Електронні документи поступово стають елементом господарської діяльності російських компаній. Вони зручні, дозволяють не захаращувати офіс купою паперу, а обмінюватися такими документами компанії можуть за лічені секунди. Але що потрібне для того, щоб електронний документ мав юридичну силу? І як довести юридичну чинність електронного документа в суді?

На ці запитання відповідає юрист електронної торгової системи B2B-Center Дмитро Казанцев.

Юридична сила електронного

документа

Чинне російське законодавство визнає можливість оформлення угоди за допомогою електронного документа за умови, що такі документи підписані електронним підписом. Відповідні норми закріплено у ст. 434 Цивільного кодексу РФ та в ч. 4 ст. 11 Федерального закону від 27.07.06 №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» (далі - Закон №149-ФЗ).

У електронній формі можуть оформлятися як контракти, а й первинні і зведені облікові документи - за умови, що вони засвідчені електронним підписом (ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 №129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Стаття 169 Податкового кодексу РФ прямо допускає складання та виставлення рахунків-фактур у електронному виглядіза взаємною згодою сторін угоди та за наявності у них сумісних технічних засобів для приймання та за умови, що електронний рахунок-фактура підписаний кваліфікованим електронним підписом керівника компанії або уповноваженої ним особи (порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді затверджений наказом Мінфіну Росії від 25.04.11 №50н, а формати для них – наказом ФНП Росії №ММВ-7-6/ [email protected]прим. авт.).

Таким чином, ключовим елементомбудь-якого електронного документа, що свідчить про його юридичну силу та підтверджує факт направлення належною стороною, є електронний підпис. Її наявність є не останнім фактом і в ході судового розгляду, тому про правове регулювання електронного підпису необхідно сказати докладніше.

Електронна

У п. 1 ст. 6 Федерального закону від 06.04.2011 №63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі - Закону №63-ФЗ) встановлено, що згідно з загальному правилуінформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом. Аналогічна норма встановлена ​​у п. 3 ст. 11 Закону №149-ФЗ. Ця вимога сформульована у вигляді імперативної норми, проте суди мають право визнати належним засвідченням інформації та простий підпис, що вони часто й роблять на практиці.

Тут ми підходимо до питання електронних підписів, легалізованих у сучасному російському законодавстві. Стаття 5 Закону №63-ФЗ називає такі види електронного підпису:

1. Простий електронний підпис.

При її застосуванні факт формування електронного підпису певною особою підтверджується шляхом використання кодів, паролів чи інших засобів.

2. Посилений електронний підпис.

Вона повинна:

1) формуватися внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;

2) дозволяти визначити особу, яка підписала електронний документ;

3) дозволяти виявити факт внесення змін до електронного документа після його підписання;

4) створюватися з допомогою коштів електронного підпису.

3. Посилений кваліфікований електронний підпис.

Посилені електронні підписи поділяються на кваліфіковані та некваліфіковані. Ключ перевірки посиленого кваліфікованого електронного підпису обов'язково має бути вказаний у кваліфікованому сертифікаті.

Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом. Якщо згідно із законодавством або звичаєм ділового обороту документ має бути засвідчений печаткою, то електронний документ, підписаний посиленим електронним підписом, визнається рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом та завіреним печаткою. Таке правило встановлено частинами 2 та 3 ст. 6 Закону №63-ФЗ. Іншими словами, простий та некваліфікований електронні підписи відповідають автографу, а посилений підпис відповідає посвідченню документа підписом та печаткою. Таким чином, посилений некваліфікований підпис може бути визнаний як аналогом підпису, так і аналогом підпису з печаткою.

Електронний

документ у суді

Документи, що надсилаються за допомогою електронної пошти, відповідно до наведеної вище класифікації, можна назвати підписаними простим електронним підписом. Однак суд може визнати обмін такими документами належним укладенням договору, якщо обставини справи свідчать про реальність вчинення правочину: наприклад, здійснюється постачання товару, що підтверджується рахунками-фактурами, товарними накладними та платіжними дорученнями. Зокрема, така правова позиція підтверджена ухвалою ВАС РФ від 17.10.08 №13675/08.

Електронний документ надається до суду у роздрукованому вигляді із проставленням посвідчення керівника чи уповноваженого співробітника організації, яка надає до суду цей документ. Це посвідчення має свідчити, що роздрукована паперова копія відповідає електронному оригіналу. Якщо документ підписаний простим електронним підписом, то з поданої роздруківки мають бути зрозумілі принаймні дата та час формування такого електронного документа та сторона, яка направила цей документ. Якщо електронний документ підписано посиленим підписом, то в роздруківці має бути спеціальна позначка про проставлення електронного підпису.

