Своими руками

Юридическая сила электронных документов. Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности российских компаний. Они удобны, позволяют не захламлять офис кучей бумаги, а обмениваться такими документами компании могут за считанные секунды. Но что нужно для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу? И как доказать юридическую силу электронного документа в суде?

На эти вопросы отвечает юрист электронной торговой системы B2B-Center Дмитрий Казанцев.

Юридическая сила электронного

документа

Действующее российское законодательство признаёт возможность оформления сделки с помощью электронного документа при условии, что такие документы подписаны электронной подписью. Соответствующие нормы закреплены в ст. 434 Гражданского кодекса РФ и в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Закон №149-ФЗ).

В электронной форме могут оформляться не только контракты, но и первичные и сводные учетные документы - при условии, что они удостоверены электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Статья 169 Налогового кодекса РФ прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и при условии, что электронный счет-фактура подписан квалифицированной электронной подписью руководителя компании либо уполномоченного им лица (порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утверждён приказом Минфина России от 25.04.11 №50н, а форматы для них - приказом ФНС России №ММВ-7-6/138@. прим. авт.).

Таким образом, ключевым элементом любого электронного документа, свидетельствующим о его юридической силе и подтверждающим факт направления надлежащей стороной, является электронная подпись. Её наличие является не последним фактом и в ходе судебного разбирательства, а потому о правовом регулировании электронной подписи необходимо сказать подробнее.

Электронная

В п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закона №63-ФЗ) установлено, что по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Аналогичная норма установлена в п. 3 ст. 11 Закона №149-ФЗ. Это требование сформулировано в виде императивной нормы, однако суды вправе признать надлежащим заверением информации и простую подпись, что они зачастую и делают на практике.

Здесь мы подходим к вопросу о видах электронных подписей, легализованных в современном российском законодательстве. Статья 5 Закона №63-ФЗ называет следующие виды электронной подписи:

1. Простая электронная подпись.

При её применении факт формирования электронной подписи определенным лицом подтверждается путем использования кодов, паролей или иных средств.

2. Усиленная электронная подпись.

Она должна:

1) формироваться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволять определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволять обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создаваться с использованием средств электронной подписи.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Усиленные электронные подписи подразделяются на квалифицированные и неквалифицированные. Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно должен быть указан в квалифицированном сертификате.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Если в соответствии с законодательством или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Такое правило установлено частями 2 и 3 ст. 6 Закона №63-ФЗ. Иными словами, простая и неквалифицированная электронные подписи соответствуют автографу, а усиленная подпись соответствует удостоверению документа подписью и печатью. Таким образом, усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.

Электронный

документ в суде

Документы, отправляемые посредством электронной почты, в соответствии с приведённой выше классификацией можно назвать подписанными простой электронной подписью. Однако суд может признать обмен такими документами надлежащим заключением договора, если обстоятельства дела свидетельствуют о реальности совершения сделки: например, осуществляется поставка товара, что подтверждается счетами-фактурами, товарными накладными и платежными поручениями. В частности, такая правовая позиция подтверждена определением ВАС РФ от 17.10.08 №13675/08.

Электронный документ предоставляется в суд в распечатанном виде с проставлением удостоверения руководителя или уполномоченного сотрудника организации, предоставляющей в суд данный документ. Данное удостоверение должно свидетельствовать о том, что распечатанная бумажная копия соответствует электронному оригиналу. Если документ подписан простой электронной подписью, то из представленной распечатки должны быть ясны по крайней мере дата и время формирования такого электронного документа и сторона, направившая этот документ. Если электронный документ подписан усиленной подписью, то в распечатке должна присутствовать специальная отметка о проставлении электронной подписи.

Суд может признать договор, заключенный с помощью электронной почты, если каждая из сторон представила тождественные распечатки такого договора. При этом сами по себе такие даже идентичные бумажные копии, не подтверждённые другими доказательствами, не могут служить фактом подтверждения заключения договора. Но что делать, если доказательства не собраны, а представленные сторонами копии договоров содержат разные условия? Именно для профилактики таких ситуаций в ходе судебного разбирательства и необходимо ещё при заключении договора удостоверять его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Такая подпись позволят удостоверить два принципиальных момента: во-первых, то, что договор подписан надлежащей стороной (поскольку сертификат является именным и выпускается с указанием должности подписанта), а во-вторых то, что подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью документ после подписания оставался неизменным.

В ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который до сих пор является действующим, установлены следующие признаки, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись считается равнозначной собственноручной:

1. Сертификат ключа подписи действителен на момент проверки или на момент подписания электронного документа.

2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

3. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Подлинность электронной подписи и неизменность электронного документа, подписанного этой подписью, может подтвердить удостоверяющий центр, выдавший такую подпись. При возникновении в суде спора о содержании электронного документа необходимо заказать экспертизу в удостоверяющим центре. Он же сможет подтвердить действительность сертификата подписи на момент подписания электронного документа.

Необходимо принимать во внимание то обстоятельство, что удостоверяющий центр не может подтвердить или опровергнуть подлинность электронной подписи, выданной другим удостоверяющим центром. Поэтому если электронный документ удостоверен несколькими электронными подписями, выданными разными удостоверяющими центрам, то в случае спора о содержании документа экспертизу необходимо будет заказать в каждом из таких удостоверяющих центров.

Использование электронных документов порождает ряд определённых сложностей. Одной из главных проблем использования таковых документов является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать невозможно). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах:

  • 1. Финансово-кредитные отношения
  • 2. Налоговые отношения
  • 3. Гражданско-правовых сделок

Существует несколько ограничений на осуществление электронного документооборота в отдельных областях. В ряде нормативно-правовых актов предусмотрен запрет на использование в некоторых правовых отношениях электронных документов или оговорена предпочтительность письменных документов на бумажном носителе. Так, законодательством о нотариате не предусмотрена возможность составления документов в электронном виде, здесь понятие «документ» подразумевает лишь письменные сведения.

Например, в ст. 45 «Основ законодательства РФ о нотариате» говорится, что листы документа, предъявляемого для совершения нотариальных действий, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью, что физически невозможно для документов в электронной форме. Подобный пример является немаловажным, так как для некоторых документов, в том числе необходимых для ведения бизнеса посредством Интернета, предусмотрено их нотариальное заверение. Существуют и такие нормативно-правовые акты, где запрета как такового нет, но документы на бумажном носителе названы предпочтительными». . Скажем, при регистрации прав на недвижимое имущество (процедура, которая, возможно, могла бы выполняться посредством Интернета) при разночтениях в записях на бумажном и магнитном носителе приоритет имеет запись на бумажном носителе (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21 июля 1997 г. № 127). Аналогичное положение зафиксировано и в Законе от 8 августа 2002 г. №129-ФЗ «О регистрации юридических лиц» (п. 1 ст. 4).

В настоящее время основы законодательства о нотариате ориентированы на традиционные бумажные документы, подписанные собственноручной подписью, и не охватывают специфику электронного обмена данными.

Для решения проблем в этой сфере возможно более широкое использование средств автоматизации документооборота, в том числе и использование упрощенных технологий цифровой подписи.

Возможно, в некоторых случаях использовать упрощённую процедуру удостоверения сделок, поскольку в интересах сторон, заключающих сделку, получить электронный документ универсального формата (не требующего специального дорогостоящего программного обеспечения для прочтения содержания документа), равный по юридической силе бумажному носителю.

Однако необходимо отметить, что под упрощённостью стоит понимать техническое воплощение процедуры удостоверения, а никак не отказ от юридически значимых действий, которые стороны обязаны исполнять в полном объёме (См.: ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате», глава IX). Можно использовать технологию цифровой подписи в файлах PDF с использованием ПО Adobe Acrobat Professional. Процедура заключения сделки может быть следующей: стороны сделки, согласовав все существенные условия правоотношения, передают специальной службе по удостоверению электронных документов (об организационной принадлежности таких служб соображения указаны выше) электронный документ, который в их присутствии конвертируется в формат PDF, во вновь созданный файл заносятся сведения о лицах, совершающих сделку, и на документ ставится электронная подпись специалиста. Документ сохраняется на нескольких материальных носителях (важно, чтобы они не были перезаписываемы!): два носителя в службе удостоверения (один хранится как основной, другой используется в случаях необходимости проверки подлинности документа, например, для демонстрации документа в ходе судебного разбирательства), остальные - по количеству заинтересованных сторон. Обязанность службы хранить носители с электронными документами у себя или заключить соответствующий договор со специально уполномоченной на то организацией (создать соответствующую инфраструктуру организаций и законодательно урегулировать процедуру лицензирования и деятельности вышеназванных организаций). Срок хранения носителей 5 лет. В дальнейшем вопрос о судьбе носителей будет решаться без учёта мнения сторон, заключающих сделку.

