधुनिक जगसंस्थांमधील सर्व व्यवसाय प्रक्रियांचे ऑटोमेशन नवीन दिशा दर्शवत नाही उद्योजक क्रियाकलाप. अशा प्रणालीतील मुख्य साधन म्हणजे इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन, ज्याची अंमलबजावणी प्रत्येक विकसनशील कंपनीसाठी सर्वोच्च प्राधान्य असावी. हे कॉम्प्लेक्स आपल्याला सर्व उत्पादन, संस्थात्मक आणि व्यवस्थापन समस्या लक्षणीयरीत्या सुलभ करण्यास अनुमती देते. याव्यतिरिक्त, सिस्टम व्यावसायिकांना एंटरप्राइझच्या बजेटमधून पैशांची लक्षणीय बचत करण्यास अनुमती देते, कारण इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासह काम करण्यासाठी कंपनीला मोठ्या प्रमाणात कर्मचारी प्रदान करण्याची आवश्यकता नसते.

तथापि, अशा प्रणालीची अंमलबजावणी करण्यासाठी, कंपनीने कॉम्प्लेक्सच्या योग्य कार्यासाठी विशिष्ट परिस्थिती निर्माण करणे आवश्यक आहे. यामध्ये केवळ योग्य तांत्रिक उपकरणेच नव्हे तर सॉफ्टवेअरची खरेदी देखील समाविष्ट आहे, ज्यासह कार्य करण्यासाठी प्रशिक्षण देखील आवश्यक असेल. कामगार सामूहिक. एक महत्त्वाचा मुद्दाइलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाहाचे संरक्षण देखील आहे, ज्याच्या निर्मितीसाठी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीसारखा घटक वापरला जातो. जर एखाद्या संस्थेने वरील सर्व मुद्दे विचारात घेतले तर ते निश्चितपणे सांगू शकते की उत्पादन आणि व्यवस्थापन क्रियाकलापते खूप सोपे आणि अधिक प्रभावी होईल.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन म्हणजे काय: व्हिडिओ

रशियामध्ये वापर वाढत्या प्रमाणात होत आहे. आणि हे अजिबात आश्चर्यकारक नाही, कारण डिजिटल स्वाक्षरी अनेक प्रकरणांमध्ये बॉलपॉईंट पेन किंवा स्टॅम्पसह चिकटलेल्या संबंधित तपशीलांपेक्षा अधिक सुरक्षित आहे. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी केली जाते कायदेशीर अस्तित्व? योग्य साधन कसे मिळवायचे?

डिजिटल स्वाक्षरीची व्याख्या

प्रथम, डिजिटल स्वाक्षरीचे सार परिभाषित करूया. डिजिटल स्वाक्षरी? याद्वारे आमचा अर्थ कागदावर बॉलपॉईंट पेनने ठेवलेल्या कागदपत्रांसारखाच असतो, परंतु केवळ विशेष संगणक अल्गोरिदम वापरून तयार केला जातो.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीचा मुख्य उद्देश म्हणजे एखाद्या दस्तऐवजावर विशिष्ट व्यक्तीची स्वाक्षरी आहे याची पुष्टी करणे. इतरांमध्ये उपयुक्त गुणधर्म, जे इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी आहे, हे दस्तऐवजाच्या अखंडतेचे प्रमाणपत्र आहे, प्रेषक आणि प्राप्तकर्ता यांच्यातील मार्गावर त्यात कोणतेही बदल नसणे.

डिजिटल स्वाक्षरी वापरणे

डिजिटल स्वाक्षरी कोणत्या क्षेत्रात वापरली जातात? जवळजवळ नियमित स्वाक्षरी प्रमाणेच: व्यवसाय आणि सरकारी संस्थांमध्ये, व्यक्तींच्या सहभागासह संप्रेषणांमध्ये. सर्व आवश्यक कायदेशीर आवश्यकता पूर्ण करणारी डिजिटल स्वाक्षरी कायदेशीररित्या बॉलपॉईंट पेनने केलेल्या स्वाक्षरीच्या समतुल्य असते आणि काही प्रकरणांमध्ये, सील, जर आम्ही बोलत आहोतकायदेशीर संस्थांबद्दल.

बँकिंग क्षेत्रात इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरींचा वापर सामान्य आहे: उदाहरणार्थ, "बँक-क्लायंट" सिस्टममध्ये अधिकृत करताना, आर्थिक उत्पादनाच्या वापरकर्त्यासाठी संबंधित यंत्रणा वापरल्या जातात. आर्थिक आणि क्रेडिट संस्थेने स्वीकारलेल्या अल्गोरिदमचा वापर करून, क्लायंट पेमेंट ऑर्डरवर स्वाक्षरी करतो आणि विविध अनुप्रयोग आणि विनंत्या करतो.

काही प्रकरणांमध्ये, बॉलपॉईंट पेनने केलेल्या स्वाक्षरीपेक्षा डिजिटल स्वाक्षरी ही अधिक विश्वासार्ह आवश्यकता मानली जाते. हे बनावट करणे खूप कठीण आहे या वस्तुस्थितीमुळे आहे आणि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीच्या मदतीने, आम्ही वर नमूद केल्याप्रमाणे, आपण पाठविलेल्या फायलींमध्ये बदल केले आहेत की नाही हे तपासू शकता.