Суд може визнати договір, укладений за допомогою електронної пошти, якщо кожна із сторін надала тотожні роздруки такого договору. При цьому самі по собі такі навіть ідентичні паперові копії, що не підтверджені іншими доказами, не можуть бути фактом підтвердження укладання договору. Але що робити, якщо докази не зібрані, а подані сторонами копії договорів містять різні умови? Саме для профілактики таких ситуацій у ході судового розгляду і необхідно ще під час укладання договору засвідчувати його посиленим кваліфікованим електронним підписом.

Такий підпис дозволять засвідчити два принципові моменти: по-перше, те, що договір підписано належною стороною (оскільки сертифікат є іменним і випускається із зазначенням посади підписувача), а по-друге те, що підписаний посиленим кваліфікованим електронним підписом документ після підписання залишався незмінним.

У ч. 1 ст. 4 Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронну цифрового підпису», який досі є чинним, встановлені наступні ознаки, при одночасному дотриманні яких електронний цифровий підпис вважається рівнозначним власноручним:

1. Сертифікат ключа підпису дійсний на момент перевірки або підписання електронного документа.

2. Підтверджено справжність електронного підпису в електронному документі.

3. Електронний підпис використовується відповідно до відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису.

Справжність електронного підпису і незмінність електронного документа, підписаного цим підписом, може підтвердити центр, що видав такий підпис. У разі виникнення в суді спору про зміст електронного документа необхідно замовити експертизу в центрі, що засвідчує. Він зможе підтвердити дійсність сертифіката підпису на момент підписання електронного документа.

Необхідно брати до уваги ту обставину, що центр, що засвідчує, не може підтвердити або спростувати справжність електронного підпису, виданого іншим центром, що засвідчує. Тому якщо електронний документ засвідчений кількома електронними підписами, виданими різними центрами, що засвідчують, то у разі спору про зміст документа експертизу необхідно буде замовити в кожному з таких центрів, що засвідчують.

Використання електронних документів породжує низку певних складнощів. Однією з основних проблем використання таких документів забезпечення юридичної сили електронного документа. Для вирішення цієї проблеми передбачено спеціальний реквізит електронного документа - електронний цифровий підпис.

Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі. Електронний цифровий підпис забезпечує юридичну рівнозначність власноручного підпису. Однак використання електронного цифрового підпису не гарантує абсолютний захист електронного документа від спотворення значущої юридичної інформації (заради справедливості, варто зауважити, що абсолютного захисту взагалі гарантувати неможливо). Для цього законодавство передбачає низку інших організаційно-правових та технічних заходів щодо забезпечення автентичності електронних документів.

У сучасному російському праві електронний цифровий підпис вже використовується в кількох сферах:

• 1. Фінансово-кредитні відносини
• 2. Податкові відносини
• 3. Цивільно-правових угод

Існує кілька обмежень щодо здійснення електронного документообігу в окремих областях. У ряді нормативно-правових актів передбачено заборону використання у деяких правових відносинах електронних документів або обумовлено перевагу письмових документів на паперовому носії. Так, законодавством про нотаріат не передбачено можливості складання документів в електронному вигляді, тут поняття «документ» передбачає лише письмові відомості.

Наприклад, у ст. 45 «Основ законодавства РФ про нотаріат» говориться, що листи документа, що пред'являється для вчинення нотаріальних дій, повинні бути прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою, що фізично неможливо для документів в електронній формі. Подібний приклад є важливим, тому що для деяких документів, у тому числі необхідних для ведення бізнесу за допомогою Інтернету, передбачено їхнє нотаріальне засвідчення. Існують і такі нормативно-правові акти, де заборони як такої немає, але документи на паперовому носії названі кращими». . Скажімо, при реєстрації прав на нерухоме майно (процедура, яка, можливо, могла б виконуватись за допомогою Інтернету) при різночитаннях у записах на паперовому та магнітному носії пріоритет має запис на паперовому носії (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод із ним» від 21 липня 1997 р. № 127). Аналогічний стан зафіксований і в Законі від 8 серпня 2002 р. №129-ФЗ «Про реєстрацію юридичних осіб»(п. 1 ст. 4).

В даний час основи законодавства про нотаріат орієнтовані на традиційні паперові документи, підписані власноручним підписом, і не охоплюють специфіки електронного обміну даними.

Для вирішення проблем у цій сфері можливе ширше використання засобів автоматизації документообігу, зокрема використання спрощених технологій цифрового підпису.

Можливо, у деяких випадках використовувати спрощену процедуру посвідчення угод, оскільки в інтересах сторін, що укладають угоду, отримати електронний документ універсального формату (який не вимагає спеціального дорогого програмного забезпечення для прочитання змісту документа), рівний за юридичною силою паперовому носію.