При введении электронной подписи в указанной сфере необходимо временно ограничить объём сделок, которые могут удостоверяться в указанном порядке, поскольку на начальном этапе невозможно учесть все нюансы правового и технического характера. Более того, необходимо сохранить выбор за лицом, заключающим сделку, в какой - традиционной бумажной или электронной форме - удостоверять достигнутое соглашение.

Таким образом, можно сделать вывод, что всё шире стали применяться электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

  • 1. Ускорение процессов документооборота;
  • 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
  • 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
  • 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
  • 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Также выяснили, что главной сложностью электронного документа является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки? заранее спасибо!

Как организовать документооборот в бухгалтерии. Юридическая сила электронного документооборота. Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот.

Вопрос: А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки?

Ответ: Да, документы, подписанные электронной подписью (квалифицированной, простой, неквалифицированной), признаются равнозначными документам на бумажном носителе, имеют силу бумажных документов с собственноручной подписью.

Такое утверждение следует исходя из положений п. 1 и 2 ст. 6 Закона Об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Обоснование

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Как оформить и заверить электронный первичный документ

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если документы заверены электронной подписью ().

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 . Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552 . Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде .

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России ? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге - заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электроннойподписью .

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 .

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

  1. Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке ;
  2. Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке .

Электронная подпись

Существуют следующие виды электронной подписи:

  1. простая;
  2. усиленная неквалифицированная;
  3. усиленная квалифицированная.

Какую электронную подпись использовать для первичных учетных документов - устанавливают федеральные стандарты по бухучету (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но в настоящее время такого стандарта нет. Поэтому подписывать первичку можно любой электронной подписью.

Документ, который подписан простой или усиленной неквалифицированной подписью, имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259 , от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701 , от 4 августа 2015 г. № 03-03-06/44905 , ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904 .

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции: первичные документы нужно заверять только усиленной квалифицированной подписью. Если применять простую или усиленную неквалифицированную подпись, то документы нельзя принимать для бухгалтерского и налогового учета. Такие разъяснения давал Минфин России в письмах от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

С учетом того, что в более поздних письмах Минфин России смягчил свою позицию, заверять цифровые документы можно любой электронной подписью. Однако безопаснее использовать усиленную квалифицированную подпись.

Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
- перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
- список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
- способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- порядок хранения электронных документов;
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 . Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ Об электронной подписи

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона

Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.

ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Итак, юридическая сила документа трактуется как:

  • 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
  • (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
  • 2) обязательность, основанная на принципе законности;
  • 3) компетенция органа, издавшего акт.

Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.

ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.

В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.

Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.

Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.

Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).

Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.

Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.

Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:

  • 1) снабжение документа ЭП;
  • 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
  • 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).

Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.

Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:

  • 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
  • 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
  • 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.

Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.

  • ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
  • ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

В этой статье речь пойдет об применении электронного документооборота на базе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций при условии, что эти организации заблаговременно не имеют предпосылок к тому, чтоб доверять друг другу "на слово", и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтоб иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны.

Такие взаимоотношения организаций предоставляют широкий простор для использования ЭЦП в роли аналога собственноручной подписи. Станет лишним обращать внимание на то, что все эти электронные бумаги требуют юридической значимости для того, чтоб каждая из сторон была уверена в исполнении инойстороной своих обязательств. Хотя, что же есть юридическая значимость электронного документа? Если выражаться обобщенно, то юридически значимый электронный документ - электронный документ, обладающий этими свойствами, что права и обязательства любой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ.