युनिव्हर्सल इलेक्ट्रॉनिक कार्ड रशियन फेडरेशनमध्ये पसरू लागले आहेत. त्यांच्या मदतीने नागरिक मोठ्या प्रमाणात विविध कृती करू शकतात. यापैकी इंटरनेटवर कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करणे आहे. हे कसे शक्य आहे? हे UEC फंक्शन वापरण्यासाठी, तुम्हाला कार्ड रीडर खरेदी करणे आवश्यक आहे - एक डिव्हाइस जे कार्डवरून डेटा वाचण्यास आणि विशेष ऑनलाइन चॅनेलद्वारे प्रसारित करण्यास सक्षम आहे. PC/SC मानकांना सपोर्ट करणारे उपकरण वापरणे आवश्यक आहे.

ईडीएस रचना

डिजिटल स्वाक्षरी कशी कार्य करते? दस्तऐवज प्रमाणीकरण यंत्रणा कशी कार्य करते? अगदी साधे. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीस्वतःच एक दस्तऐवज तपशील आहे जो केवळ एका व्यक्तीद्वारे (किंवा संस्था) प्रविष्ट केला जाऊ शकतो. दस्तऐवज प्रवाहाच्या संबंधित विषयामध्ये डिजिटल स्वाक्षरी ठेवलेल्या साधनाची एकच प्रत असते - ही इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची खाजगी की आहे. नियमानुसार, इतर कोणाकडेही नाही, जसे की एखाद्या व्यक्तीच्या ऑटोग्राफचे एक अद्वितीय उदाहरण आहे, जे तो बॉलपॉईंट पेनने लिहितो. विशेष संस्था - प्रमाणन केंद्रांद्वारे की जारी केल्या जातात. त्यांना दळणवळण मंत्रालयाकडून मान्यताही मिळू शकते.

आपण सार्वजनिक की वापरून डिजिटल स्वाक्षरी वाचू शकता, जे यामधून, कितीही लोकांच्या विल्हेवाटीवर असू शकते. या साधनाचा वापर करून, दस्तऐवजाचा प्राप्तकर्ता खात्री करतो की तो विशिष्ट प्रेषकाने पाठविला आणि त्यावर स्वाक्षरी केली आहे. जर सार्वजनिक की डिजिटल स्वाक्षरी ओळखत नसेल, तर याचा अर्थ असा की ज्या व्यक्तीकडून दस्तऐवज आला पाहिजे त्या व्यक्तीने ती चिकटवली नाही.

स्वाक्षरी की प्रमाणपत्र

दस्तऐवज प्रवाहाचा एक महत्त्वाचा घटक म्हणजे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी की प्रमाणपत्र. हा सहसा इलेक्ट्रॉनिक डेटा स्त्रोत असतो ज्यामध्ये फायली पाठवणाऱ्याबद्दल माहिती असते. प्रमाणपत्र एखाद्या व्यक्तीच्या मालकीची किल्ली वैध असल्याचे प्रमाणित करते. या दस्तऐवजात प्रेषकाबद्दल मूलभूत माहिती देखील आहे. प्रमाणपत्र जारी केल्याच्या तारखेपासून साधारणपणे 1 वर्षासाठी वैध असते. संबंधित स्वाक्षरी घटक त्याच्या मालकाच्या पुढाकाराने देखील रद्द केला जाऊ शकतो, उदाहरणार्थ, जर त्याने किल्लीवरील नियंत्रण गमावले किंवा ती चुकीच्या हातात पडल्याची शंका असेल. वैध प्रमाणपत्राशिवाय स्वाक्षरी केलेल्या कागदपत्रांना कायदेशीर शक्ती नसते.

तांत्रिक दृष्टिकोनातून, डिजिटल स्वाक्षरी वापरताना फाइल्सची देवाणघेवाण करण्याची यंत्रणा सामान्यतः विशिष्ट सॉफ्टवेअर वातावरणात लागू केली जाते. म्हणजेच, विशिष्ट सॉफ्टवेअर इंटरफेस वापरून फायली एका विशेष स्वरूपात पाठवल्या आणि प्राप्त केल्या जातात. हे रूपांतरित केले जाऊ शकते, उदाहरणार्थ, कर अहवालाच्या क्षेत्रातील दस्तऐवज प्रवाहासाठी किंवा विविध कंपन्यांमधील फाइल्सची देवाणघेवाण करण्यासाठी.

रशियन फेडरेशनमध्ये दस्तऐवज प्राप्त करण्यासाठी आणि पाठविण्यासाठी एक सार्वत्रिक प्रणाली अद्याप तयार केली गेली नाही, परंतु असे कार्य चालू आहे. त्याच्या यशस्वी पूर्ततेमुळे एक सॉफ्टवेअर वातावरण तयार करणे शक्य होईल जे सैद्धांतिकदृष्ट्या, कागदी दस्तऐवज व्यवस्थापन पूर्णपणे बदलण्यास सक्षम असेल, कारण प्रत्येक नागरिक, वैयक्तिक ऑटोग्राफसह, कोणत्याही कागदपत्रांवर इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी देखील जोडण्यास सक्षम असेल. वास्तविक, UEC चा विकास या दिशेने पहिले पाऊल आहे.

परंतु आतासाठी, तुम्ही मर्यादित संसाधनांवर हे कार्ड वापरून इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी ठेवू शकता. म्हणून, आता इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी केली जाते विविध कार्यक्रम, आणि त्यांचा वापर कागदपत्रे प्रेषक आणि प्राप्तकर्ता यांच्यातील कराराद्वारे केला जातो.