Однак слід зазначити, що під спрощеністю варто розуміти технічне здійснення процедури посвідчення, а не відмову від юридично значущих дій, які сторони повинні виконувати в повному обсязі (Див.: ФЗ «Основи законодавства РФ про нотаріат», глава IX). Можна використовувати цифрові підписи у PDF-файлах, використовуючи програму Adobe Acrobat Professional. Процедура укладання угоди може бути наступною: сторони угоди, погодивши всі суттєві умови правовідносини, передають спеціальній службі з посвідчення електронних документів (про організаційну належність таких служб міркування зазначені вище) електронний документ, який у їх присутності конвертується у формат PDF, у новостворений файл заносяться відомості про осіб, які здійснюють угоду, та на документ ставиться електронний підпис спеціаліста. Документ зберігається на кількох матеріальних носіях (важливо, щоб вони не були перезаписувані!): два носії у службі посвідчення (один зберігається як основний, інший використовується у разі необхідності перевірки справжності документа, наприклад, для демонстрації документа в ході судового розгляду), решта - за кількістю зацікавлених сторін. Обов'язок служби зберігати носії з електронними документами у себе або укласти відповідний договір із спеціально уповноваженою на те організацією (створити відповідну інфраструктуру організацій та законодавчо врегулювати процедуру ліцензування та діяльності вищезгаданих організацій). Термін зберігання носіїв – 5 років. Надалі питання долі носіїв вирішуватиметься без урахування думки сторін, які укладають угоду.

При запровадженні електронного підпису у зазначеній сфері необхідно тимчасово обмежити обсяг угод, які можуть засвідчуватися у вказаному порядку, оскільки на початковому етапі неможливо врахувати усі нюанси правового та технічного характеру. Більше того, необхідно зберегти вибір за особою, яка укладає угоду, в якій традиційній паперовій або електронній формі засвідчувати досягнуту угоду.

Таким чином, можна зробити висновок, що все ширше стали застосовуватися електронні документи, використання яких дає безліч переваг для користувачів:

• 1. Прискорення процесів документообігу;
• 2. Здатність передавати документ цифровими каналами зв'язку;
• 3. Легко змінюваний зміст (редагування);
• 4. Теоретична можливість вічного зберігання;
• 5. Необмеженість екземплярів, що мають юридичну силу та ін.

Також з'ясували, що основною складністю електронного документа є забезпечення юридичної сили електронного документа. Для вирішення цієї проблеми передбачено спеціальний реквізит електронного документа - електронний цифровий підпис.

А за електронного документообігу чи мають ці документи юридичну силу? як підтвердження факту відвантаження? заздалегідь дякую!

Як організувати документообіг у бухгалтерії. Юридична сила електронного документообігу. Що слід відобразити в обліковій політиці для електронного документообігу.

Питання:А за електронного документообігу чи мають ці документи юридичну силу? як підтвердження факту відвантаження?

Відповідь:Так, документи, підписані електронним підписом (кваліфікованим, простим, некваліфікованим), визнаються рівнозначними документами на паперовому носії, мають силу паперових документів із власноручним підписом.

Таке твердження випливає з положень п. 1 і 2 ст. 6 Закону Про електронний підпис від 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Обґрунтування

Як організувати документообіг у бухгалтерії

Електронні документи

Як оформити та завірити електронний первинний документ

Первинні документи можна оформлювати як на папері, так і в електронному вигляді (ч. 5 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Останній варіант можливий, якщо документи засвідчені електронним підписом ().

Формат подання документа про передачу товарів при торгових операціях в електронній формі затверджено наказом ФНП Росії від 30 листопада 2015 р. № ММВ-7-10/551. Формат подання документа про передачу результатів робіт (документа про надання послуг) в електронній формі затверджено наказом ФНП Росії від 30 листопада 2015 р. № ММВ-7-10/552. Ці формати актуальні як у господарській діяльності, так і при поданні документів на вимогу інспекції в електронному вигляді.

А якщо організація складає документи не за форматом, затвердженим ФНС Росії? Тоді бланки представляйте інспекторам на папері – завірте копії з позначкою про те, що документи підписані електронним підписом.

Аналогічні роз'яснення наведено у листі ФНП Росії від 10 листопада 2015 р. № ЕД-4-15/19671.

Докладно про те, як передавати документи податковим інспекторам, див.

1. Як подати документи на вимогу перевіряючих при камеральній податковій перевірці;
2. Як подати документи на вимогу перевіряльників при виїзній податковій перевірці.

Електронний підпис

Існують такі види електронного підпису:

1. проста;
2. посилена некваліфікована;
3. посилена кваліфікована.

