Адміністратор бізнес-центру посадова інструкція. Посадова інструкція адміністратора, посадові обов'язки адміністратора, зразок посадової інструкції адміністратора

Посадова інструкція адміністратора- Інструкція, що вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, яка займає цю посаду на підприємстві, фірмі.

ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ АДМІНІСТРАТОРА ЗРАЗОК

────────────────────────────── (Найменування посади)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(підпис) (ініціали, прізвище)

загальні положення

1.1. Адміністратор належить до категорії спеціалістів.

1.2. На посаду адміністратора приймається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту та стаж роботи за фахом не менше 2 років. (Посадова інструкція адміністратора зразок)

1.3. Адміністратор повинен знати:

1.4. Адміністратор у своїй діяльності керується:

• Статутом (Положенням) _______________________________________________;
• справжньою посадовою інструкцією;
• _____________________________________________________________________

1.5. Адміністратор підпорядковується безпосередньо ________________________ (Найменування посади керівника).

1.6. У період відсутності адміністратора(відпустки, хвороби, ін.) його обов'язки виконує працівник, призначений в установленому порядку, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов'язків, покладених на нього у зв'язку із заміщенням.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функції

2.1. Забезпечення ефективного та культурного обслуговування відвідувачів.

2.2. Контроль за збереженням матеріальних цінностей.

Посадові обов'язки

Адміністратор виконує такі обов'язки:

3.1. Здійснює роботу з ефективного та культурного обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов.

3.2. Забезпечує контроль за збереженням матеріальних цінностей.

3.3. Консультує відвідувачівз питань, що стосуються послуг.

3.4. Вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

3.5. Розглядає претензії,пов'язані із незадовільним обслуговуванням відвідувачів, проводить необхідні організаційно-технічні заходи.

3.6. Здійснює контрольза відповідним оформленням приміщень, стежить за розміщенням, оновленням та станом реклами всередині приміщення та на будівлі. (Посадова інструкція адміністратора зразок)

3.7. Забезпечуєчистоту та порядок у приміщенні та на прилеглій до нього або будівлі території.

3.8. Контролює дотримання підлеглими працівниками трудової та виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни.

3.9. Інформує керівництвоорганізації про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, що вживаються заходи щодо їх ліквідації.

3.10. Забезпечує виконання працівниками вказівок керівництва підприємства.

3.11. ________________________________________________________________ (Інші обов'язки).

Права

Адміністратор має право:

4.1. Брати участь у обговоренні проектів рішень керівництва організації. (Посадова інструкція адміністратора зразок)

4.2. За погодженням із безпосереднім керівником залучати до вирішення поставлених перед ним завдань інших працівників.

4.3. Запитувати та отримувати від працівників інших структурних підрозділів необхідну інформацію, документи.

4.4. Брати участь у обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.

4.5. Вимагати від керівництва організації сприяння у виконанні посадових обов'язків.

4.6. _________________________________________________________________ (Інші права).

Відповідальність

5.1. Адміністратор притягається до відповідальності:

• - за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством Російської Федерації; (Посадова інструкція адміністратора зразок)
• - за правопорушення та злочини, скоєні в процесі своєї діяльності, - у порядку, встановленому чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації;
• - за заподіяння матеріальних збитків - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

5.2. ___________________________________________________________________.

Заключні положення

6.1. Ця посадова інструкція розроблена на основіКваліфікаційні характеристики посади «Адміністратор» (Єдинийкваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів таслужбовців. Розділ «Загальногалузеві кваліфікаційні характеристики посадпрацівників, зайнятих на підприємствах, в установах та організаціях»,затверджений Постановою Міністерства праці та соціального розвиткуРосійської Федерації від 21.08.1998 N 37), _________________________________(реквізити інших актівта документів). (Посадова інструкція адміністратора зразок)

6.2. Ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцієюздійснюється прийому працювати (до підписання трудового договору).Факт ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцієюпідтверджується ____________________________________________________________ (розписом у листі ознайомлення, що є невід'ємнимчастиною цієї інструкції (в журналі ознайомлення з посадовцямиінструкціями); в екземплярі посадової інструкції, що зберігаєтьсяу роботодавця; іншим способом). (Посадова інструкція адміністратора зразок)

6.3. ___________________________________________________________________.

Зразки документів

© Посадова інструкція адміністратора зразок

Представлений зразок посадової інструкції адміністраторапідійде для регулювання роботи адміністратора салону краси. Також його можна використовувати під час написання посадової інструкції адміністратора готелю чи клубу. Додайте до тексту документа специфічні посадові обов'язки адміністратора, характерні для вашої організації.