संबंधित इंटरफेसच्या बाहेर फाइल्सची देवाणघेवाण करणे देखील शक्य आहे. या प्रकरणात, प्रत्येक दस्तऐवज एका अनन्य सायफरसह मजकूर घालासह पूरक केला जाऊ शकतो, जो खाजगी की वापरून तयार केला जातो आणि सार्वजनिक एक वापरून फाइलच्या प्राप्तकर्त्याद्वारे वाचतो. संबंधित अल्गोरिदम जुळल्यास दस्तऐवज ओळखला जाईल आणि आम्ही वर नमूद केलेले प्रमाणपत्र वैध आहे हे देखील प्रदान केले जाईल.

तथापि, प्रश्नातील सायफर एका विशिष्ट प्रोग्रामद्वारे तयार केला जाईल. सैद्धांतिकदृष्ट्या, अर्थातच, वापरकर्ते स्वतःचा विकास करू शकतात - आणि हे औपचारिकपणे इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी देखील मानले जाईल, परंतु या प्रकरणात दस्तऐवज प्रवाह सुरक्षिततेच्या पुरेशा पातळीबद्दल बोलण्याची आवश्यकता नाही. मोठ्या कंपन्यांमध्ये, त्यासाठी विशेष आवश्यकता स्थापित केल्या जातात. सरकारी संस्थांप्रमाणेच. सुरक्षिततेच्या पातळीनुसार डिजिटल स्वाक्षरींचे प्रकार प्रतिबिंबित करणाऱ्या पैलूचा अधिक तपशीलवार अभ्यास करूया.

डिजिटल स्वाक्षरी सुरक्षा स्तर

हे नोंद घ्यावे की ई-मेलद्वारे कागदपत्रे पाठवणे हा देखील डिजिटल स्वाक्षरी वापरण्याचा एक पर्याय आहे. या प्रकरणात, आम्ही एक साधी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी वापरण्याबद्दल बोलत आहोत. त्याची "की" हा प्रेषकाने प्रविष्ट केलेला पासवर्ड आहे. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवरील कायदा परवानगी देतो की या प्रकारच्या डिजिटल स्वाक्षरी कायदेशीरदृष्ट्या महत्त्वपूर्ण असू शकतात, परंतु कायद्याची अंमलबजावणी सरावया परिस्थितीच्या अंमलबजावणीमध्ये नेहमीच सोबत नसते. आणि हे समजण्याजोगे आहे: संकेतशब्द - पूर्णपणे सैद्धांतिकदृष्ट्या - ज्याला हे माहित आहे आणि प्रेषक असल्याचे भासवणारे कोणीही ते प्रविष्ट करू शकतात.

म्हणून, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवरील समान कायदा हे निर्धारित करतो की डिजिटल स्वाक्षरीच्या अधिक सुरक्षित आवृत्त्या दस्तऐवज प्रवाहात वापरल्या जाऊ शकतात. यापैकी एक मजबूत आणि पात्र डिजिटल स्वाक्षरी आहे. ते असे गृहीत धरतात की त्यांच्या मालकांच्या हातात विश्वसनीय इलेक्ट्रॉनिक चाव्या आहेत, ज्या बनावट करणे फार कठीण आहे. ते eToken सारख्या विशेष कीचेनच्या स्वरूपात बनवले जाऊ शकतात - एकाच कॉपीमध्ये. हे साधन आणि एक विशेष प्रोग्राम वापरुन, एखादी व्यक्ती स्वाक्षरी केलेले दस्तऐवज प्राप्तकर्त्यास पाठवू शकते, जे नंतर, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची पडताळणी करण्यासाठी सार्वजनिक की वापरून, फायलींचे योग्य मूळ सत्यापित करू शकतात.

पात्र स्वाक्षरीची वैशिष्ट्ये

वर्धित डिजिटल स्वाक्षरी आणि पात्र यांच्यात काय फरक आहे? तांत्रिकदृष्ट्या, ते खूप समान असू शकतात आणि सामान्यतः समान एन्क्रिप्शन अल्गोरिदम वापरू शकतात. परंतु पात्र डिजिटल स्वाक्षरीच्या बाबतीत, त्याचे प्रमाणपत्र प्रमाणन केंद्राद्वारे जारी केले जाते (संप्रेषण मंत्रालयाद्वारे मान्यताप्राप्त लोकांपैकी). या प्रकारची इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी सर्वात सुरक्षित मानली जाते आणि बहुतेक प्रकरणांमध्ये कागदावर व्यक्तिचलितपणे ठेवलेल्या दस्तऐवजाच्या संबंधित तपशीलाशी कायदेशीर अर्थाने समतुल्य केले जाते.

बऱ्याच प्रकरणांमध्ये, सरकारी संस्थांसह व्यवसाय आणि व्यक्तींच्या परस्परसंवादादरम्यान पात्र डिजिटल स्वाक्षरी आवश्यक असते, म्हणून अशा संप्रेषण परिस्थितींमध्ये दस्तऐवज ओळखण्यासाठी आवश्यकता खूप कठोर असू शकते. या प्रकरणात, एक मजबूत डिजिटल स्वाक्षरी नेहमीच त्यांना संतुष्ट करू शकत नाही, अर्थातच, एक साधी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी उल्लेख करू शकत नाही. मान्यताप्राप्त प्रमाणन केंद्रे, नियमानुसार, त्यांच्या ग्राहकांना शिफारस करतात इष्टतम दृश्यसॉफ्टवेअर ज्याच्या मदतीने डिजिटल स्वाक्षरी वापरून दस्तऐवज प्रवाह चालविला जातो.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीचे प्रकार

तर, कागदावरील स्वाक्षरी कोणत्याही वेळी बदलण्यास सक्षम सार्वत्रिक डिजिटल स्वाक्षरी अद्याप रशियामध्ये विकसित केलेली नाही. म्हणून, आम्ही विचार करत असलेली साधने विविध प्रकारच्या फाईल सामायिकरण उद्देशांसाठी रुपांतरित केलेल्या विविध प्रकारांमध्ये सादर केली जातात. दस्तऐवजांची इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी वापरणारे संप्रेषणांचे सर्वात सामान्य प्रकार पाहू या.