Який електронний підпис використовувати для первинних облікових документів - встановлюють федеральні стандартиз бухобліку (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Але нині такого стандарту немає. Тому підписувати первинку можна будь-яким електронним підписом.

Документ, підписаний простим або посиленим некваліфікованим підписом, має силу паперового документа з власноручним підписом. Але тільки якщо є угода між контрагентами щодо перевірки цих підписів. Аналогічні висновки випливають з пунктів та статті 6 Закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ та підтверджені листами Мінфіну Росії від 13 січня 2016 р. № 03-03-06/1/259 , від 5 травня 2015 р. № 07- 01-06/25701, від 4 серпня 2015 р. № 03-03-06/44905, ФНП Росії від 19 травня 2016 р. № СД-4-3/8904.

Зазначимо, що раніше Мінфін Росії дотримувався іншої позиції: первинні документи слід завіряти лише посиленим кваліфікованим підписом. Якщо застосовувати прості або посилені некваліфіковані підписи, то документи не можна приймати для бухгалтерського та податкового обліку. Такі роз'яснення давав Мінфін Росії у листах від 12 квітня 2013 р. № 03-03-07/12250 , від 25 грудня 2012 р. № 03-03-06/2/139 , від 28 травня 2012 р. № 03-03- 06/2/67, від 7 липня 2011 р. №03-03-06/1/409.

З урахуванням того, що в пізніших листах Мінфін Росії пом'якшив свою позицію, завіряти цифрові документи можна будь-яким електронним підписом. Проте безпечніше використовувати посилений кваліфікований підпис.

Що слід відобразити в обліковій політиці про електронний документообіг

Якщо організація вирішила оформляти первинні документи в електронному вигляді, цей спосіб ведення документації слід відобразити в обліковій політиці. Зокрема, в обліковій політиці слід зафіксувати:
- перелік документів, що у електронному документообороте;
- список працівників, які мають право підпису електронних документів;
- Спосіб електронного обміну документами (із залученням оператора електронного документообігу або без нього);
- Порядок зберігання електронних документів;
- спосіб подання документів на запит податкової інспекції (в електронному вигляді або на папері).

А ось формати електронних документів, що їх застосовує організація, в обліковій політиці відображати не обов'язково. Це підтвердила ФНП Росії у листі від 10 листопада 2015 р. № ЕД-4-15/19671. Хоча в цьому листі йдеться про облікову політику для цілей оподаткування, висновок ФНС Росії актуальний і для облікової політики для цілей бухгалтерського обліку.

Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ Про електронний підпис

Стаття 6. Умови визнання електронних документів, підписаних електронним підписом, рівнозначними документами на паперовому носії, підписаними власноручним підписом

1. Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, та може застосовуватись у будь-яких правовідносинах відповідно до законодавства Російської Федераціїкрім випадку, якщо федеральними законамиабо нормативними правовими актами, що приймаються відповідно до них, встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії.

2. Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативних правових актів або угоди між учасниками електронного взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, мають передбачати порядок перевірки електронного підпису. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних простим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, повинні відповідати вимогам статті 9 цього Закону.

Під юридичною силоюбудь-якого документа прийнято розуміти здатність матеріального носія із зафіксованою у ньому інформацією самостійно чи разом із іншими документами викликати певні юридичні последствия.Саме юридична сила документа визначає його правове значення та можливість використання як доказ у суді.

ГОСТ Р51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" визначає юридичну силудокумента як властивість офіційного документа,що надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення.

Отже, юридична сила документа трактується як:

• 1) місце у загальній ієрархії нормативних правових актів
• (закон, постанова, указ, інструкція тощо);
• 2) обов'язковість, заснована на принципі законності;
• 3) компетенція органу, який видав акт.

Крім цього, завжди документ повинен бути оформлений в установленому порядку, а також виходити від особи, уповноваженої на її створення.

ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Електронні документи. Загальні положення", введений у дію наказом Ростехрегулювання від 22 червня 2006 р. № 119-ст, встановив, що електронний документ складається з двох частин: змістовноюі реквізитної. Причому до реквізитної частини можуть вноситися додаткові реквізити з урахуванням особливостей застосування та обігу електронного документа. Номенклатура додаткових реквізитів та правила їх посвідчення встановлюються нормативними документами самого підприємства.

У зв'язку з цим особливе значення має реквізитна частина будь-якого документа. Розглянемо її докладніше.

Зміст документа та його юридична форма завжди пов'язані з певними реквізитами, як правило, що характеризують суб'єктів, які склали та запевнили документ та дозволяють їх ідентифікувати. Реквізити, у свою чергу, пов'язані із зовнішньою та внутрішньою формою подання документа. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" визначає реквізит документа як обов'язковий елемент його офіційного оформлення.