В мировой практике принято обеспечивать юридическую значимость электронного документа при помощиЭЦП.Нормативная база для реализации юридически значимого электронного документооборота на базе ЭЦП при оформлении правовых отношений в РФ


На сегодня действующее российское законодательство предполагает 2 метода реализации юридически значимого документооборота на базе ЭЦП.

I метод регулируется только ГК РФ, статья 160 которого предполагает что "применение при совершении сделок электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в ситуациях и в порядке, предусмотренных соглашением сторон".

Так, 2 стороны имеют возможность подписать обыкновенныйконтракт на бумаге о том, что в последующих своих отношениях они будут применять ЭЦП, скрепить его собственными подписями и с этого момента пользоваться . Естественно, судебная практика продемонстрировала, что требуется прописать в договоре массу тонкостей, таких как инженерные особенности использования этой подписи, действиялюбой из сторон в случае непризнания одной из сторон подписи действительной и т.п., хотяв целом подобный механизм вел работу и работает с успехом уже весьма продолжительноевремени. К слову заявить, договоры организаций с банками об осуществлении электронного документооборота с использованием ЭЦП продолжительное временибазировались именно на этой правовой базе, впрочем для стандартизации, унификации и контроля этого устройства Центральным Банком РФ был выпущен ряд инструкций.
Хотя, у этого метода есть несколько значительных недостатков. 1й из них состоит в том, что, если организация замыслила взаимодействовать средством электронного документооборота со всеми или как минимум с половиной своих контрагентов, то с ними со всеми будет нужнозаключить договоры об применении ЭЦП, что представляется хватает проблематичным. 2й недостаток состоит в том, что согласно с заключенными договорами станет применяться ЭЦПконкретной спецификации, которую ни сама организация, ни ее контрагенты, вероятно, никогда не смогут применить в отношениях с иными собственными партнерами.
Как известно, I метод, основанный только на ГК РФ, хватает прост в использовании, хотяне чересчур удобен. Представляется маловероятным, что на базе такого устройства в РФстанет развиваться электронный на базе ЭЦП.

II метод всерьез более перспективен.

В действительности, он прогрессирует из обычногоконтракта об применении ЭЦП, какой был упомянут выше. Лишь, во II-м случае положения подобного "контракта" распространяются не только лишь на стороны-участницы контракта,однако на всю национальную информационную сеть, предполагающую не только лишьжизнь и активность тыс. и млн. пользователей, но еще и изменение их состава. Безусловно, для этого требуется весьма сильная законодательная база.
Функционирование II-го устройства основывается на целом ряде нормативно-правовых актов. Любой из них регулирует 1 или несколько аспектов отношений сторон сделки приприменении ими электронного документооборота с применением ЭЦП:

  • статья 160 ГК РФ которая позволяет подписывать договоры не только лишьсобственноручной подписью, но еще и любой иной, предусмотренной законодательством или соглашением сторон (в частности электронной);
  • принцип "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" конкретизирует ряд основных терминов, таких как "информация", "электронное сообщение", "электронный документ" и пр.
  • принцип "Об ЭЦП" определяет, при каких условиях ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи, и описывает механизм реализации функционирования ЭЦП в информационной сети общего пользования.

Чтоб определить, защищены ли на сегодня электронные бумаги, подписанные ЭЦП законодательно, а следственно, являются ли они юридически значимыми, требуется разобрать 2 аспекта этого вопроса: юридическую значимость ЭЦП и юридическую значимость электронного документа.
Как видно, ЭЦП выдается удостоверяющим центром (УЦ). Принцип "Об ЭЦП" предполагает регистрацию всех УЦ в едином государственном реестре, и функционирование "уполномоченного федерального органа (УФО)" в роли держателя реестра всех УЦ. ЛишьУЦ, зарегистрированный в УФО, может выдать сертификат такой ЭЦП, которая -эквивалент собственноручной подписи.