EDS लोकप्रिय आहेत, विविध लिलावांमध्ये (Sberbank-AST, RTS-Tender) व्यावसायिक संस्थांच्या सहभागासाठी तसेच ट्रेडिंग प्लॅटफॉर्मवर उपस्थितीसाठी आवश्यक आहे, उदाहरणार्थ, जे EDS असोसिएशनचे सदस्य आहेत. कायदेशीर संस्थांच्या दिवाळखोरी आणि त्यांच्या क्रियाकलापांशी संबंधित तथ्यांवर डेटाबेससह कार्य करण्यासाठी एक इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी आहे.

Gosuslugi.ru पोर्टलवर, सर्व नोंदणीकृत व्यक्तींना इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी देखील दिली जाते. अशा प्रकारे, सार्वजनिक सेवा नंतर ऑनलाइन ऑर्डर केल्या जाऊ शकतात - एक किंवा दुसर्या विभागाकडे कागदी दस्तऐवज सबमिट करण्याची आवश्यकता नाही. नागरिकांसाठी विविध सेवा उपलब्ध आहेत; तुम्ही परदेशी पासपोर्टसाठी ऑनलाइन अर्ज देखील करू शकता. Gosuslugi.ru पोर्टलवर वापरण्यासाठी डिजिटल स्वाक्षरीच्या हार्डवेअर अंमलबजावणीसाठी पर्यायांपैकी एक UEC आहे, ज्याचा आम्ही वर उल्लेख केला आहे.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी मिळवायची

रशियन फेडरेशनमध्ये सार्वत्रिक डिजिटल स्वाक्षरी जारी करण्यासाठी एकत्रित संरचनेच्या अनुपस्थितीमुळे, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी जारी करण्यात मोठ्या संख्येने खाजगी कंपन्या गुंतलेल्या आहेत. आम्ही वर नमूद केल्याप्रमाणे त्यांना प्रमाणन केंद्र म्हणतात. या संस्था खालील मुख्य कार्ये करतात:

डिजिटल स्वाक्षरी वापरताना दस्तऐवजांसह कार्य करण्यासाठी कायदेशीररित्या अधिकृत विषय म्हणून वापरकर्त्यांची नोंदणी करा;

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी प्रमाणपत्र जारी करा;

काही प्रकरणांमध्ये, ते डिजिटल स्वाक्षरीसह दस्तऐवज पाठवणे आणि पडताळणे सुनिश्चित करतात.

अशा प्रकारे, एखाद्या नागरिकाला किंवा संस्थेला डिजिटल स्वाक्षरीची आवश्यकता असल्यास, त्यांना योग्य प्रमाणन केंद्राकडे जावे लागेल.

डिजिटल स्वाक्षरी मिळविण्यासाठी कागदपत्रे

कायदेशीर घटकासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी दिली जाते? व्यवसायासाठी असे उपयुक्त साधन कसे मिळवायचे? तर, तुम्हाला सर्वप्रथम प्रमाणन केंद्र निवडण्याची आवश्यकता आहे. सरकारी संस्थांद्वारे मान्यताप्राप्त असलेल्या संरचनांशी संपर्क साधण्याचा सल्ला दिला जातो. या संस्थांची यादी रशियन फेडरेशनच्या कम्युनिकेशन मंत्रालयाच्या वेबसाइटवर आढळू शकते - minsvyaz.ru.

खालील मूलभूत कागदपत्रे प्रमाणन केंद्रात सादर करणे आवश्यक आहे:

कायदेशीर संस्थांच्या युनिफाइड स्टेट रजिस्टरमधून अर्क;

प्रमाणपत्रे: कायदेशीर घटकाच्या नोंदणीवर, फेडरल कर सेवेसह नोंदणीवर.

जर आपण संस्थेच्या प्रमुखासाठी वैयक्तिक स्वाक्षरी मिळविण्याबद्दल बोलत असाल तर, दस्तऐवजांचा उल्लेख केलेला संच सामान्य संचालकांच्या पदावर नियुक्तीच्या प्रोटोकॉलच्या प्रतीसह पूरक असणे आवश्यक आहे. कंपनीच्या सर्वोच्च व्यवस्थापन संस्थांचा सदस्य नसलेल्या कर्मचाऱ्याकडून इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी प्राप्त झाल्यास, त्याच्या नोकरीवरील ऑर्डरची प्रत तसेच पॉवर ऑफ ॲटर्नी आवश्यक आहे. स्वाभाविकच, तुम्हाला तज्ञाचा पासपोर्ट आणि SNILS आवश्यक असेल.

जसे आपण पाहू शकतो, कायदेशीर घटकासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी जारी केलेली प्रक्रिया अजिबात क्लिष्ट नाही. वैयक्तिक उद्योजकासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी मिळवायची?