Орієнтиром для правильного оформлення документів та включення до їх змісту необхідних атрибутівє ГОСТ 6.10.4-84 "Надання юридичної сили документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення", затверджений постановою Держстандарту СРСР від 9 жовтня 1984 № 3549 . Серед реквізитів цей ГОСТ називає реєстраційний номер документа; реєстраційну дату; підпис (код) особи, яка відповідає за виготовлення документа або затвердила документ; зміст документа; найменування організації - автора документа; місцезнаходження організації та ін. Слід зазначити, що ГОСТ 6.10.4-84 також допускає запровадження документ на машинному носії додаткових реквізитів.

Існує постійна частина реквізитудокумента (постійна частина документа, що наноситься при його виготовленні) та змінна частина реквізиту(змінювана частина реквізитів документа, що вноситься за його заповненні).

Відсутність одного або кількох реквізитів тягне за собою нікчемність або недійсність електронного документа. Якщо змістовну або реквізитну частину документа спотворено, документ може бути сфальшований. Такий несправжній документ часом тягне за собою несприятливі наслідки для свого укладача або пред'явника. Наприклад, у разі виявлення фальсифікації або фальсифікації такого документа настає негативна юридична відповідальність осіб, які вчинили подібні дії. Зокрема, адміністративна відповідальність передбачена КоАП РФ у ст. 14.13 (фальсифікація бухгалтерських та інших облікових документів); ст. 19.23 (підроблення документів, штампів, печаток чи бланків, їх використання, передача чи збут); кримінальна відповідальність випливає із ст. 186,187, 233, 292, 327 КК РФ.

Реквізити традиційних документів. Юридична сила офіційного документа забезпечує наявність необхідних реквізитів. Обов'язковими реквізитами деяких видів документів є наявність самого тексту, підпис, дата виготовлення (складання), найменування організації - автора документа, код організації за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій (ОКПО), назва документа, дата, індекс, текст, візи, підпис посадових осіб, відмітка про виконання документа та направлення його у справу. Залежно від виду документа та процедури його підготовки та оформлення склад реквізитів може бути різним.

Реквізити електронного документа. Електронний документ повинен мати ширший спектр реквізитів, званих метаданими порівняно з традиційними паперовими документами. Це пов'язано з тим, що сучасні технології дозволяють вносити до тексту зміни, не залишаючи жодних слідів на машинному носії, тому, щоб забезпечити достовірність електронного документа, потрібні додаткові як правові, і технічні механізми захисту. Позначимо лише деякі з них:

• 1) постачання документа ЕП;
• 2) наявність іншого аналога власноручного підпису, наприклад ЕГП, яка є електронним аналогом традиційних печаток, штампів, власноручних підписів (факсиміле). Зокрема, ЕГП може відразу ставитися до текстового та графічного документа редактора Word, не вимагаючи додаткового роздрукування та сканування документа. Таким чином, документ, підписаний ЕГП, додатково захищається від редагування та незаконного копіювання;
• 3) підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції).

Реквізити разом із змістом надають документу певну визначеність та несуть додаткову інформацію. Завдяки цим атрибутам документу надається вольова спрямованість; це відбувається, наприклад, у момент підписання мережного договору сторонами. Реквізити є доказом того, що інформація, що включається до змісту документа, підготовлена ​​та зафіксована на носії саме тією особою, від імені якої документ підписано та випущено в цивільний оборот.

Аналіз показав, що ознаками юридичної сили є:

• 1) ідентифікація особи, яка підписала (складала) документ;
• 2) наявність реквізитів (підписи, печатки, інші вихідні дані);
• 3) можливість використання документа як доказ у суді; документ з реквізитами здатний засвідчувати ті чи інші факти, що дозволяє його безконтрольно змінювати, видаляти відомості.

Отже, юридична сила електронного документа визначається наявністю необхідних атрибутів та виконанням необхідних юридичних процедур щодо їх оформлення. Водночас електронний документ має і свої специфічні особливості, зумовлені іншою технологією його виготовлення та обігу. Основна відмінність електронного документа в тому і полягає, що в ньому чи на ньому неможливо письмово розписатися власноруч.

• ГОСТ 2.051-2006-ЄСКД. Електронні документи. Загальні положення. М: Стандартінформ, 2006.
• ГОСТ 6.10.4-84. Надання юридичної чинності документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення. М: ІПК Видавництво стандартів, 2001.

У цій статті йдеться про застосування електронного документообігу на базі ЕЦП у комерційній діяльності у відносинах комерційних організацій за умови, що ці організації заздалегідь не мають передумов до того, щоб довіряти один одному "на слово", і будь-який результат їхньої взаємодії документується з метою мати у майбутньому доказову основу у тому, щоб мати можливість відстояти як свої права, і обов'язки протилежної стороны.