Посадова інструкція адміністратора

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Адміністратор належить до категорії спеціалістів.
1.2. Адміністратор призначається на посаду та звільняється від неї наказом генерального директора компанії за поданням керуючого салоном/готелем/клубом.
1.3. Адміністратор підпорядковується безпосередньо керуючому салоном/готелем/клубом.
1.4. На час відсутності адміністратора його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.5. На посаду адміністратора призначається особа, яка відповідає таким вимогам: середня або середня професійна освіта та стаж аналогічної роботи не менше ніж півроку.
1.6. Адміністратор повинен знати:
- закони, ухвали, розпорядження, накази, інші нормативні акти державних органів з питань надання послуг;
- структуру організації, посадові обов'язки та повноваження працівників організації, режим їхньої роботи;
- правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів;
- види послуг, що надаються.
1.7. Адміністратор керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами підприємства;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки адміністратора

Адміністратор виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Забезпечує роботу з ефективного та культурного обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов.
2.2. Консультує відвідувачів з питань наявності наявних послуг, що проводяться спеціальними акціями, наявністю бонусних програм тощо.
2.3. Веде запис на прийом, інформує спеціалістів про наявний запис, веде клієнтську базу.
2.4. Вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій, розглядає претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів.
2.5. Забезпечує чистоту та порядок у приміщеннях, контролює роботу прибиральниць.
2.6. Контролює дотримання працівниками організації трудової та виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, вимог виробничої санітарії та гігієни.
2.7. Інформує керівництво організації про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації.
2.8. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права адміністратора

Адміністратор має право:
3.1. Знайомитися з рішеннями керівництва організації щодо його діяльності.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Повідомляти свого безпосереднього керівника про всі виявлені в процесі своєї діяльності недоліки та вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.

4. Відповідальність адміністратора

Адміністратор несе відповідальність:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Посадова інструкція адміністратора регламентує трудові відносини. Вона містить функціональні обов'язки, права, види відповідальності працівника, порядок підпорядкування, заняття, звільнення його з посади, вимоги до досвіду, освіти.

Документ створює керівник підрозділу. Стверджує генеральний директор організації.

Наведену нижче типову форму можна використовувати для підготовки посадової інструкції адміністратора торгового залу, фітнес клубу, магазину, готелю, салону краси, ресторану (кафе) тощо.

Ряд положень інструкції може відрізнятись залежно від спеціалізації установи.

Зразок типової посадової інструкції адміністратора

Адміністратор магазина

Адміністратор магазину налагоджує та керує роботою торгового закладу, оформляє приміщення. Фахівець стежить за розташуванням товарів, наявністю та вірністю утримання цінників. До його завдань входить дотримання правил торгівлі, консультування відвідувачів.

Специфічні обов'язки адміністратора магазину:

1. Контроль своєчасного поповнення асортименту товарів, застосування технологічного, торговельного устаткування.

2. Вжиття заходів для прискорення обслуговування відвідувачів.

3. Участь у прийомі, обліку товарно-матеріальних цінностей.

Адміністратор готелю

Адміністратор готелю зустрічає, реєструє, розміщує відвідувачів закладу. До його обов'язків входить забезпечення своєчасної доставки багажу клієнта в номер, інформування про правила установи, послуги.

Специфічні обов'язки адміністратора готелю:

1. Видача ключів клієнтам.

2. Передача кореспонденції, адресованої клієнтам.

3. Забезпечення справного функціонування, своєчасного ремонту устаткування.

4. Контроль над виконанням дисципліни з боку клієнтів.

Адміністратор салону

Адміністратор салону краси записує, приймає клієнтів установи. У його завдання входить забезпечення комфортного перебування, обслуговування відвідувачів, консультування про послуги, акції закладу.

Специфічні обов'язки адміністратора салону краси:

1. Відпустка продукції, представленої в установі.

2. Налагодження організаційного, технічного забезпечення діяльності персоналу закладу.

3. Планування графіка відвідування спеціалістів установи.

Адміністратор ресторану (кафе)

Адміністратор ресторану (кафе) керує роботою закладу. Він підбирає персонал, навчать його, зустрічає, проводжає відвідувачів, налагоджує трудові процеси, вирішує питання, розглядає пропозиції, зауваження відвідувачів.

Специфічні обов'язки адміністратора ресторану (кафе):

1. Ведення комунікації із діловими партнерами, контрагентами, державними органами.

2. Упорядкування планів діяльності закладу.

3. Ведення закупівель товарів, послуг.

4. Контроль фінансових та поточних звітних документів.

Адміністратор виконує великий обсяг завдань і їх важливо ставити конкретно. Пропонуємо до вашої уваги готову посадову інструкцію, а також огляд деяких аспектів роботи керівного співробітника.

Саме зустріч із адміністратором стає початком відвідування компанії. Він зустрічає гостей, допомагає вибрати потрібну процедуру, презентує додаткові послуги. Крім того, до функції співробітника входить розрахунок клієнта, продаж тощо.