अगदी साधे. खालील मूलभूत कागदपत्रांची आवश्यकता असेल:

वैयक्तिक उद्योजकांच्या युनिफाइड स्टेट रजिस्टरमधून अर्क;

प्रमाणपत्रे: वैयक्तिक उद्योजक म्हणून नोंदणीवर आणि फेडरल कर सेवेसह नोंदणीवर;

पासपोर्ट;

वैयक्तिक उद्योजक, मालक किंवा LLC च्या प्रतिनिधीच्या स्थितीत नसलेल्या व्यक्तीला इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी घ्यायची असेल, तर त्याला प्रमाणन केंद्रात फक्त INN, पासपोर्ट आणि SNILS आणण्याची आवश्यकता आहे.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी मिळवणे ही सहसा फार मोठी प्रक्रिया नसते. अनेक प्रमाणन केंद्रे eToken की किंवा त्याच्या समतुल्य प्रदान करण्यास तयार आहेत, तसेच संबंधित अर्ज पूर्ण केल्यानंतर काही तासांत डिजिटल स्वाक्षरी वापरण्याच्या सूचना.

डिजिटल स्वाक्षरीसह कार्य करण्याच्या व्यावहारिक बारकावे

कायदेशीर घटकासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी जारी केली जाते आणि हे साधन कसे मिळवायचे याचा आम्ही अभ्यास केला आहे. आता डिजिटल स्वाक्षरीच्या व्यावहारिक वापरातील काही उल्लेखनीय बारकावे विचारात घेऊ या.

अशा प्रकारे, दोन किंवा अधिक कंपन्यांमध्ये दस्तऐवज प्रवाह आयोजित करताना, मध्यस्थ संरचनांच्या सेवांकडे वळण्याचा सल्ला दिला जातो ज्यामुळे कंपन्यांना फाइल्सची देवाणघेवाण करताना चुका टाळण्यास मदत होईल आणि या संप्रेषणांसंबंधी सर्व कायदेशीर आवश्यकतांचे पालन करण्याची हमी देखील मिळेल. मध्ये इष्टतम पर्यायअशा करारांची नोंदणी - रशियन फेडरेशनच्या नागरी संहितेच्या अनुच्छेद 428 मध्ये प्रदान केलेल्या प्रवेश कराराचा निष्कर्ष.

वेगवेगळ्या संस्थांमधील दस्तऐवज प्रवाहाचे आयोजन करताना, डिजिटल स्वाक्षरीची सत्यता निश्चित केली जाऊ शकत नाही अशा प्रकरणांमध्ये फायलींसह कार्य करण्याची प्रक्रिया मंजूर करण्याची देखील शिफारस केली जाते. उदाहरणार्थ, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी की प्रमाणपत्र कालबाह्य झाल्यास हे शक्य आहे.

लेखाच्या सुरुवातीला, आम्ही सुरक्षिततेच्या डिग्रीनुसार डिजिटल स्वाक्षरींचे वर्गीकरण पाहिले. साध्या, मजबूत आणि पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरींचा योग्य वापर करण्यासाठी कोणती यंत्रणा आहे?

जर एखाद्या कंपनीने दुसऱ्या संस्थेशी कागदपत्रांची देवाणघेवाण करताना साधी डिजिटल स्वाक्षरी वापरण्याचा निर्णय घेतला, तर तो निष्कर्ष काढणे आवश्यक आहे अतिरिक्त करार, अशी यंत्रणा सुरक्षित करणे. संबंधित करारांनी ई-मेलद्वारे दस्तऐवज नेमका कोणी पाठवला हे ठरवण्यासाठीचे नियम प्रतिबिंबित केले पाहिजेत आणि त्याद्वारे एक साधी डिजिटल स्वाक्षरी प्रदान केली पाहिजे.

जर आपण याबद्दल बोलत आहोत इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग, नंतर स्वाक्षरी मजबूत करणे आवश्यक आहे (किमान) आणि विशिष्ट ऑनलाइन प्लॅटफॉर्मच्या स्तरावर स्वीकारलेल्या निकषांची पूर्तता करणे आवश्यक आहे जिथे असे संप्रेषण केले जाते.

सरकारी एजन्सींना अहवाल देणे केवळ पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी वापरून केले पाहिजे. जर आपण अंतरावर कामगार संबंध स्थापित करण्याबद्दल बोलत आहोत (अलीकडे, रशियन फेडरेशनचा कामगार संहिता या प्रकारच्या संप्रेषणास परवानगी देतो), तर या प्रक्रियेत एक पात्र स्वाक्षरी वापरली जाणे आवश्यक आहे.

इंटरनेटच्या युगात, विविध संस्थांमध्ये कागदपत्रांची देवाणघेवाण करण्याची प्रक्रिया खूप सोपी झाली आहे. फॅक्स हळूहळू भूतकाळातील गोष्टी बनत आहेत. आणि येथे मुद्दा केवळ ई-मेलचा प्रचंड वापर नाही तर इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन (EDF) सारख्या परस्परसंवादाच्या पद्धतीचा उदय देखील आहे. हे तुम्हाला पावत्या, करार, पावत्या आणि इतर दस्तऐवजांची काही मिनिटांत देवाणघेवाण करण्यास अनुमती देते, ज्यात या कागदपत्रांच्या मूळ प्रमाणेच कायदेशीर शक्ती असेल.

आणि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी वापरल्याबद्दल सर्व धन्यवाद, जे इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रे पूर्ण देते कायदेशीर शक्ती. हे अतिशय सोयीचे आहे, कारण ते प्रतिपक्षासह सहकार्याची प्रक्रिया लक्षणीयरीत्या वेगवान आणि सुलभ करते.

स्वाभाविकच, हे सर्व कार्य करण्यासाठी, आपल्याकडे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे. त्यासह, आपण कोणत्याही कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करू शकता ज्यासाठी आपली वैयक्तिक स्वाक्षरी आवश्यक आहे.