На сегодня есть реестр, держателем которого является УФО1 (в министерстве не стали придумывать ему новое наименование, по этой причине он так и называется - Уполномоченный Федеральный Орган). К тому же, есть корневой УЦ, сделанный на основе Общероссийского Государственного Информационного Центра (ОГИЦ)

2. Управление реестром и корневым УЦ производится Агентством по информационным технологиям при Министерстве Коммуникации и Массовых Коммуникаций РФ. Т.е. в действительности вся нужная техническая база для реализации положений, описанных в законе "Об ЭЦП" на сегодня готова. Помимо того, эта техническая база закреплена нормативными актами, к примеру, в Приказе №33 уточняется, что единый реестр сертификатов создается именно согласно с законом "Об ЭЦП".
Сейчас любая организация, осуществляющая функции УЦ, может получить сертификат в корневом УЦ ОГИЦ (при соблюдении конкретных научных требований) и зарегистрировать его в реестре УФО. При наличии подобного сертификата, заверенного корневым УЦ, организация сумеет делать и выдавать собственные сертификаты, что станетсоответствовать положениям закона "Об ЭЦП" в отношении реализации ЭЦП на информационной сети общего пользования. Т.е. в действительности ЭЦП, поставленная под документом с использованием сертификата, выданного УЦ, зарегистрированным в ОГИЦ, обязана станет расцениваться как аналог собственноручной подписи держателя сертификата.
Хотя, ЭЦП сама по себе, конечно, не представляет специальной ценности. Функции ЭЦП могут быть реализованы лишь при применении ее в роли реквизита электронного документа. Следственно, нужно разобраться в том, что данное электронный документ. И какими нормативными актами обеспечивается (или не обеспечивается) его юридическая значимость.
Принцип "Об ЭЦП" указывает на то, что ЭЦП - эквивалент собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется хватает логичным. Тот жепринцип определяет электронный документ как "документ, в коем информация представлена в электронно-цифровой форме".

Подобная формулировка представляетсяхватает свободной для того, чтоб возможно было делать и применять электронные бумагикаждого формата. Хотя, главным нормативным актом, регулирующим применениеэлектронных документов, является принцип №149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Этот принцип прежде всего вводит понятие электронного сообщения в практику русского законодательства: электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети".

Так, принцип №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Различия таких 2-х понятий рассматриваются встатья11. закона. В т.ч., п.3. указывает, что электронным документом может считаться лишьданное электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Иными словами, если в нормативном акте четко указано, чтокакой-нибудь конкретный документ требуется оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, станет являться толькокопией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не станет.
В прочем, п.4 той же статьи отдельно содержит разъяснения в доли "заключения гражданско-правовых договоров или оформления других правоотношений". Согласно с этим пунктом, электронные сообщения, подписанные ЭЦП, созданные и применяемые в целях установления указанных выше отношений, признаются электронными документами. Иначе говоря, в случае заключения договоров, оформления накладных и актов в электронном виде таковые будут признаваться электронными документами на основании указанной выше статьи закона №149.

Т.о., сейчас в РФ есть нужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений.

Практическое использование юридически значимого документооборота на основании ЭЦП