Такі взаємини організацій надають широкий простір використання ЕЦП у ролі аналога власноручного підпису. Чи стане зайвим звертати увагу на те, що всі ці електронні папери вимагають юридичної значущості для того, щоб кожна зі сторін була впевнена у виконанні іншою стороною своїх зобов'язань. Хоча, що є юридична значимість електронного документа? Якщо висловлюватися узагальнено, то юридично значимий електронний документ - електронний документ, що володіє цими властивостями, що права та зобов'язання будь-якої із сторін, що випливають із цього електронного документа, захищені чинним законодавством, у нашому випадку, законодавством РФ.

У світовій практиці прийнято забезпечувати юридичну значущість електронного документа за допомогою ЕЦП. Нормативна база для реалізації юридично значущого електронного документообігу на базі ЕЦП при оформленні правових відносин у РФ

На сьогодні чинне російське законодавство передбачає два способи реалізації юридично значущого документообігу на основі ЕЦП.

I метод регулюється лише ДК РФ, стаття 160 якого передбачає що "застосування під час укладання угод електронно-цифрового підписуабо іншого аналога власноручного підпису допускається у ситуаціях та у порядку, передбачених угодою сторін".

Так, дві сторони мають можливість підписати звичайний контракт на папері про те, що в подальших своїх відносинах вони будуть застосовувати ЕЦП, скріпити його власними підписами і з цього моменту користуватися. Природно, судова практика продемонструвала, що потрібно прописати в договорі масу тонкощів, таких як інженерні особливості використання цього підпису, дії будь-якої зі сторін у разі невизнання однієї зі сторін підпису дійсним і т.п., хоча в цілому подібний механізм вів роботу і працює з успіхом вже дуже тривалий час. До речі, договори організацій з банками про здійснення електронного документообігу з використанням ЕЦП тривалий час базувалися саме на цій правовій базі, втім для стандартизації, уніфікації та контролю цього пристрою Центральним Банком РФ було випущено ряд інструкцій.
Хоча, цей метод має кілька значних недоліків. Перший із них у тому, що, якщо організація задумала взаємодіяти засобом електронного документообігу з усіма чи щонайменше з половиною своїх контрагентів, то з ними з усіма буде потрібно укласти договори про застосування ЕЦП, що видається досить проблематичним. 2й недолік полягає в тому, що згідно з укладеними договорами застосовуватиметься ЕЦП конкретної специфікації, яку ні сама організація, ні її контрагенти, ймовірно, ніколи не зможуть застосувати у відносинах з іншими власними партнерами.
Як відомо, I метод, заснований тільки на ДК РФ, вистачає простий у використанні, хоча не надто зручний. Видається малоймовірним, що на базі такого пристрою в РФ стане розвиватися електронний на базі ЕЦП.

II метод серйозніше перспективніший.

Насправді він прогресує зі звичайного контракту про застосування ЕЦП, який був згаданий вище. Лише, у другому випадку положення подібного "договору" поширюються не тільки на сторони-учасниці договору, проте на всю національну інформаційну мережу, що передбачає не тільки життя і активність тис. і млн. користувачів, але ще й зміна їх складу. Безумовно, для цього потрібна дуже сильна законодавча база.
Функціонування II-го устрою ґрунтується на цілій низці нормативно-правових актів. Будь-який з них регулює 1 або кілька аспектів відносин сторін угоди при застосуванні ними електронного документообігу із застосуванням ЕЦП:

• стаття 160 ДК РФ яка дозволяє підписувати договори не тільки власноручним підписом, але ще й будь-який інший, передбачений законодавством або угодою сторін (зокрема електронної);
• принцип "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації" конкретизує ряд основних термінів, таких як "інформація", "електронне повідомлення", "електронний документ" та ін.
• принцип "Про ЕЦП" визначає, за яких умов ЕЦП на електронному документі визнається рівнозначним власноручним підписом, та визначає механізм реалізації функціонування ЕЦП в інформаційній мережі загального користування.

Щоб визначити, чи захищені сьогодні електронні папери, підписані ЕЦП законодавчо, отже, є вони юридично значущими, потрібно розібрати два аспекти цього питання: юридичну значимість ЕЦП і юридичну значимість електронного документа.
Як видно, ЕЦП видається центром, що засвідчує (УЦ). Принцип "Про ЕЦП" передбачає реєстрацію всіх УЦ у єдиному державному реєстрі, та функціонування "уповноваженого федерального органу (УФО)" у ролі власника реєстру всіх УЦ. ЛишеУЦ, зареєстрований в УФО, може видати сертифікат такої ЕЦП, яка є еквівалентом власноручного підпису.