EDI साठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी ईडीएस अधिकाधिक मागणी होत आहे, कारण अनेक व्यावसायिक प्रतिनिधी (आणि व्यक्तीखूप) वर स्विच करा इलेक्ट्रॉनिक पद्धतकागदपत्रांची देवाणघेवाण. EDI हळूहळू बदलेल अशी शक्यता आहे क्लासिक पद्धती, अनेकांना परिचित फॅक्ससह.

एकाच शहरात असलेल्या दोन पक्षांसाठी, एकमेकांच्या कार्यालयात जाण्यापेक्षा, रस्त्यावर वेळ वाया घालवण्यापेक्षा EDI वापरून कराराची देवाणघेवाण करणे अधिक सोयीचे आहे.

ईडीएफसाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी यासाठी जारी केली जाऊ शकते:

• वैयक्तिक.
• वैयक्तिक उद्योजक.
• संस्थेचा प्रतिनिधी (सामान्यत: मुख्य लेखापाल किंवा सामान्य संचालक).

प्रत्येक बाबतीत, डिजिटल स्वाक्षरी वास्तविक स्वाक्षरीशी समतुल्य असते, म्हणून कागदपत्रांच्या इलेक्ट्रॉनिक प्रती कायदेशीररित्या मूळच्या समतुल्य असतात.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी कशी खरेदी करावी?

केवळ मान्यताप्राप्त प्रमाणन केंद्रांवर ई-दस्तऐवज प्रवाहासाठी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी जारी करणे आवश्यक आहे, कारण या प्रकरणात आपण त्याच्या सत्यतेबद्दल खात्री बाळगू शकता आणि ते कोणत्याही अडचणीशिवाय कार्य करेल. तुम्हाला कुठे वळायचे हे माहित नसल्यास, आम्ही तुम्हाला आमच्या सेवा देण्यास तयार आहोत.

InfoSaver कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासह विविध उद्देशांसाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी प्रमाणपत्रे जारी करते. आपल्याला फक्त आमच्या वेबसाइटवर विनंती सोडण्याची किंवा संपर्क क्रमांकावर कॉल करण्याची आवश्यकता आहे.

आम्ही 15 मिनिटांत डिजिटल स्वाक्षरी जारी करतो! तुम्हाला फक्त एक अर्ज भरायचा आहे, ज्याचा एक नमुना आम्ही तुम्हाला देऊ, बिल भरू आणि तुमच्या कागदपत्रांच्या स्कॅन केलेल्या प्रती पाठवू.

EDF साठी EDS ची किंमत किती आहे?

तुम्ही आमच्या वेबसाइटवर EDI साठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची किंमत पाहू शकता. सेवेची गुणवत्ता राखून आम्ही वाजवी किमती देण्याचा प्रयत्न करतो.

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी मिळवण्याबाबत किंवा वापरण्यासंबंधी तुम्हाला काही प्रश्न असल्यास, तुम्ही आमच्या तज्ञांना फोनद्वारे विचारू शकता. आम्ही तुम्हाला पूर्णपणे विनामूल्य सल्ला देऊ! आम्हाला तुमच्यासोबत सहकार्य करण्यात आनंद होईल! तुम्ही नेहमी आमच्या मदतीवर अवलंबून राहू शकता.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आणि यासारख्या साधनांशिवाय आधुनिक व्यवसायाची यापुढे कल्पना केली जाऊ शकत नाही. या पद्धतीचे बरेच फायदे आहेत आणि संस्थेतील सर्व प्रक्रियांचे व्यवस्थापन मोठ्या प्रमाणात सुलभ करते. आधुनिक उद्योजक वाढत्या प्रमाणात वापरत आहेत विशेष प्रणालीत्यांच्या क्रियाकलापांचे नियमन करण्यासाठी, कारण ते कंपनीची दैनंदिन कामे सोडवण्यासाठी अपरिहार्य सहाय्यक आहेत. अशा सॉफ्टवेअर प्रणाली प्रत्येक प्रक्रिया स्वयंचलित करतात आणि आपल्याला दस्तऐवजीकरणाशी संबंधित सर्व प्रक्रिया सुलभ करण्यास अनुमती देतात.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाची कार्ये आणि त्याचे फायदे

उत्पादन ऑटोमेशन खालील कार्ये करण्यासाठी डिझाइन केले आहे:

• सर्व अंतर्गत, तसेच येणारे आणि जाणारे दस्तऐवजांची नोंदणी;
• त्यानंतरच्या देखरेखीसाठी त्यांना प्रोग्राममध्ये प्रवेश करणे;
• इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीद्वारे डेटाच्या सत्यतेची पुष्टी;
• संदर्भ आणि माहिती कार्य पार पाडणे;
• फाइलमधील डेटा राइट-ऑफ;
• एंटरप्राइझच्या क्रियाकलापांच्या परिणामांवर विविध अहवाल तयार करणे.

अशा कागदपत्रांचा मुख्य फायदा असा आहे की वैयक्तिक कर्मचारी किंवा व्यवस्थापनाद्वारे संस्थेच्या कोणत्याही प्रकल्पाच्या मंजुरीसाठी जास्त वेळ खर्च करण्याची आवश्यकता नाही. हे आवश्यक माहिती इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने पाठविण्याच्या क्षमतेमुळे आहे. ही पद्धत पेपरवर्क काढून टाकते.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये वर्तमान संग्रहण असणे आवश्यक आहे, ज्याच्या मदतीने कॉर्पोरेट डेटा त्वरित प्राप्त केला जाऊ शकतो. याव्यतिरिक्त, ते माहिती संचयनाची उच्च पातळीची विश्वासार्हता प्रदान करते. संदर्भ आणि माहिती फंक्शन केवळ आवश्यक असलेल्या गोष्टी निवडणे शक्य करते या क्षणीदस्तऐवजीकरण, जे कंपनीला कागदपत्रांसाठी स्टोरेज सुविधा तयार करण्यावर महत्त्वपूर्ण पैसे वाचविण्यास अनुमती देते.