Переход с общепринятого (бумажного) документооборота к электронному в условиях взаимодействия 2-х или некоторого количества организаций имеет экономический смысл при условии перевода в электронный вид значительно большей части всей документации (65-75процентов, есть и иные оценки). Иными словами, заключать договоры в электронном виде,однако продолжать рисовать первичные прочие и бухгалтерские бумаги в бумажном виде представляется малополезным, т.к. незначительное сокращение объемов бумажного документооборота тогда не обеспечит значительных достоинств в сравнении с затратами навведение новых процессов.
Практика документооборота в коммерческих организациях в РФ такова, что большая часть документов оформляется не только лишь для целей удостоверения правоотношений, но еще и для целей налогообложения. Попробуем рассмотреть этот вопрос с позиции 2-х видов учета, практикуемых любой коммерческой организацией в РФ: бухгалтерского и налогового. Невзирая на то, что акты о выполненных работах, накладные и приравненные к ним по значимости для бухгалтерского учета бумаги названы законом "О бухучете" первичными бухгалтерскими документами, они тоже применяются и для ведения налогового учета. Безусловно, не говоря о том, что документ учитывается дважды. Скорее, документ первично учитывается в бухгалтерском учете, а после регистры бухгалтерского учета применяются для ведения учета налогового. Так или иначе, для целей доказательства правильности исчисления налоговой базы ФНС постоянно требует первичные бумаги. С бухгалтерским учетом проблем нет: он отражает факты хозяйственной деятельности, а хозяйственная деятельность ведется на основании правовых отношений м/у экономическими субъектами. Следовательно, любой электронный документ, разрешенный гражданским законодательством, определяющий какой-либо характер правоотношений м/уорганизациями, должен признаваться в бухгалтерском учете. Несколько другая ситуация с налоговым учетом. Налоговый учет ведется только в целях правильного исчисления иуплаты налогов, и контроля за этим процессом. Порядок ведения налогового учета регулируется не гражданским, а налоговым законодательством.
Проведя краткий обзор налогового законодательства возможно установить, что в общем случае НК РФ прямо предписывает вести налоговый учет на основании первичных бухгалтерских документов, не предъявляя никаких особенных требований к этим документам. То же доказано письмом МИНФИНА № 03-02-07/1-383 от 30.09.2008. Исключение составляет документация, относящаяся к учету НДС. Статья 169 НК РФ предполагает составление счета-фактуры. Принимая во внимание то, что в гражданском законодательстве этот документ не упоминается, он является специфическим налоговым документом, а его оформление регулируется налоговым законодательством. Налоговое законодательство не регламентирует форму счета-фактуры. Так, встает вопрос: примет ли ФНС РФ электронную счет-фактуру для целей налогового учета и, как следствие, для целей исчисления НДС? Сама ФНС ответ на этот вопрос пока не дает. Если ФНС отвечает на этот вопрос отрицательно, это означает, что все счета-фактуры нужно продолжать оформлять в бумажном виде.
Насколько существенна доля счетов-фактур в общем объеме документов? Если рассматривать простой набор документов по одной сделке, то получится подобный набор:
1. Контракт.
2. Акт о выполненных работах или накладная на поставку материальных ценностей.
3. Счет-фактура.
Т.о., в общем случае в организациях, отчитывающихся по НДС (большинство всех организаций в РФ) объем счетов-фактур составляет хотя бы 1/3 всех обязательных документов.
Так или иначе, нужно заметить, что в упомянутом выше письме ФНС обещает очень скоро разобраться с этим вопросом и дать четкий ответ: возможно или нельзя принимать к учету электронную счет-фактуру. Также, принимая во внимание курс правительства на введениеэлектронного документооборота внутри всех госструктур и ведомств, и обещания начала предоставления государственных услуг в электронном виде с 2010 г., имеет смысл рассчитывать на то, что вопрос будет решен в пользу электронной счета-фактуры.
Пример со счет-фактурой - отнюдь неединственный. Есть еще масса особенных документов, форма которых регулируется отдельными разделами законодательства РФ. Более того, не нужно забывать и о международных сделках, при которых нужно учитывать некоторые положения закона "Об ЭЦП" и закона №149, и национальные законодательства иных государств в области электронного документооборота.

Выводы

Обобщая изложенный выше материал, можно заключить о том, что на сегодня в РФ естьнужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений, хотя для целей практического использования электронного документооборота (и следовательно, извлечения достоинств из этого) нужно иметь ввиду отсутствие законодательно закрепленной электронной формы для некоторых особенных документов. По-моему, невзирая на упомянутые выше ограничения, в ряде отраслей экономики РФ текущая ситуация создает довольно благоприятные условия для введения систем электронного документооборота на основе ЭЦП с целью оформления правовых отношений среди экономических субъектов.

Вышла новая информация!

12 мая опубликован Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года, утвердивший форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Приказ вступает в силу спустя 10 дней после публикации.
Согласно законодательству, обмениваться электронными счетами-фактурами можно в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС, в установленных форматах, через специализированных операторов электронного документооборота, чья деятельность также регламентируется приказом налогового ведомства. На сегодняшний момент все эти приказы опубликованы и либо уже вступили в силу, либо вступят ранее, чем через две недели. Выставить юридически значимый электронный счет-фактуру можно будет уже 23 мая.

Оставьте свой комментарий!