На сьогодні є реєстр, власником якого є УФО1 (у міністерстві не стали вигадувати йому нове найменування, тому він так і називається - Уповноважений Федеральний Орган). До того ж є кореневий УЦ, зроблений на основі Загальноросійського Державного Інформаційного Центру (ОДІЦ)

2. Управління реєстром та кореневим УЦ проводиться Агентством з інформаційних технологій при Міністерстві Комунікації та Масових Комунікацій РФ. Тобто. насправді вся потрібна технічна база для реалізації положень, описаних у законі "Про ЕЦП", на сьогодні готова. Крім того, ця технічна база закріплена нормативними актами, наприклад, у Наказі №33 уточнюється, що єдиний реєстр сертифікатів створюється саме згідно із законом "Про ЕЦП".
Наразі будь-яка організація, яка здійснює функції УЦ, може отримати сертифікат у кореневому УЦ ОГІЦ (при дотриманні конкретних наукових вимог) та зареєструвати його у реєстрі УФО. За наявності такого сертифіката, завіреного кореневим УЦ, організація зможе робити і видавати власні сертифікати, що відповідатиме положенням закону "Про ЕЦП" щодо реалізації ЕЦП на інформаційній мережі загального користування. Тобто. Насправді ЕЦП, поставлена ​​під документом з використанням сертифіката, виданого УЦ, зареєстрованим в ОГИЦ, повинна буде розцінюватися як аналог власноручного підпису власника сертифіката.
Хоча, ЕЦП сама по собі, звичайно, не становить спеціальної цінності. Функції ЕЦП може бути реалізовані лише за застосуванні їх у ролі реквізиту електронного документа. Отже, необхідно дати раду тому, що це електронний документ. І якими нормативними актами забезпечується (чи забезпечується) його юридична значимість.
Принцип "Про ЕЦП" вказує на те, що ЕЦП - еквівалент власноручного підпису, якщо поставлена ​​на електронному документі, що вистачає логічним. Той же принцип визначає електронний документ як "документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі".

Подібне формулювання є досить вільною для того, щоб можна було робити і використовувати електронні папери кожного формату. Хоча, головним нормативним актом, що регулює застосування електронних документів, є принцип №149 "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації". Цей принцип передусім запроваджує поняття електронного повідомлення на практику російського законодавства: електронне повідомлення - інформація, передана чи отримана користувачем інформаційно-телекомунікаційної мережі".

Так, принцип №149 поділяє поняття електронного документа та електронного повідомлення. Відмінності таких 2-х понять розглядаються статі11. закону. У т.ч., п.3. показує, що електронним документом може вважатися лише дане електронне повідомлення, підписане ЕЦП, електронна форма якого не виключена законодавчо. Іншими словами, якщо в нормативному акті чітко зазначено, що який-небудь конкретний документ потрібно оформляти на паперовому носії, то цей документ, оформлений в електронному вигляді і підписаний ЕЦП, буде тільки копією паперового документа і жодної юридичної сили мати не стане.
В іншому, п.4 тієї ж статті окремо містить роз'яснення у частки "укладення цивільно-правових договорів або оформлення інших правовідносин". Відповідно до цього пункту, електронні повідомлення, підписані ЕЦП, створені та застосовувані з метою встановлення зазначених вище відносин, визнаються електронними документами. Інакше кажучи, у разі укладання договорів, оформлення накладних та актів в електронному вигляді такі визнаватимуться електронними документами на підставі зазначеної вище статті Закону №149.

Т.ч., зараз у РФ є потрібна нормативна базадля функціонування юридично значимого електронного документообігу виходячи з ЭЦП, застосовуваного під час оформлення правових відносин.