सर्वात महत्त्वाचे वैशिष्ट्य म्हणजे डेटा प्रमाणीकरणासाठी अजून सोपी प्रक्रिया आहे. कागदावरील माहितीसाठी सील, तारीख, स्वाक्षरी आणि एंटरप्राइझचे तपशील यासारख्या पुष्टीकरण घटकांची उपस्थिती आवश्यक असल्यास, इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात दस्तऐवज प्रवाहात इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीचा वापर समाविष्ट असतो. डिजिटल स्वाक्षरीचा मुख्य फायदा म्हणजे एकाच वेळी अनेक दस्तऐवजांसाठी वापरण्याची क्षमता.

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी

संस्थेच्या क्रियाकलापांमध्ये गुंतलेल्या सर्व कागदपत्रांचे संरक्षण सुनिश्चित करण्यासाठी हे कार्यालय व्यवस्थापन साधन आवश्यक आहे. हे खाजगी की द्वारे सुरक्षित केलेल्या डेटाचे क्रिप्टोग्राफिक परिवर्तन म्हणून प्रस्तुत केले जाते. त्याची उपस्थिती आपल्याला स्वाक्षरीचा मालक ओळखण्यास अनुमती देते आणि माहितीच्या सत्यतेची पुष्टी करण्यात मदत करते. कायदेशीररित्या, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचा असा घटक हस्तलिखित स्वाक्षरीशी तुलना करता येतो, जो कागदावर चिकटलेला असतो.

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी ज्या मुख्य कार्यांना सामोरे जाण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे ते आहेत:

• बनावट विरुद्ध माहिती सुरक्षा सुनिश्चित करणे;
• मुख्य प्रमाणपत्राचा मालक ओळखणे;
• डेटामधील कोणत्याही विकृतीचा शोध.

इलेक्ट्रॉनिक-डिजिटल डिजिटल स्वाक्षरीदस्तऐवज प्रवाहात स्वतःचे वैशिष्ठ्य आहे. हे या साधनाच्या तार्किक स्वरूपामध्ये आहे. हे प्रमाणीकरण (बदल तपासा), तसेच त्याच्या मालकास ओळखणे शक्य करते.

तयार केलेल्या स्वाक्षरीची सत्यता कशी ठरवायची आणि त्याचे कोणते फायदे आहेत?

त्याच्या सत्यतेचे विश्लेषण करण्यासाठी, अधिकृत व्यक्ती ओळखणे आवश्यक आहे, तसेच माहितीचे सत्य स्थापित करणे आवश्यक आहे. हे करण्याचा एकमेव मार्ग म्हणजे न्यायालयात संबंधित दावा दाखल करणे, जेथे कंपनीच्या डेटाचे आणि त्याच्या दस्तऐवजीकरणाचे सखोल विश्लेषण केले जाईल.

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी वापरण्याचे मुख्य फायदे आहेत:

1. दूरस्थ असलेल्या संस्थांसह भागीदारी स्थापित करण्याची संधी.
2. इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रांच्या प्रती समतुल्य आहेत.
3. विशेष हार्डवेअर आणि सॉफ्टवेअर वापरून स्वाक्षरी विकासातील प्रत्येक टप्प्याचे ऑटोमेशन.
4. कंपनी कर्मचाऱ्यांची उत्पादकता वाढवणे.

सिस्टमच्या या घटकाचे सर्व फायदे असूनही, त्याचे तोटे देखील आहेत. अशा प्रकारे, विश्वासार्ह स्वाक्षरी तयार करण्यासाठी, कायदेशीर, संस्थात्मक आणि तांत्रिक समर्थनाची विशेष साधने वापरणे अत्यावश्यक आहे. संरक्षणाच्या तांत्रिक पद्धतींमध्ये क्रिप्टोग्राफी पद्धतींचा समावेश होतो. ते वर्णांच्या अद्वितीय क्रमाच्या निर्मितीमध्ये व्यक्त केले जातात, ज्यामुळे आपण केवळ डिजिटल स्वाक्षरीच्या निर्मात्यालाच ओळखू शकत नाही तर सत्यतेसाठी दस्तऐवज देखील तपासू शकता.

क्रिप्टोग्राफिक संरक्षण डेटा एन्क्रिप्शन आणि अनन्य साइनिंग कीच्या विकासाच्या स्वरूपात सादर केले जाते. ही पद्धतएक अल्गोरिदम आहे ज्याच्या मदतीने कोणतीही माहिती बदलताना क्रियांचे वर्णन केले जाते. की साठी म्हणून, ते या पद्धतीचा आधार म्हणून तयार केले आहे.