Професійний, відповідальний працівник – важлива умова успіху вашого бізнесу. Керуючі можуть бути двох типів:

1. Помічник. Зустрічає гостей, пропонує напої, орієнтує на послуги.
2. Старший співробітник. Уповноважений регулювати запис, спірні моменти у питаннях обслуговування, формувати замовлення косметики та необхідних інструментів. Так його обов'язки включають вирішення господарських питань та конфліктних ситуацій із відвідувачами.

Права адміністратора

1. Знайомитись з проектами рішень керівництва про його діяльність.
2. Вносити в руки керівництва пропозицій, вкладених у вдосконалення роботи, передбаченої обов'язками у межах цієї инструкции.
3. У межах своєї компетенції виносити пропозиції для безпосереднього керівництва з усіх недоліків, виявлених у ході роботи, з внесенням пропозицій щодо їх усунення.
4. Запит особисто або за дорученням керівництва від підрозділів та інших фахівців документи та відомості, які потрібні для виконання своїх посадових обов'язків.
5. Залучення фахівців усіх структурних підрозділів на вирішення завдань, які нею покладено.
6. Вимагати від керівництва сприяти у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

Планування роботи, а також усіх співробітників – важливий етап структурованого підходу до бізнесу. Ми пропонуємо вам скористатися відмінним інструментом планування, оптимізації та автоматизації бьюті-бізнесу – програмою "Арніка".

По-перше, це значно спростить функціонал адміну, по-друге, позбавить всякої плутанини в графіках роботи (а їх складання часом приносить чимало проблем відповідальній особі), по-третє, дозволить в режимі онлайн стежить за роботою з будь-якої точки світу, а майстри при цьому отримають доступ до мобільного додатка з усією необхідною інформацією.

Кому підкоряється

Щоб не виникало суперечок, встановіть чітку та конкретну ієрархію: адміністратор перебуває у підпорядкуванні безпосередньо у директора закладу, керівника відповідного структурного підрозділу чи власника. Коли працівник відсутній (за хворобою, під час відпустки та ін.), виконанням його обов'язків займається особа, призначена в установленому порядку, яка наділяється відповідними правами та відповідальністю за виконання відповідних обов'язків. У тому числі, цією особою може бути сам директор або старший спеціаліст.

Олена Калєтіна, консультант з підбору персоналу «Кадрові технології»:

Багато керівників особливу увагу приділяють особистим якостям. Незалежно від досвіду претендента, він може зіткнутися з відмовою у разі невідповідності свого характеру очікуванням роботодавця. Він працює в колективі, покладається вимога щодо можливості знаходження спільної мови з усіма майстрами та іншими співробітниками.

При цьому він є правою рукою керівника, важливо бути не лише професіоналом, а й людиною, яка викликає довіру.

Зазвичай власник і директор - одна і та сама людина, і, як правило, це жінка. Такі керівники побоюються – щось може порушити порядок їхньої компанії. Вони часто вважають підприємство своїм будинком, із заведеним укладом. Тому наперед часто критично і підозріло ставляться до керуючого. Відповідно, виникає проблема постійного контролю за дрібницями та надмірною опікою нового співробітника. І при цьому немає стандартів посадових обов'язків.

Набагато простіше було б організувати роботу за наявності чіткої посадової інструкції, яка наказувала б відповідний порядок дій у конкретній ситуації.

До чого призведуть грубі помилки у роботі

Наслідком недотримання правил обслуговування клієнтів стає психологічний дискомфорт у закладі. Подібний інцидент може призвести до втрати клієнта. Розмір фінансових втрат через неякісне обслуговування одного клієнта є справді значною сумою.

Будується орієнтовний розрахунок приблизно за наступним принципом. Якщо в середньому клієнт платить 60 доларів на місяць, то річні втрати при розлученні з ним становитимуть 720 доларів. Але на цьому втрати не обмежуються. Адже психологи стверджують – незадоволений клієнт передає своє негативне ставлення та 10 своїм знайомим. А кожен із них буде ділитися цією інформацією зі своїми друзями – не найкраще «сарафанне радіо» виходить. Усього кількість потенційних клієнтів становить 60 осіб.

Незадовільне обслуговування може бути викликано безліччю причин – грубість працівників, неувага до питань клієнта, неякісне прибирання, безлад у холі, неправильний підхід до вирішення конфліктних ситуацій із клієнтами. Не викорінено проблему і «радянського ненав'язливого сервісу та обслуговування», коли адміністратор не приділяє уваги і всім своїм виглядом та діями дає зрозуміти, що питання та потреби клієнта мало кого цікавлять.

Розберемося, що входить до обов'язків і чому ця посада одна з ключових.

Контролювати роботу співробітників та якість виконуваних ними обов'язків ви можете у режимі онлайн у зручній програмі Арніка. Спробуйте зараз.