Практичне використання юридично значимого документообігу виходячи з ЭЦП

Перехід із загальноприйнятого (паперового) документообігу до електронного в умовах взаємодії 2-х або деякої кількості організацій має економічний сенс за умови переведення в електронний вигляд значно більшої частини всієї документації (65-75%, є й інші оцінки). Іншими словами, укладати договори в електронному вигляді, проте продовжувати малювати первинні інші та бухгалтерські папери у паперовому вигляді є малокорисним, т.к. незначне скорочення обсягів паперового документообігу тоді не забезпечить значних переваг у порівнянні з витратами на введення нових процесів.
Практика документообігу в комерційних організаціях у РФ така, що більша частинадокументів оформляється як з метою посвідчення правовідносин, а й з метою оподаткування. Спробуємо розглянути це питання з позиції 2-х видів обліку, що практикуються будь-якою комерційною організацією до: бухгалтерського та податкового. Незважаючи на те, що акти про виконані роботи, накладні та прирівняні до них за значимістю для бухгалтерського обліку паперу названі законом "Про бухоблік" первинними бухгалтерськими документами, вони також застосовуються і для ведення податкового обліку. Безперечно, не кажучи про те, що документ враховується двічі. Швидше, документ первинно враховується у бухгалтерському обліку, а після регістри бухгалтерського обліку застосовуються для ведення обліку податкового. Так чи інакше, з метою доказу правильності обчислення податкової бази ФНС постійно потребує первинні папери. З бухгалтерським облікомпроблем немає: він відображає факти господарської діяльності, а господарська діяльність ведеться на підставі правових відносин між економічними суб'єктами. Отже, будь-який електронний документ, дозволений цивільним законодавством, що визначає будь-який характер правовідносин між організаціями, повинен визнаватись у бухгалтерському обліку. Дещо інша ситуація з податковим обліком. Податковий облік ведеться лише з метою правильного обчислення та сплати податків, та контролю за цим процесом. Порядок ведення податкового обліку регулюється не цивільним, а податковим законодавством.
Провівши короткий огляд податкового законодавства можна встановити, що у випадку НК РФ прямо наказує вести податковий облік виходячи з первинних бухгалтерських документів, не пред'являючи жодних особливих вимог до цих документам. Те саме доведено листом МІНФІНУ № 03-02-07/1-383 від 30.09.2008. Винятком є ​​документація, що відноситься до обліку ПДВ. Стаття 169 НК РФ передбачає складання рахунка-фактури. Зважаючи на те, що у цивільному законодавстві цей документ не згадується, він є специфічним податковим документом, а його оформлення регулюється податковим законодавством. Податкове законодавство не регламентує форму рахунка-фактури. Так, постає питання: чи прийме ФНС РФ електронну рахунок-фактуру з метою податкового обліку і, як наслідок, з метою обчислення ПДВ? Сама ФНП відповіді на це питання поки не дає. Якщо ФНП відповідає на це питання негативно, це означає, що всі рахунки-фактури потрібно продовжувати оформляти у паперовому вигляді.
Наскільки істотною є частка рахунків-фактур у загальному обсязі документів? Якщо розглядати простий набір документів по одній угоді, то вийде такий набір:
1. Договор.
2. Акт про виконані роботи або накладна на постачання матеріальних цінностей.
3. Рахунок-фактура.
Т.ч., у випадку в організаціях, звітують з ПДВ (більшість всіх організацій РФ) обсяг рахунків-фактур становить хоча б 1/3 всіх обов'язкових документів.
Так чи інакше, слід зазначити, що у згаданому вище листі ФНР обіцяє дуже швидко розібратися з цим питанням і дати чітку відповідь: можливо чи не можна приймати до обліку електронну рахунок-фактуру. Також, зважаючи на курс уряду на введення електронного документообігу всередині всіх держструктур та відомств, та обіцянки початку надання державних послугв електронному вигляді з 2010 р. має сенс розраховувати на те, що питання буде вирішено на користь електронної рахунки-фактури.
Приклад із рахунок-фактурою - аж ніяк не єдиний. Є ще безліч особливих документів, форма яких регулюється окремими розділами законодавства РФ. Більше того, не слід забувати і про міжнародні угоди, за яких слід враховувати деякі положення закону "Про ЕЦП" та закону №149, та національні законодавства інших держав у галузі електронного документообігу.

Висновки

Узагальнюючи викладений вище матеріал, можна зробити висновок про те, що на сьогодні в РФ є необхідна нормативна база для функціонування юридично значущого електронного документообігу на підставі ЕЦП, що застосовується при оформленні правових відносин, хоча з метою практичного використання електронного документообігу (і отже, отримання переваг з цього) Необхідно пам'ятати відсутність законодавчо закріпленої електронної форми деяких особливих документів. По-моєму, незважаючи на згадані вище обмеження, у ряді галузей економіки РФ поточна ситуація створює досить сприятливі умовизапровадження систем електронного документообігу з урахуванням ЕЦП з метою оформлення правових відносин серед економічних суб'єктів.

Вийшла нова інформація!

12 травня опубліковано Наказ ФНС Росії від 5 березня 2012 року, який затвердив формати електронних рахунків-фактур, книг покупок та продажів та журналу обліку виставлених та отриманих рахунків-фактур. Наказ набирає чинності через 10 днів після публікації.
Відповідно до законодавства, обмінюватися електронними рахунками-фактурами можна відповідно до порядку, затвердженого наказом ФНП, у встановлених форматах, через спеціалізованих операторів електронного документообігу, діяльність якого також регламентується наказом податкового відомства. На сьогоднішній момент всі ці накази опубліковані і вже набрали чинності, або набудуть чинності раніше, ніж за два тижні. Виставити юридично значущий електронний рахунок-фактуру можна вже 23 травня.

Залишіть свій коментар!