डेटा एन्क्रिप्शन पद्धतींचे वर्गीकरण

सध्या, दोन प्रकारचे एन्क्रिप्शन आहेत:

1. सममितीय. यात एका भागीदाराने तयार केलेली की दुसऱ्याकडे हस्तांतरित करणे समाविष्ट आहे. या प्रकरणात, माहिती एन्क्रिप्ट आणि डिक्रिप्ट करण्यासाठी फक्त एक की आवश्यक आहे.
2. असममित. विशेष गणितीय गणना वापरली जाते. या प्रकरणात, दोन की एकाच वेळी विकसित केल्या जातात: त्यापैकी एक एन्क्रिप्शन घटक म्हणून वापरला जातो आणि दुसरा डेटा डिक्रिप्ट करण्यासाठी वापरला जातो. पहिली की स्वाक्षरीच्या मालकाकडे राहते आणि तिला खाजगी किंवा खाजगी म्हणतात. दुसरा घटक लोकांच्या मोठ्या मंडळाला (संस्थेचे कर्मचारी) प्रदान केला जाऊ शकतो.

तंत्रज्ञानाच्या प्रगतीचा सर्व क्षेत्रांवर परिणाम झाला आहे व्यावसायिक क्रियाकलापलोक, जुन्या कामाच्या पद्धती बदलण्यासाठी नवीन आधुनिक पध्दती देतात. या सार्वत्रिक शोधांपैकी एक म्हणजे इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आणि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी, ज्यामुळे दस्तऐवजांच्या निर्मितीपासून ते अंमलबजावणी पूर्ण होईपर्यंत विविध समस्यांचे निराकरण करणे शक्य होते.

डिजिटल स्वाक्षरी म्हणजे काय?

डिजिटल फॅसिमाईल ही हस्तलिखित स्वाक्षरीची इलेक्ट्रॉनिक आवृत्ती आहे. हे विशेष गणिती अल्गोरिदम आणि क्रिप्टोग्राफिक एन्क्रिप्शन सिस्टम वापरून तयार केले आहे. हे जटिल डिझाइन आउटपुटवर एन्कोड केलेल्या स्ट्रिंगमध्ये रूपांतरित केले जाते, ज्याला ग्राहक एक मानक गुणधर्म म्हणून पाहतो. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी डिजिटल स्वाक्षरीची कायदेशीर स्थिती मूळ सारखीच असते. डिजिटल स्वाक्षरीची कायदेशीरता संबंधिताद्वारे सुरक्षित केली जाते फेडरल कायदाक्रमांक 1 "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीवर."

डिजिटल स्वाक्षरीची रचना

इलेक्ट्रॉनिक फॅसिमाईलमध्ये एक विशिष्ट बांधकाम प्रणाली असते, ज्यामध्ये कार्यात्मक आणि सुरक्षा प्रोग्रामिंग घटक असतात. अशा प्रकारे, Edo साठी क्लासिक डिजिटल स्वाक्षरीमध्ये हे असणे आवश्यक आहे:

• या प्रमाणपत्राच्या मालकास इलेक्ट्रॉनिक सीलच्या सार्वजनिक कीच्या पत्रव्यवहाराची पुष्टी करणारे प्रमाणपत्र;
• स्वाक्षरीची पडताळणी करणारी सार्वजनिक की (समान पासवर्ड);
• एक खाजगी की जी डिजिटल स्वाक्षरी सक्रिय करते आणि तुम्हाला इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रमाणित करण्याची परवानगी देते.

दोन्ही की दोन्ही बाजूंनी वापरल्या जातात तेव्हाच काम करतात. तसेच, मूळ इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी एका विशेष प्रमाणन केंद्राद्वारे समर्थित आहे जे त्याच्या अपरिवर्तनीयता आणि सुरक्षिततेचे परीक्षण करते.

ते कसे आणि कुठे वापरायचे?

दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी डिजिटल स्वाक्षरी हे दस्तऐवज बनावटीपासून संरक्षित करण्यासाठी डिझाइन केले आहे आणि तुम्हाला त्याचे लेखकत्व किंवा कायदेशीरपणा सहजपणे स्थापित करण्याची अनुमती देते. फॅसिमाईल वापरण्याची पद्धत सोपी आहे आणि दिलेल्या क्रमाने केली जाते. बर्याचदा, डिजिटल स्वाक्षरी यासाठी वापरली जाते:

• सरकारी संस्थांमध्ये इलेक्ट्रॉनिक अहवाल;
• पूर्ण झालेल्या कामाची प्रमाणपत्रे;
• पावत्या;
• छोट्या रकमेसाठी करार आणि व्यवहार.

इनव्हॉइसेसची डिजिटल स्वाक्षरी देखील सक्रियपणे वापरली जाते, प्रतिपक्षाला मूळ कागदपत्रे पाठविण्याच्या गतीमध्ये योगदान देते, दस्तऐवज प्रवाहासह कार्य ऑप्टिमाइझ करते आणि त्याचे आयोजन करण्यासाठी खर्च कमी करते. अपवाद जेथे डिजिटल स्वाक्षरी वापरली जात नाही ते वारसा प्रमाणपत्र आणि केवळ एकल प्रतींमध्ये तयार केले जाते.

डिजिटल स्वाक्षरीचे फायदे

• बनावट आणि अनधिकृत पाहण्यापासून दस्तऐवजाचे संरक्षण करणे.
• माहितीची अखंडता सुनिश्चित करणे.
• दस्तऐवज आणि त्याच्या लेखकाची सत्यता निश्चित करणे.
• कागदोपत्री वेळ कमी करणे.
• हस्तलिखित स्वाक्षरीची संपूर्ण बदली.
• कायदेशीरपणा.

दस्तऐवज प्रवाहासाठी उच्च-गुणवत्तेची इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी, जी विशिष्ट नोंदणी केंद्रावर खरेदी केली जाऊ शकते, संपूर्ण दस्तऐवज प्रवाहाच्या सुरक्षिततेची आणि कार्यक्षमतेची हमी देते.