Вести облік роботи

Обов'язки працівника

Адміністратор повинен організувати якісне обслуговування клієнтів. І тому він координує більшість бізнес-процесів, забезпечуючи необхідними матеріалами та інформацією клієнта, персонал, керівника.

Адміністратор належить до категорії спеціалістів чи керівників. Залежно від кола обов'язків та ступеня самостійності у прийнятті рішень може бути присвоєна кваліфікація – «старший» або «провідний».

Основні завдання та функції

Повинен виконувати низку функцій. Наводимо їх у таблиці нижче.

Обов'язки адміністратора поділяють на тематичні блоки. Розберемося, що має робити адміністратор:

1. Організація та планування діяльності, мета якої – скорочення витрат та підвищення якості обслуговування клієнтів. Тобто контроль за ефективним використанням матеріальних, технічних і трудових ресурсів у процесі діяльності, робота над скороченням витрат. Облік та своєчасне подання звітності керівництву.

2. Робота з касовим апаратом. Видача чеків, прийом оплати за надані послуги.

ВАЖЛИВО
Значна вимога – знання правових актів, чинного законодавства. Ці знання можуть знадобитися в різних напрямках роботи - від представлення інтересів власника при перевірках до розробок рекламних акцій з дотриманням вимог закону "Про рекламу" та "Про зв'язок".

3. Робота з персоналом: вести табель обліку робочого часу, контролювати дотримання робочого графіка, зовнішній вигляд працівників (дрес-код та уніформа).

4. Контроль чистоти, правил та норм охорони праці, техніки безпеки під час обслуговування клієнтів.

5. Системна робота з клієнтською базою: ведення, оновлення та поповнення, а також робота з формування лояльності (розсилка по клієнтам інформації, привітань, нагадувань та ін.)

https://ua.freepik.com

6. Спілкування з клієнтами, а саме – відповіді на всі вхідні дзвінки, консультація (послуги, ціни, продукція) та запис клієнтів – це також має робити адміністратор. Сюди віднесемо зустріч клієнта, ведення клієнта до майстра (знайомство з майстром), супровід клієнта після надання послуги, а також збір інформації для подальшого використання її як основи нових акцій.

7. Оскільки він зобов'язаний контролювати ведення рекламних та інших акцій, його можуть просити застосовувати на практиці основи маркетингу, реклами та мерчендайзингу.

8. У невеликих офісах робота в чомусь аналогічна до роботи офіс-менеджера – він відповідає за працездатність, відстежує наявність паперу в принтері, канцтоварів, туалетного паперу в туалетах.

Також регулює конфлікти, веде книгу відгуків, працює з претензіями.

До обов'язків входить виконання разових доручень керівника

Олена Валєєва, директор студії «Наталія» (Калінінград): «В обов'язки входить відповідати на телефонні дзвінки, записувати, консультувати клієнта, координувати роботу фахівців, допомагати у виборі відповідних процедур, пропонувати та показувати додаткові послуги, продавати косметику для домашнього догляду, контролювати наявність необхідні засоби, справність апаратури, проводити грошові розрахунки, розрахунок заробітної плати працівників. Важливі тактовність та професіоналізм у роботі. Досвідчений, відповідальний та надійний працівник – опора керівника та запорука розвитку компанії. Беручи на роботу управлінця, звертаємо увагу насамперед на особисті якості, професійним можна й доучити».

Вимоги

До адміністратора висуваються певні вимоги. Так, він повинен мати такі знання:

• основи маркетингу та принципи роботи реклами
• основи економіки, організації роботи
• ПК та основні програми, наприклад, 1С
• особливості сфери, наприклад, косметології, нейл-індустрії, візаж
• правила внутрішнього трудового розпорядку
• основи психології
• етичні норми.

https://www.pexels.com

Крім цього мають бути певні вміння. Зазвичай для цієї професії потрібні управлінські та організаційні навички, навички проведення та аналізу маркетингових активностей, навички роботи мерчендайзера та дизайнера з оформлення.

Права

Адміністратор має певні права. До них відносяться:

• вимога від директора створити сприятливі та відповідні вимогам законодавства умови праці
• отримання інформації про всі рішення керівника, якщо вони пов'язані з безпосереднім виконанням трудових функцій
• інформування керівника про проблеми у роботі підприємства та участь у їх усуненні
• прийняття самостійних рішень, що входять до переліку його компетенцій
• внесення пропозицій щодо виконання трудових функцій або діяльності.

Відповідальність

• недбале ставлення до обов'язків
• недотримання розпоряджень директора
• порушення комерційної таємниці
• порушення внутрішнього трудового розпорядку, дисципліни, техніки безпеки та правил пожежної безпеки.

Адміністратор – справжня особа компанії. Він не тільки регулює та організовує роботу, але й знайомить із послугами клієнта і найчастіше є визначальним фактором вибору того чи іншого підприємства клієнтом.